基于Excel函數在學籍管理中的應用

莫宇強

摘要：本文以畢業證明書打印系統為例，研究Excel函數在學籍管理工作中的應用，在不需要使用高大上的計算機編程語言情況下，也能研發出大家都會使用的系統，減輕管理者因數據處理量大而導致打印產生的出錯率，實現學籍管理工作的高效利用。

關鍵詞：Excel函數 學籍管理 打印系統

學籍管理工作是學校的重要管理崗位之一，主要由新生入學、學年注冊、學籍異動、成績管理、學歷信息采集、學歷注冊、證書打印等部分組成。這幾部分工作有的分階段，有的貫穿整個學習過程，工作煩鎖重要。

學籍管理每一項工作涉及龐大的數據處理，其中畢業證明書的辦理即將面臨著這樣的問題。畢業生在社會上找工作、進修、落戶等都需要提交學歷證書原件進行審核，難免會有部分人會因為在路上保管不慎導致丟失。學籍管理規定學歷證書遺失后是不能申請補辦的，只能補辦學歷證明書。相關單位在沒有學歷證書原件的情況下，不但需要畢業生提供認證機構的學歷認證，還需要回母校辦理畢業證明書。

隨著畢業生人數的不斷增加，申請辦理畢業證明書的數量也會不斷增加，各高校的學籍管理工作人員的工作量也隨之不斷增大。如果單憑人工手寫后蓋章的辦理方法，不但技術落后，而且顯得不正規，畢業生也會覺得拿不出手。這個時候就需要相關的打印系統來規范畢業證明書的辦理工作。

目前大部分高校都使用上了正式且穩定的學歷證書打印系統，但對于畢業證明書來說是不通用的，而且畢業信息都是存在不同年份的，無法實現批量導入功能。對于學籍管理人員普遍的計算機操作水平不高的大環境下，筆者根據實際的情況進行研究，僅僅運用大家都比較熟悉的Office辦公自動化軟件中Excel電子表格以及內置的函數功能研發了畢業證明書打印系統。

1 系統介紹

本畢業證明書打印系統只需要一個Excel工作薄，工作薄由兩個工作表組成，第一個工作表名稱可稱為“數據”表，用于存儲和生成打印數據；第二個工作表名稱可稱為“畢業證明書模版”表，根據空白的畢業證明書樣式，對相應的空白處進行填空式打印。

1.1 信息錄入 “數據”表中的內容分為兩部分：一部分是“錄入畢業信息”，另一部分是“生成打印信息”。首先錄入需要打印畢業證明書的畢業生信息到“錄入畢業信息”處，單元格的格式為“文本”格式，如圖1。

圖1

通常申請辦理畢業證明書的都是已經畢業的往屆生，很難實現統一下載數據使用導入功能，只能通過敲打鍵盤輸入或者在相應畢業生數據庫中進行查找、復制、粘貼畢業信息。畢業證明書編號可以是學校在根據相關文件規定的前提下，以及學校的實際情況自行編排證書號碼，此時可由文本函數text和行號引用函數row結合運用實現編碼，公式為K3=TEXT（ROW（）-2，"125721201209000"）。

1.2 生成打印信息

根據空白畢業證明書需要打印的信息，建立相應的生成項目。“生成打印信息”表中的“姓名”、“性別”、“專業名稱”、“學制”、“層次”、“畢業證書編號”、“畢業證明書編號”均可運用“=”號公式自動填寫生成。如：在“M3”單元格中輸入“=B3”，“B3”單元格的“張三”就自動填寫在“M3”單元格里。使用鼠標下拉進行公式復制，完成“M3”下面單元格姓名內容的填寫。“出生年”、“出生月”、“出生日”、“入學年”、“入學月”、“畢業年”、“畢業月”、“打印年”、“打印月”、“打印日”的打印格式為中文格式，需要對“錄入畢業信息”表中的日期進行格式轉換，此時需要文本函數text、字符串函數mid以及特定參數結合運用實現。其年份格式轉換公式為O3=TEXT（MID（D3，1，1），"[DBNUM1]"）&TEXT（MID（D3，2，1），"[DBNUM1]"）&TEXT（MID（D3，3，1），"[DBNUM1]"）&TEXT（MID（D3，4，1），"[DBNUM1]"）；月、日的轉換公式為P3=TEXT（MID（D3，5，2），"[dbnum1]d"）。運用公式完成后生成對應的打印信息，如圖2。

圖2

1.3 設置打印模版

畢業證明書打印實行填空式打印，首先需要運用引用函數VLOOKUP將“數據”表中的“生成打印信息”引用到“畢業證明書模版”中。第一步，進行定義名稱，選擇“數據”表中m列的“姓名”以下單元格內容，設置步驟為插入-名稱-定義（如圖3）。第二步，對“畢業證明書模版”的“H14”單元格進行數據有效性設置（如圖4）。

圖3

“性別”打印信息點設置，“L14”單元格公式=VLOOKUP（H14，數據！M：AD，2，FALSE）。其他打印信息點也如此設置，完成后效果如圖5所示。

1.4 打印畢業證明書

每個信息點都設置完成后，調整行距、列距、單元格位置等，使得打印在畢業證明書上效果是整齊、美現的。單擊“H14”單元格旁的倒三角圖標，可選擇證明書辦理人的姓名，與姓名相應的信息也會隨之而改變，實現單人次或多人次打印。最后只需在打印機上放置好畢業證明書，點擊工具欄上的打印圖標就可以進行打印。

2 小結

通過畢業證明書打印系統的應用，達到了學籍管理證書打印工作的高效管理目的。與此同時，還可以通過對本系統的學習思考，留給其他學者一些啟發，研發更方便實用的證書打印系統，廣泛地應用到各行各業中去。

參考文獻：

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[2]繆建軍，湯春艷.基于Excel vba的通用證書打印系統.

[3]韓淑梅.Excel函數教學一例[J].現代技能開發，2003（09）.