三個平臺構建24小時辦公企業

王妍文

“跨平臺”、“云端”、“同步處理”的網絡工具打破原本受限制的時間、地點，提升團隊協作力，讓企業24小時都能面對外界挑戰。

以前顧客反映一個問題，總要層層通報，現在問題丟上HipChat，1秒鐘團隊全來幫忙。

以前跨部門開個會，光時間就喬半天，現在24小時不管人在哪，隨時能發聲。

以前1個項目來回要跑好幾天，現在打開Trello網絡頁面，同時可以管理20個項目。

24小時、anytime、anywhere，項目式管理讓你去到哪都能實時處理，辦公室愈來愈去中心化。

專營餐廳POS系統的iCHEF資廚，是個不到20人的新創團隊，客戶范圍卻已經涵蓋中國臺灣、香港300多家店，他們用網絡工具打造跨部門協作平臺，讓管理、溝通飛上云端，不管置身何時何地，打開屏幕就變辦公室。

辦公室新革命開始了，向過去往返費時的跨部門合作方式說再見！新時代團隊協作平臺已經飛上云端，變身24小時行動辦公室，讓你打開屏幕，身后就有一整個隱形團隊，實時幫你一起工作。

這是一間20人的新創公司，平均28歲，但成立不到1年就開始獲利。蛙咖啡、純薏仁、好初早餐、小食糖、繭果子等個性餐廳、小店都是他的客戶。

他同時也是2014年日本最大的國際創業競賽EchelonJapan選出的冠軍得主，提供餐廳POS餐飲管理系統、聆聽創業者的故事，讓開餐廳變成一門好生意，就是這家公司iCHEF資廚正在做的事。

你一定想不到，催生這家軟件科技公司的源頭，竟然是一家牛肉面店。

由于市面上的POS機，普遍存在按鈕多、操作界面不友善的老問題，甚至需要改造人的服務流程，去配合機器限制；麻膳堂創辦人以及iCHEF資廚共同創辦人徐安升，為了滿足自家餐廳需求，找來好朋友合作開發出利用iPad就能操作的POS系統，一腳從餐飲跨入科技領域，讓經營餐廳需要的顧客排隊管理、點餐、帶位、送餐、出單到報稅需求都能在同一套系統中完成。

iCHEF的POS系統最特別的地方就是，運用直覺式、拖曳式的簡單操作，就能把餐廳經營要用到人力去解決的內場、外場、賬務等復雜工作，放到網絡工具上發揮協作效果，減少不必要的動線往返與干擾，“效率提高了，人力相對就降低。”徐安升說。

在信息快速運轉的年代，公司營運不僅要高質量，還講求高效率，利用網絡工具打造協作效果的精神，同樣顯現在徐安升帶領的團隊上。

創業2年多，iCHEF在臺灣、香港擁有300多家客戶，卻只用了4名業務就做好開發與服務工作；沒下過商業廣告，卻有高達80%的客戶來自網絡；接下來布局步伐將往新加坡、日本邁進。

只有20人的iCHEF如何做好這么多事？

“1人做不到的事情，大家加起來就可以。”徐安升說，能提升工作效率的網絡工具是經，透明化、高信任度的組織文化是緯，經緯交織，才能創造一個隨時可以單獨作戰、也能隨任務不同，實時合作的團隊。

溝通平臺HipChat

第一時間解決客戶問題

快，是網絡時代的基本節奏。新創組織要接下客戶來自四面八方不同的變動挑戰，能不能跨部門快速溝通、集結成軍，往往是成敗與否的關鍵。

傳統組織向來采取信息層層傳遞的方式，雖然分層負責，但從信息產生慢慢傳到組織神經末端的溝通模式，速度卻很慢。要在網絡時代下掌握“快”字訣，最直接的方式就是溝通透明化。

“客戶一有問題，我們馬上在HipChat上放出狼煙，大家就圍過來丟出解決方法。”iCHEF營運長吳佳駿口中的HipChat，正是iCHEF的溝通中樞，傳遞訊息、開會討論都靠它，是像LINE、微信一樣的實時通訊平臺。

跟LINE一樣，在HipChat上可以任意設定群組，如以部門為區分，在iCHEF里有“戰士的進擊”、“營銷的祈禱室”、“魔法師的象牙塔”分別代表業務、營銷與研發部門；也可以用任務分組方式來打破部門界線，像是“Cloud的逆襲”、“iCHEF猴子設計室”則是負責云端監控與整合需求的小組，俏皮昵稱下，隱藏不需言語的組織凝結力量。

平常大家各自在虛擬平臺上討論自家部門/團隊的工作事項；但是一遇到需要跨部門協助的難題時，只要一個@鍵 （指定某同事參與討論），就能向相關同事發出呼救協助的狼煙。

臨時加入協助突圍的同事，能在HipChat上一覽先前的討論，或是運用搜尋鍵，掌握曾經上傳過的檔案、圖片，透明化的信息，讓沒參加過相關會議的人立即進入狀況，不漏接重要信息。

以吳佳駿領軍的業務部門為例，旗下只有4名大將，分管北、中、南3大區塊，2～3周才見面一次，卻能實時服務臺灣、香港300多家客戶，就是靠著跨越時空限制的網絡工具進行全臺溝通，做到實時反應、實時解決。

餐廳是現場生意，每天分秒必爭，如果POS系統出問題，一切運作也會跟著停止。舉例來說，一旦前線的業務遇上客戶開不了機、發票沒了等問題，只要通過HipChat就能秒速跟臺北總部聯系，緊接著跨部門后援補給跟上，在第一時間解決客戶問題。

內部email不見了、call會的行事歷也不需要了、重復溝通的情況減少了，“通過網絡工具，讓iCHEF的業務效率大幅提升，傳統業務1人只能服務10～20家，iCHEF卻能1人照顧到將近100家客戶。”吳佳駿分析，HipChat溝通平臺與為客戶量身打造的CRM管理系統，有助溝通流程縮短、信息透明，讓每個業務背后，都像同時擁有一個20人團隊，“隨時依任務不同變換角色。”

管理平臺Trello

不開會照樣完成跨部門合作項目

打破部門界線進行團隊協作，最怕的是永遠有開不完的會，尤其不同部門間，光是要喬出共同開會時間就不容易，如果跨部門項目一多，更是“會會”相連到天邊，時間全被零碎切割。

該如何降低各種跨部門項目會議的工作干擾？是互聯網時代下，新型組織內心的大哉問。

iCHEF的做法是：條列各種項目，減少跨部門報告頻率。這個做法正好呼應美國企業顧問專家大衛·艾倫（DavidAllen）在《搞定！2分鐘輕松管理工作與生活》中的概念，“通過記錄的方式，把頭腦中的各種任務移出來，讓頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而能集中精力在正在完成的事情。”

“我們把項目排程云端化，讓項目、進度一目了然，當下核心工作是什么自然跳出來。”iCHEF營銷長程開佑每周手上同時進行15-20個項目，全靠Trello把工作丟上云端，信息透明化，不僅凸顯重要工作，也減少不同部門間你來我往的往返程序。

Trello是一款項目管理的網絡工具，打開Trello界面，就像一面白板，上頭貼滿各種項目排程，可以依照時間進度、項目類型來歸類。當周有哪些需要處理的項目一覽無遺，每個項目小組的成員都能進入項目頁面，清楚看到內容被誰更正過、什么時間處理過，接下來該由誰接手等信息。

在數碼虛擬空間中，每個項目從開發到完成，都如同處于開會ing的狀態。如此一來，團隊協作的成員不必花時間寫email報告情況，不同部門也能掌握專案進度，無形中提高不少工作效率。

舉例來說，iCHEF要在中部為客戶舉辦“掌柜開講”的經驗分享講座項目，從活動安排、場租、報名、聯系參與店家、預算掌控等，一場30～40人規模的跨區講座，動員了營銷、業務與后勤支援同仁，大家卻從來沒一起坐下來開會過，但每項工作細節的排程都通過Trello來做串聯，“即使連實習生，都能隨時接手幫忙。”程開佑說，把事情清出來，讓時間留給重要的事使用，才能適應快速變化的環境。

開發平臺SourceTree

用看得懂的語言管理程序世界

互聯網時代凡事離不開“程序”，要把需求落實為程式，整個過程最大的困難就是溝通。大多時候，提案人腦中的畫面，要在注重邏輯以及資料關聯性的工程師眼中，化成同樣的一段程序碼，中間往來、討論、爭辯要花費的工夫往往曠日廢時。

以軟件開發為主的iCHEF，又如何把第一線客戶需求帶回來，有效率地研發出新功能呢？

iCHEF采取三角策略，將提案、溝通排程、開發統統在數位平臺上完成。

iCHEF技術長何明政比喻，前線業務如同地主，有各式各樣開發想法，提案時會跨部門先在HipChat上成立專屬討論區，研究可行性、事先搜集相關資料等，一個群組背后，隱藏公司未來祕密產品的雛形。

等提案樣貌逐漸成形，進入Trello項目管理后，這時會由營銷部門的設計師，為想法畫下場景細節、標注需要的效果，轉換成工程師看得懂的語言，就像建商畫出住宅設計圖般，讓想法具體化。

有了設計圖，如同營建商的軟件工程師，緊接著就將幾千、上萬條程序碼切出不同節點，分頭建設，這時何明政只要用SourceTree作為管理平臺，在工程師產出后收回來對接、合并，就完成新產品。

餐廳對出單錯誤的狀況容忍度很低，因此，iCHEF對技術的要求非常高，通過數碼平臺24小時都能隨時快速跨部門溝通，不論是客戶臨時性修改，還是同時進行功能擴充研發，都能馬上回應客戶需求。

不沒有網絡工具，就沒有工作效率的年代，“跨平臺”、“云端”、“同步處理”的網絡工具打破原本受限制的時間、地點，提升團隊協作力，讓企業24小時都能面對外界挑戰。