徐仁全
未來辦公室正在打破之前所有的禁忌,重新改寫數百年來的“OFFICE”定義。
有沒有發現,最近你的“OFFICE”開始變了。你,還在辦公室里辦公事?以為工作時間就是表訂的朝九晚五?任務,一定要老板交代才做?
看看1719 年的英國辦公室,那是一間存放有大量卷軸的房間,各種紀錄、合約、命令、公告都被記載于卷軸上;但是300 年過后,現在的“OFFICE”可不是這樣,辦公室開始從上對下的威權命令中解放,也在虛擬辦公室中尋找工作時間的自由,更重要的是,現代的職場開始相信意見不同的人可以一起共筆,甚至可以跟完全不認識的人一起完成工作。去中心化、資源開放、群眾協作……,未來辦公室正在打破之前所有的禁忌,重新改寫數百年來的“OFFICE”定義。
這個新“OFFICE”定義,先感謝網絡工作平臺出現。
這些新科技數位工作平臺,幾乎要全面改寫所有管理大師曾經以為的組織管理,因為只要一個Hackpad,一個人就可以打敗一個團隊;一個Google Drive,24小時的工作,1 小時就可以做完。
你的新“OFFICE”,可別以為只有各式各樣新穎的網絡工具。對,它們絕對可以幫你建立更有效率的工作平臺,但你也得變成一個更開放心態open mind 的工作人,因為在這個科技數位所組成的虛擬辦公室里,你的價值,更重要的是要懂得用眾人智慧集體協作,成就更美好的未來。
現在的“OFFICE”組織,還有一個關鍵特性,它不再相信傳統上對下的權威,漸漸變成“去中心化”的光譜。像最近當紅的通訊軟件微信、LINE 的組織,對內所有人沒有職稱,人人發言權幾近平等,更共同協作的去中心化案例。
你還坐在傳統辦公室嗎?
OFFICE 新模式1 :
上云端做生意
省時、省力、省成本的云端特性,可以隨時隨地創造高效率。通過App,項目管理、顧客開發維系,只要一機在手,就能輕松管好公司大小事。
聽過“呼叫師傅5945”這個網站嗎?它可是中國臺灣首屈一指的室內外裝潢的媒合平臺。簡單地說,消費者在網站上開出需求單,就能在24 小時內配對合適的師傅來接單,這套媒合系統,讓傳統封閉的修繕市場,也借著數科技有了新生命。
師傅們如何使用網絡工具?創辦人張嘉新說,過去大部分裝潢師傅都不太會用電腦,更別說上網,即使有了智能型手機,使用率也不高,“直到LINE 出現后,師傅們才開始活絡了起來!”
對裝潢產業來說,LINE 是一個殺手級應用。首先,長期合作的廠商會加入同一個LINE 群組,維系情感與了解近況,關系是長期而穩定的。
其次,是把LINE 當作項目管理工具。一個新開的裝潢案就是一個新的項目,并把相關工種的廠商拉進群組里。各工種無論是溝通或回報狀況都在這個群組里面,借此達到工程控管的目的。
最后,LINE 也可以當成微型CRM(客戶關系管理)系統使用。通過LINE 跟客人建立關系,有利于施工前、中、后的溝通;完工驗收后,也可跟客戶維持朋友關系,他們也會因此成為轉介新案源的人脈。
OFFICE 新模式2 :
坐擁大數據的CEO
不用秘書、也無需眾多研究人員,只要和大數據打交道,客戶流量、商品管理、價格策略等資料一手掌握,快速透明做決策,一人也能創造高營運效率。
擁有8000 萬名會員、2013 年營業額達到115 億元人民幣的電子商務平臺“1 號店”,創辦人兼董事長于剛,就是用一支智能型手機掌管公司大小事,不用秘書,也無需專屬辦公室。
一年有一半時間在國內外出差的于剛表示,不論他在中國、新加坡, 甚至在度假,“只要打開手機,公司的業績報表就會通過一個系統,實時且自動的傳遞到手機里。”
1 號店搶的是指尖商機,只要在手機上滑幾下,就能完成下單,當天或隔天商品就送到家。曾在戴爾(Dell)及亞馬遜(Amazon)待過的于剛,從創辦1號店的第一天起,就十分重視信息及資料管理,善用大數據(Big Data)的他,自行開發了一套資料生產系統及價格智慧系統(PIS)。
資料生產系統從每一筆消費的累積中去了解實時的消費行為,以掌握商品的進貨、出貨,甚至減少庫存時間。1 號店的商品周轉率可以從50 天(業界水平)大幅降到18 天,靠的就是這套資料生產系統。
于剛透露,降低周轉率其實就是讓商品快速賣出去,通過系統了解哪些商品熱賣,倉庫就以這些商品為主,減少庫存。1 號店熱賣的1 成種類商品,涵蓋了8 成的訂單,就是靠這套系統,做到“零等待、零門檻及零成本”的目標,也讓高層能快速做商業判斷。
另一套致勝系統是價格智慧系統。1 號店收集72個同業的網站,查詢1700 萬種不同商品,進行訂價策略,訂出比同業便宜3%-5% 的價格,以吸引消費者。
“動態的調整價格,可增加營收20%,”他說,這也是網絡工具帶給1 號店的實質效益。一年換3 次手機的于剛,最近剛換iPhone 6 Plus,他笑說“大的很好,不傷眼”,也說明他常用手機監控數字報表。
OFFICE新模式3 :
24 小時行動辦公室
新世代聰明工作術,不需開會,照樣完成跨部門合作項目,不傳email,第一時間也能解決客戶問題,快速溝通、快速集結成軍,大大提升工作機動性。
其實,網絡工具不只限于組織端的運用,各種App 對個人來說,也都是十分方便好用的網絡工具,讓你隨時隨處都可以完成工作。
日理萬機的聯想臺灣總經理梁百鋒是Google Drive(云端硬盤)的愛用者,不論人在哪里、用何種載具,他都能輕易讀取所需的資料。其他常用的軟件包括茄子快傳(SHAREit),它標榜不需上網,就能傳輸比藍牙快60 倍的速度,梁百鋒會用它來傳送文件或圖片給同事,是在外部開會的好幫手。
不能漏掉的工作好幫手還有Evernote。原臺灣地區Evernote 負責人袁至中,現回美國總部擔任執行長特助一職,他分享自己使用Evernote 的經驗。當時在裝潢迪化街辦公室之際,公事很忙,實在沒有辦法特別去想要買什么家具、要如何裝潢,于是他在Evernote建了一個記事本,大家只要出去逛街或到大賣場,看到適合的家具就隨手拍起來,做成型錄,還可以比價。同時用Evernote Web Clipper 網頁擷取工具,把網絡上看到喜歡的裝潢風格剪下來,當作自己的裝潢參考書,最后打造出理想中的辦公室模樣。
(作者為《30》雜志撰稿人)