中職學校檔案工作創新思考

王棟

【摘要】在中職學校管理工作中，檔案管理工作是最基礎的工作種類，其對于保證中職學校掌握教職員工的實際情況具有重要意義。文章先分析了檔案管理在中職學校當中的作用，之后對中職學校檔案管理存在的問題進行了探討，最后提出了中職學校檔案管理的創新對策，希望能夠為中職學校檔案管理水平的進步提供幫助。

【關鍵詞】中職學校 檔案管理 創新

【中圖分類號】G647.24 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）19-0183-02

前言

在任何一個企事業單位當中，檔案管理都是非常重要的工作。中職學校作為我國職業教育的重要組成部分，其檔案管理質量不僅會影響到中職學校的發展動力，更會影響到中職學校的教學水平發展。但是在實際工作過程中，絕大部分中職學校都更注重對教育事業的研究，而缺乏對檔案管理工作的重視，這種情況的出現既不利于中職學校檔案管理工作的發揮，也在一定程度上制約著中職學校的長遠發展，因此做好對中職學校檔案管理工作的創新思考很有必要。

一、中職學校檔案管理作用分析

中職學校檔案管理包括對學校當中從事黨政管理、教學、科研等各類文件以及教職員工履歷、學籍管理等多方面內容，其不僅是記錄中職學校發展歷程的重要載體，更是幫助中職學校實現發展的重要支持。對學校檔案進行有效管理，所帶來的作用主要可以歸納為三個方面：（1）為學校發展提供支持。中職學校檔案管理所積累的中職學校發展歷程，能夠為中職學校的發展提供重要的信息支持，讓中職學校在發展過程中獲得良好的內在支持，從而避免一些錯誤決策的出現；（2）為教學水平進步提供支持。教師是中職學校實現教育事業的重要基礎，檔案管理能夠幫助學校更為全面、熟悉的掌握每一位教師的實際教學水平、特長，從而為教師安排有的放矢的培訓方法，為教師教學水平的進步提供支持；（3）為學生提供良好校園文化精神。良好的校園文化精神是幫助學生樹立愛校、護校意識的重要支撐，有效的檔案管理工作能夠根據中職學校特點建立起良好的校園文化氛圍，讓學生通過校訓、日常生活感受到學校的精神所在，進而培養起學生愛校、護校的良好精神品質。

二、現存中職學校檔案管理問題

1.檔案意識薄弱

檔案意識薄弱是當前環境下，中職學校檔案管理的主要問題，也正是因為檔案意識薄弱，使得中職學校的一切檔案管理行為都難以有效的實施，所以檔案管理意識的薄弱是中職學校檔案管理主要問題。這種薄弱意識既表現在學校管理者方面，又表現在檔案管理人員方面。由于中職學校的最終目標是“教書·育人”，因此學校管理者更多的將工作重心放在師資引進、教學改革方面，忽視檔案管理工作的重要性。

2.管理制度缺乏

良好的管理制度是確保工作行為有效進行的重要規范。檔案管理作為一項系統性管理工作，其在中職學校當中的應用需要管理制度來予以指導和約束。但是由于學校管理者對檔案管理不夠重視，因此學校檔案管理制度的建設也非常滯后。雖然中職學校當中都有著自己的檔案管理制度，但無論是從管理制度的完善性上，還是可行性上都存在不同程度上的差距，這使得中職學校的檔案管理制度很難發揮出實際作用，中職學校的檔案管理工作也因此缺乏正確的指導和約束規范。

3.人員素質偏低

從目前的中職學校檔案管理工作來看，絕大部分檔案管理人員都存在專業素質偏低的情況。這種情況出現的原因有兩方面，其一是管理人員本身的專業性。中職檔案管理人員有很多都是由其他部分抽調過去的，例如人事部、財務部等，因此他們的檔案管理專業水平很難真正滿足實際工作需求。其二是檔案管理人員長時間處于一個滯后的工作環境下，使得他們的檔案管理水平逐漸下降，最終導致無法滿足實際檔案管理工作需求。

4.管理方法落后

中職學校檔案管理方法較為落后，也是影響其檔案管理工作發展與進步的重要因素。隨著信息化技術的發展，當前的檔案管理已經實現了傳統紙質檔案向信息化電子檔案的轉變。但由于中職學校對檔案管理工作不夠重視，這使得學校的檔案管理工作仍處于一個傳統的收集、整理、存儲的狀態下，這種管理模式不僅工作效率非常低，而且還需要巨大的檔案室來作為空間支持。另外，當前的中職學校檔案管理在對檔案利用方面少之又少，這使得檔案成為了“無用的資料”，很難發揮出檔案資料應有的作用。

三、中職學校檔案管理創新對策

1.創新檔案管理意識

想要實現對中職學校檔案管理水平的創新發展，就必須要先做好檔案管理意識創新。在這一環節當中，首先校園領導者必須要發揮出自己的決策作用，通過學習、借鑒等多方途徑，來給予檔案管理工作充分的認識，確立檔案管理在中職學校管理工作作用應有的地位。其次，檔案管理人員要充分認識到自己的作用，明白自己的職責，在做好本職工作的基礎上，想方設法為學校檔案管理工作的進步提供支持。最后，學校當中所有的教職員工、學生也都有對檔案管理工作有一定的認識，明白檔案管理對于自己進步、發展的重要性，為檔案管理工作創設一個良好的發展環境。

2.創新檔案制度建設

創新檔案管理制度是給檔案管理工作提供一個良好指導規范的重要措施。學校管理者要在充分認識檔案管理工作重要性的前提下，根據學校的實際檔案管理工作需求，制定出科學、完善、有效的檔案管理制度，使其能夠真正的為檔案管理工作行為帶來指導、約束和規范，以保證檔案管理工作的科學有效。在此基礎上，學校要將檔案管理制度納入到學校管理制度建設當中，使檔案管理制度能夠始終與學校管理制度保持步調一致，為學校的進步與發展提供支持。

3.創新人才培養機制

創新人才培養機制也是中職檔案管理發展的必然舉措。為此檔案管理部門必須要做好對專業檔案管理人員的聘用，提高檔案管理團隊的綜合素質水平。在此基礎上，要對現有檔案管理人員的專業培訓，保證每一個在職檔案管理人員都能夠游刃有余的完成自己的檔案管理工作，為檔案管理工作的有效性提供基礎保障。

4.創新檔案管理方法

中職學校應加大對電子檔案的應用，通過對信息技術的有效應用，使檔案管理工作能夠盡快實現信息化發展。使檔案管理能夠改變傳統方式，實現全面信息化管理，這樣不僅能夠保證檔案整理、存儲的工作效果，節約檔案室空間，還能大大提升對檔案的應用效率，并依靠電子檔案的云端儲存來保證檔案安全性。使檔案能夠真正的成為推動教師員工事業進步，學校教學水平發展的重要支持，為中職學校的良好發展提供最基礎的支持。

四、總結

綜上所述，檔案管理作為一項最基礎的管理工作內容，其所能夠為中職學校帶來的不僅是表面上單純的檔案管理，更是對學校人力資源、教學進步等多方面管理工作帶來重要幫助的綜合性管理工作。隨著現代化社會對檔案管理工作的要求越來越大，中職學校必須要實現對自身檔案管理工作的創新，只有如此才能夠真正的發揮出檔案管理在中職學校當中的作為，為中職學校的良好發展提供支持。