高校圖書館辦公室服務(wù)職能研究

陳卓

[摘 要]高校圖書館肩負(fù)著高校教學(xué)、科研、學(xué)生培養(yǎng)工作的艱巨使命，因此高校圖書館的建設(shè)與高校的發(fā)展息息相關(guān)。高校圖書館是高校的文獻(xiàn)信息聚集中心，而高校圖書館辦公室又是圖書館運(yùn)作的樞紐。新時(shí)期下，隨著信息平臺(tái)的開放式服務(wù)模式的發(fā)展，圖書館辦公室的服務(wù)職能日趨重要。本文根據(jù)高校圖書館辦公室服務(wù)職能在圖書館內(nèi)部以及圖書館外部發(fā)揮的作用進(jìn)行介紹，力求整合現(xiàn)有資源，促進(jìn)高校圖書館事業(yè)長足發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]高校；圖書館；辦公室；服務(wù)

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.17.098

隨著我國高校的不斷發(fā)展，圖書館規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校圖書館在學(xué)校教學(xué)工作、科研工作及學(xué)科建設(shè)工作中的地位和作用愈加顯著。高校圖書館辦公室是高校圖書館的綜合管理部門，高校圖書館的信息化、數(shù)字化發(fā)展使得圖書館辦公室的工作職能日趨多樣化、復(fù)雜化。為了更加高效的迎合新時(shí)代高校管理工作的新需要，為了更加妥善的處理圖書館內(nèi)部出現(xiàn)的新問題，高校圖書館的核心工作窗口——圖書館辦公室的服務(wù)職能尤顯重要。

圖書館辦公室是一個(gè)長期開放的公共性服務(wù)平臺(tái)，其服務(wù)職能既體現(xiàn)在圖書館內(nèi)部的日常業(yè)務(wù)性工作的處理中，又體現(xiàn)在圖書館外部，與學(xué)校各個(gè)部門之間的行政性工作的協(xié)調(diào)中。

1 圖書館辦公室服務(wù)職能在圖書館內(nèi)部的體現(xiàn)

1.1 為館領(lǐng)導(dǎo)提供參謀服務(wù)

館領(lǐng)導(dǎo)作為圖書館的最高管理人員，通過決策、計(jì)劃與宏觀布局，引領(lǐng)著圖書館的發(fā)展方向與道路。而辦公室作為館內(nèi)唯一的文秘部門，自然就成為館長及其各領(lǐng)導(dǎo)班子的小助手，參與決策和謀劃，同時(shí)也為圖書館內(nèi)各部門與館領(lǐng)導(dǎo)之間架起了溝通的橋梁。

辦公室要善于收集整理資料，將匯總的資料、信息上報(bào)至館領(lǐng)導(dǎo)，并提出初步修改意見或初步實(shí)施方案，這樣才能為工作的有效開展提供完善合理的建議，也利于館領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握問題的要點(diǎn)，以便其作出正確決策。同時(shí)，在館領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指揮與部署下，積極組織并安排各部門參與各項(xiàng)會(huì)議及活動(dòng)。

1.2 為館內(nèi)各部門提供協(xié)調(diào)服務(wù)

圖書館辦公室既是業(yè)務(wù)部門，也是綜合管理部門，為館內(nèi)各部門提供服務(wù)，協(xié)調(diào)各類關(guān)系，也是它的基本職責(zé)。現(xiàn)代圖書館正朝著復(fù)合型、數(shù)字化、智能化的趨勢發(fā)展，規(guī)模也在不斷壯大，使得組織部門日益復(fù)雜化，工作分工也不斷細(xì)化。因此辦公室只有全面協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，保證各方利益，消除潛在矛盾，增強(qiáng)館內(nèi)人員凝聚力，營造和諧氛圍，合理配置人、財(cái)、物等各類資源，才能確保整個(gè)館內(nèi)工作有序進(jìn)行，推動(dòng)圖書館事業(yè)的和諧發(fā)展。

辦公室為館內(nèi)各部門服務(wù)職能主要體現(xiàn)在：①為各部門提供完善的后勤服務(wù)。掌握各部門辦公設(shè)備及辦公物品的使用情況。對于損毀、破壞的設(shè)備及物品要給予及時(shí)維修與填補(bǔ)。對于具有特殊服務(wù)的部門，要加大物資使用及耗材配備的支持力度。例如，圖書館技術(shù)部。該部門主要工作內(nèi)容是建立圖書館網(wǎng)絡(luò)服務(wù)站，并對館內(nèi)各部門的技術(shù)故障進(jìn)行檢測與維修。針對這一部門的工作特點(diǎn)，我們要實(shí)時(shí)配合該部門人員，保證其所需要的維修器械與設(shè)備配備完整，這樣才能保證圖書館日常工作的正常運(yùn)行。后勤服務(wù)還包括各部室的環(huán)境綠化、衛(wèi)生、防火、安全保衛(wèi)、房屋維修與保養(yǎng)等[1]。②為各部門提供工會(huì)服務(wù)。開展館內(nèi)文娛活動(dòng)，既能鍛煉員工們的身體素質(zhì)又能增強(qiáng)各部門之間的溝通與交流。同時(shí)，通過團(tuán)體游戲，還有利于形成及鞏固團(tuán)隊(duì)凝聚力，對于工作的開展大有幫助。大力幫助生活上有困難的員工，了解其生活的難點(diǎn)，號召全館員工捐獻(xiàn)愛心。在茶話會(huì)過程中，傾聽員工心聲與意見，將合理的意見及建議及時(shí)反饋給館領(lǐng)導(dǎo)，建立圖書館文化新景象。③為各部門提供黨政服務(wù)。形成以圖書館支部書記為首的黨風(fēng)廉政建設(shè)教育活動(dòng)，在活動(dòng)中，大力鼓勵(lì)思想積極要求進(jìn)步的同志加入中國共產(chǎn)黨黨組織，不斷壯大黨組織建設(shè)。同時(shí)，悉心聽取同志們的思想?yún)R報(bào)，對思想上有誤區(qū)的同志進(jìn)行積極幫扶與開導(dǎo)。

2 圖書館辦公室服務(wù)職能在圖書館外部的體現(xiàn)

2.1 為學(xué)校機(jī)關(guān)部門服務(wù)

高校圖書館作為高校師生的輔助性服務(wù)機(jī)構(gòu)，其服務(wù)工作要配合高校的戰(zhàn)略發(fā)展大局。辦公室作為圖書館的行政處理部門，是圖書館與高校領(lǐng)導(dǎo)交流的窗口，也自然地承擔(dān)起貫徹高校各項(xiàng)方針政策在館內(nèi)落實(shí)，并且協(xié)調(diào)與配合機(jī)關(guān)部門各類工作開展的服務(wù)職責(zé)。

除了處理學(xué)校公文轉(zhuǎn)發(fā)、傳遞、催辦等一般性行政事務(wù)外，圖書館辦公室要協(xié)助學(xué)校機(jī)關(guān)部門完成各項(xiàng)活動(dòng)。例如：為學(xué)校舉辦的各屆春、秋季畢業(yè)生招聘會(huì)提供綜合性服務(wù)。圖書館辦公室要在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的整體部署下，在館領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一安排下，積極協(xié)調(diào)各部室為招聘會(huì)提供舉辦場所，提供招聘會(huì)舉辦當(dāng)天的咨詢服務(wù)及后勤保障服務(wù)等。

2.2 為學(xué)校各二級單位服務(wù)

2.2.1 為二級單位的學(xué)生群體服務(wù)

圖書館一直是高校師生學(xué)習(xí)的第二個(gè)天堂，而二級單位的學(xué)生讀者是高校圖書館服務(wù)的最主要群體，除了館內(nèi)流通部、電子閱覽部、期刊部等部門提供出入館及借還書籍證件的辦理、圖書遺失及損壞的處理、電子書籍與實(shí)體書籍的借閱方法等服務(wù)外，為了更好地拓展服務(wù)內(nèi)容與范圍，針對這一群體的特點(diǎn)，圖書館辦公室人員要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識和語言溝通能力，分擔(dān)一定的讀者服務(wù)職能。

例如，承擔(dān)新生圖書館入館培訓(xùn)活動(dòng)。辦公室人員一方面要有較強(qiáng)的語言溝通能力，積極聯(lián)絡(luò)學(xué)校相關(guān)各部門，配合培訓(xùn)活動(dòng)的順利開展，即向相關(guān)學(xué)生黨團(tuán)組織、各類學(xué)生會(huì)闡明該培訓(xùn)互動(dòng)的主要目的、開展時(shí)間以及相關(guān)部門所要提供的幫助。在整個(gè)培訓(xùn)活動(dòng)中，同樣要與各班級負(fù)責(zé)人建立良好的溝通。班級負(fù)責(zé)人是學(xué)生的代表，能夠在第一時(shí)間將學(xué)生的突發(fā)狀況反饋回來。例如，按照培訓(xùn)計(jì)劃，某專業(yè)學(xué)生的培訓(xùn)時(shí)間原定于中午，但是該專業(yè)因有體育競技活動(dòng)使得與培訓(xùn)活動(dòng)存在時(shí)間上的沖突。正是因?yàn)榕c該專業(yè)負(fù)責(zé)人建立了積極的溝通，才能夠使我們在第一時(shí)間獲得了有效的信息反饋，保證了接下來培訓(xùn)活動(dòng)的順利進(jìn)行。另一方面，還要在服務(wù)中要求不斷追求創(chuàng)新意識。在新時(shí)期的要求下，圖書館辦公室要樹立新的服務(wù)意識、不斷探索符合圖書館實(shí)際情況的管理方法，由細(xì)節(jié)入手，逐步改善，為服務(wù)提供更加專業(yè)的保障工作，為學(xué)生創(chuàng)造更加完善的學(xué)習(xí)環(huán)境[2]。“新生圖書館入館培訓(xùn)”活動(dòng)結(jié)束后，圖書館辦公室糾正失誤、總結(jié)不足，同時(shí)也提出了新想法新思路。比如，在下次的培訓(xùn)活動(dòng)中，通過設(shè)計(jì)圖書館知識問卷，并且大規(guī)模地組織學(xué)生填寫，來對比培訓(xùn)前后的學(xué)生對于圖書館知識知曉率情況，通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)后發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)后的學(xué)生知識上有了明顯提升，反映出培訓(xùn)活動(dòng)具有明顯效果。該舉措不僅收到成果，獲得師生好評，也為今后培訓(xùn)工作的深入開展提供更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2.2 為二級單位的學(xué)科建設(shè)服務(wù)

高校科研水平的進(jìn)步離不開學(xué)科建設(shè)的發(fā)展，而當(dāng)前圖書館正積極致力于發(fā)展以學(xué)科館員為主體的學(xué)科服務(wù)，為各個(gè)院系的學(xué)科建設(shè)與發(fā)展提供保障。作為圖書館行政機(jī)構(gòu)的辦公室，必須整合資源，為圖書館的學(xué)科服務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略提供堅(jiān)實(shí)保障。首先，圖書館辦公室應(yīng)聯(lián)合各部門，合理整合與挖掘館內(nèi)各個(gè)科室部門的人才，完善各院系的學(xué)科館員團(tuán)隊(duì)建設(shè)；其次，積極聯(lián)絡(luò)各院系的骨干教師、教授、學(xué)科帶頭人以及廣大碩博士學(xué)生群體，通過調(diào)查、訪談等方式咨詢該學(xué)科知識含量最高群體的需求，在此基礎(chǔ)上確立學(xué)科服務(wù)方案，并且對方案執(zhí)行、完善與評估；再次，要與館內(nèi)技術(shù)部門協(xié)商，完善網(wǎng)絡(luò)化與信息平臺(tái)建設(shè)，打造覆蓋學(xué)校全學(xué)科的學(xué)科服務(wù)平臺(tái)，為學(xué)科建設(shè)提供資源基礎(chǔ)；最后，通過組織定期培訓(xùn)、駐外學(xué)習(xí)等方式，加強(qiáng)學(xué)科館員的整體素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。從而構(gòu)建完整的學(xué)科服務(wù)體系，滿足各學(xué)科深度信息需求，最終為高校各個(gè)學(xué)科建設(shè)提供全方位的信息保障與技術(shù)支持[3]。

綜上所述，高校圖書館辦公室是圖書館的行政職能部門，是匯集行政、業(yè)務(wù)、后勤、管理與服務(wù)為一體的綜合性辦事機(jī)構(gòu)。圖書館辦公室本身就是學(xué)校與圖書館之間、圖書館各部門之間的工作樞紐。隨著高校圖書館的數(shù)字化、信息化發(fā)展，圖書館辦公室的工作性質(zhì)也呈現(xiàn)復(fù)雜性、靈活性及綜合性轉(zhuǎn)變[4，5]。我們要建立新的管理模式，改革科學(xué)管理方法，加強(qiáng)圖書館人性化服務(wù)特色，堅(jiān)持以人為本，開闊視野，坦誠務(wù)實(shí)，在學(xué)校與圖書館之間，要樹立主人翁意識，整合現(xiàn)有資源樹立圖書館科技化、現(xiàn)代化新形象；在圖書館各部門之間，要善于發(fā)現(xiàn)問題，并運(yùn)用科學(xué)的管理方法解決問題，促進(jìn)部門之間的溝通與交流，提高圖書館的業(yè)務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量，確保高校圖書館事業(yè)的長足發(fā)展。

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