基于Android的高校協同辦公系統

摘要：移動協同辦公系統使高校工作人員可以不受地域和時間的限制，直接利用移動設備，方便快捷地瀏覽、咨詢和處理校園事務。基于功能化、節約化的思想，通過對Android、SMS、移動互聯網等技術的融合，在原有的校園協同辦公系統的基礎上，設計實現了基于Android的高校協同辦公系統。系統具有較高的聯網實時性，滿足外出或出差在外的高校工作人員對移動辦公的需求，節約了高效辦公的運營成本，為高校辦公模式提供了新思路。

關健詞：Android 高校 移動協同辦公

目前，協辦公系統在越來越多的高校被使用[1，2，3]，為管理者提供了決策和審批的科學依據；簡化了辦公流程，減少了高校辦公管理的人力成本和時間成本，增加對于流程的管控能力和工作效率。但是，大多數的高校的辦公系統是基于校園局域網的，對訪問的IP地址有限制，辦公人員出差在外、或者不在辦公室，則不能訪問協同辦公系統。

近年來，隨著移動3G，4G通信網絡的發展，功能強大的智能手機逐漸成為人們工作生活中不可或缺的一部分[4]。智能手機和Android手機操作系統的普及，使得移動辦公成為了可能[5，6，7]。因此，高校辦公人員可以通過手機作為客戶端進行辦公，特別是能及時地處理緊急事務，如此對辦公人員來說不僅沒有了時間和空間的限制，還能夠加強遠程協作，有效提高工作效率，節約了人力、財力和物力[8，9]。

本文的目的是構建基于Android平臺的高校協同辦公系統。該系統具有較高的聯網實時性，滿足外出或出差在外的高校工作人員對移動辦公的需求，為高校辦公模式提供了移動協同辦公的新思路。

1 系統架構

本著功能化、節約化的思想，盡量應用原有的高校協同辦公系統，設計基于Android的高校協同辦公系統。整個系統主要由四個部分組成，分別是高校協同辦公系統、前置機、推送服務器和Android移動客戶端。

①高校協同辦公系統：各高校原有的基于校園局域網的協同辦公系統。

②前置機：主要功能是進行高校原有的協同辦公系統和移動客戶端之間通信數據的過濾和轉換。由于移動通信技術帶寬的限制，要想最大程度地減少Android移動客戶端與服務器端的通信數據量，這就需要前置機具備數據過濾的功能。前置機將高校協同辦公系統獲取的數據進行有效的過濾，并傳輸給Android移動客戶端。客戶端解析數據并顯示。數據轉換功能是接收到Android移動客戶端發送的請求，轉換成原有協同辦公系統服務器的請求并發送。

③推送服務器：推送服務器的功能是將原有高校協同辦公系統的各項信息及時推送到移動客戶端，并在客戶端提醒，保證緊急事務能及時有效的處理[10]。

④Android移動客戶端：客戶端是直接服務于用戶的，不僅要求具有美觀性、友好性的UI界面，而且要保證數據的安全性。

2 客戶端設計

2.1 功能模塊設計

以某大學為例，根據學校辦公的需求，設計的高校協同辦公系統包含的功能塊有：我的公文、我的郵件、手機短信、通訊錄、通知公告、文件管理、公文處理、會議管理、物品管理、請示匯報、媒體報道、個人助理、系統管理等，系統功能模塊。

2.2 界面設計

高校協同辦公系統客戶端主界面采用目前最流行的職能手機十二宮格圖標排列設計方式，采用大圖標顯示，用戶進入相應的功能只需點擊相應的圖標即可，具有界面友好、操作簡單的特點。

3 系統實現

3.1 開發模型

系統開發模型采用Evolutif公司提出W模型[11]。W模型增加了軟件各開發階段中應同步進行的驗證和確認活動，有利于盡早地全面地發現問題，降低軟件開發的成本，加快項目進度。

3.2 開發環境

系統采用統一建模語言UML進行系統分析和設計。開發語言采用Java語言，并同JavaScript、XML、CSS、Ajax 等技術相結合。使用輕量級的SQLite 作為系統數據庫。開發平臺采用Eclipse3.6，集成Android SDK 和ADT插件。

3.3 安全性策略

某大學原有的協同辦公系統對校園網外部的訪問采用了IP訪問控制策略，具有較好的安全性。構建了移動協同辦公系統后，對移動客戶端的訪問，不能采用IP訪問控制策略。為了提高系統訪問的安全性，采用以下安全性策略保證數據的安全性。

①系統采用防火墻加訪問控制的方式，將前置機放置在防火墻之后，來自外部的攻擊可以被阻擋，防火墻提供地址映射功能，保護系統地址不直接暴露在外部。

②移動用戶在訪問前置機時需要進行身份認證，這樣就可以確定該用戶是否可以使用移動辦公應用，從而防止非法用戶或其他非授權人員的訪問。若用戶丟失或者更換手機，為防止數據流失應立即注銷設備識別號。

③把系統設計為不保存離線數據，并且使用完移動應用后應該馬上清理緩存，如此可有效避免數據被非法竊取或拷貝。

3.4 主要功能模塊的實現

高校協同辦公系統包含的主要功能模塊有：我的公文、我的郵件、手機短信、通訊錄、通知公告、文件管理、公文處理、會議管理、物品管理、請示匯報、媒體報道、個人助理、系統管理。

我的公文：存儲近期公文，查看便捷。

我的郵件：可以對郵件進行收發、查看、編輯等簡單操作，方便用戶及時閱讀并處理信息。

手機短信：使得內部用戶和外部用戶間的聯系成為可能，便于及時傳遞工作信息。和智能手機一樣，具有收發短信等基本功能，還可以實現重要短信的群發設置，有效避免重復輸入的麻煩，為用戶節省時間。

通信錄：能夠有效地記錄并管理和工作相關的各種人員的通信方式，方便用戶通過不同條件查找自己所需聯系的人員并直接打電話或者發信息。

通知公告：包含通知、公告、新聞、文件等相對靜態信息的發布和瀏覽，特定員工可以進行通知的發布，一般用戶可以進行查看、修改、刪除所發送的通知，還可以回復接收到的通知。

文件管理：管理和查看現有文檔，上傳已編輯好的工作文檔，下載系統公告、通知等中的所需文檔。

公文處理：上傳、轉發、歸檔、分類相關公文的電子文檔；主要包括收發文流程的過程操作：任務建立及流轉、數據修改、任務督辦等。

會議管理：通過協作，用戶可以安排多人會議，會議安排人員可以看到所有需要參與人員的可用時間，以此根據會議內容和時間的需要安排最合適的會議舉辦時間。安排完成后，會議參與人員也可以在線看到會議時間，并收到短信通知。

物品管理：主要完成日常辦公等物品的購買和分配管理。

請示匯報：主要完成重要事件向上級領導的申請、請示、匯報和審批。

媒體報道：滾動顯示近期的相關媒體報道，及時掌握每一條信息。

個人助理：設置、查看并管理自己的備忘記錄、行程安排及臨時信息的及時提醒等，使用戶不錯過每一個重要安排。

系統管理：保證系統中各個子系統能有效、協同和安全地工作，同時也可以根據個人喜好及習慣進行相應的系統設置。

4 結論

與傳統的高校協同辦公系統相比，基于Android的高校協同辦公系統具有以下特點：

①將目前先進的移動通訊網絡技術和智能手機技術應用到移動協同辦公系統中，利用Android平臺開發協同辦公客戶端系統。用戶直接使用移動終端設備進行辦公，滿足移動辦公的需要，提高辦公效率。

②運用Android 推送技術，實時將會議通知、辦公郵件、公文處理情況等行政事務信息自動推送到移動終端設備。

③縮短了現有辦公流程，從而節省高校管理的運行成本。

參考文獻：

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作者簡介：

孫濤（1976-），男，陜西長安人，工商管理碩士，西安科技大學資產與后勤管理處副處長，工程師。