信息化基礎(chǔ)上的企業(yè)全面預(yù)算管理

許燕

摘要：建立在信息化基礎(chǔ)上的全面預(yù)算管理對(duì)于整合企業(yè)預(yù)算管理所需要的信息，對(duì)合理降低企業(yè)成本有著舉足輕重的作用。文章將分析以信息化為基礎(chǔ)建立的全面預(yù)算管理所帶來(lái)的管理優(yōu)勢(shì)以及所面臨的阻礙，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；信息化；全面預(yù)算管理

一、引言

石油作為國(guó)家重要的能源性物資以及戰(zhàn)略性物資，具有極強(qiáng)的復(fù)雜性和隱秘性，使得石油開(kāi)采行業(yè)成為了高投資、高風(fēng)險(xiǎn)的行業(yè)。相比較于其他行業(yè)來(lái)說(shuō)，石油開(kāi)采企業(yè)投資大、資金需求總量較多，導(dǎo)致成本管理較為困難。另外，石油這種隱性的資源又具有很多不可遇見(jiàn)的因素，整個(gè)開(kāi)采作業(yè)涉及到水、電、通訊、運(yùn)輸、消防以及環(huán)保安全等各個(gè)方面的工作，使得石油開(kāi)采企業(yè)的成本管理更復(fù)雜。目前，很多國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了以信息化為基礎(chǔ)的全面預(yù)算管理，為企業(yè)日常成本管理提供了良好的環(huán)境。但是，由于信息技術(shù)的相對(duì)落后、管理理念的不成熟等各方面的原因，導(dǎo)致信息化基礎(chǔ)上的全面預(yù)算管理還存在著一些問(wèn)題有待改進(jìn)。

二、以信息化為基礎(chǔ)的全面預(yù)算管理的優(yōu)勢(shì)與所面臨的阻礙

（一）有利于信息處理，但預(yù)算編制的合理性尚有欠缺

以信息化為基礎(chǔ)基本解決了預(yù)算編制所需數(shù)據(jù)的收集問(wèn)題，可以快速、高效的將往年的數(shù)據(jù)以及各石油開(kāi)采項(xiàng)目、各個(gè)部門(mén)上報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和分析，減少了較大的工作量。但是，目前一些石油開(kāi)采企業(yè)預(yù)算編制與企業(yè)的戰(zhàn)略性結(jié)合還有一定差距，影響了開(kāi)采項(xiàng)目等工作的進(jìn)行。由于石油的特殊性，石油開(kāi)采企業(yè)的預(yù)算編制不僅僅要考慮企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行情況，還需要考慮到國(guó)家宏觀(guān)政策的調(diào)控以及國(guó)際上石油開(kāi)采的整體趨勢(shì)。通過(guò)綜合性的考慮來(lái)確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，以此為核心進(jìn)行預(yù)算編制。此外，在預(yù)算編制方法上，由于石油開(kāi)采企業(yè)涉及到的開(kāi)采項(xiàng)目眾多，每年的開(kāi)采項(xiàng)目受地理環(huán)境、自然氣候等各方面的不同而有所不同，采用加減預(yù)算編制的方法并不能客觀(guān)的反映企業(yè)下一年度所需經(jīng)費(fèi)的真實(shí)情況。但是，信息化基礎(chǔ)上，預(yù)算編制在通過(guò)審核之后，調(diào)整工作較為困難，涉及到很多部門(mén)工作數(shù)據(jù)、指標(biāo)的調(diào)整，給各部門(mén)員工的工作帶來(lái)一定的不便。

（二）便于預(yù)算監(jiān)控，但預(yù)算控制與調(diào)整協(xié)調(diào)性較差

信息化基礎(chǔ)上的全面預(yù)算管理，在預(yù)算編制一經(jīng)確定以后，必須嚴(yán)格按照預(yù)算編制來(lái)執(zhí)行，否則將帶來(lái)很多不便。對(duì)于石油開(kāi)采企業(yè)來(lái)說(shuō)，信息化的全面預(yù)算管理給各地區(qū)石油項(xiàng)目開(kāi)采、各部門(mén)成本控制帶來(lái)很大的便捷，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算執(zhí)行的實(shí)時(shí)監(jiān)控。在信息化環(huán)境下，信息是公開(kāi)透明的，各項(xiàng)目的成本費(fèi)用、工程進(jìn)度，甚至各個(gè)員工的勞動(dòng)量、工時(shí)等都是透明的，各個(gè)項(xiàng)目、各個(gè)部門(mén)之間也可隨時(shí)保持溝通。如果執(zhí)行過(guò)程中的某些指標(biāo)出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)及時(shí)的彈出警告信息。但是，石油開(kāi)采過(guò)程中，常常會(huì)存在著地理因素、氣候環(huán)境、機(jī)器設(shè)備、員工工作狀態(tài)等各方面不可預(yù)見(jiàn)的因素，不能按照預(yù)算編制進(jìn)行執(zhí)行，調(diào)整起來(lái)又很復(fù)雜，導(dǎo)致預(yù)算控制與調(diào)整之間的不協(xié)調(diào)，影響石油的開(kāi)采和傳輸?shù)裙ぷ鳌?/p>

（三）預(yù)算分析和考核的數(shù)據(jù)結(jié)果更加科學(xué)，但預(yù)算考核機(jī)制的激勵(lì)性有待提高

預(yù)算考核機(jī)制是對(duì)預(yù)算執(zhí)行的分析與考評(píng)，起到發(fā)現(xiàn)、糾正并改正預(yù)算管理的不恰當(dāng)性以及激勵(lì)員工更加忠誠(chéng)于企業(yè)的作用。信息化環(huán)境下，可以通過(guò)軟件來(lái)對(duì)實(shí)際結(jié)果和預(yù)算結(jié)果之間的差異進(jìn)行自動(dòng)化的分析，生成分析結(jié)果。同時(shí)，在有需要的情況下還可以對(duì)個(gè)別的開(kāi)采項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)分析，使得分析結(jié)果更加具有客觀(guān)性。此外，信息化背景下，員工的工作情況考核也可以通過(guò)軟件進(jìn)行快速的分析整理，按照考核指標(biāo)形成考核分析結(jié)果，為預(yù)算管理考核機(jī)制的建立打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是，由于石油開(kāi)采企業(yè)員工人數(shù)眾多，從基層開(kāi)采工人到技術(shù)人員，再到各個(gè)層級(jí)的管理人員，與薪酬掛鉤的激勵(lì)方式并不能滿(mǎn)足對(duì)所有員工的管理，針對(duì)性的、多元化的懲罰與獎(jiǎng)勵(lì)措施才是當(dāng)下全面預(yù)算管理所需要的。

（四）信息化背景下，全面預(yù)算管理人文環(huán)境薄弱

全面預(yù)算管理強(qiáng)調(diào)的是一種全員參與的企業(yè)預(yù)算管理狀態(tài)。石油開(kāi)采企業(yè)的員工人數(shù)眾多，綜合素質(zhì)分層較為明顯，實(shí)施全面預(yù)算管理的難度相對(duì)來(lái)說(shuō)比較大。一方面，在實(shí)際工作中，一些基層的開(kāi)采工人并不理解什么是全面預(yù)算管理，更不理解信息化基礎(chǔ)上的全面預(yù)算管理與他們個(gè)人工作之間的關(guān)系，認(rèn)為這些都是管理者和財(cái)務(wù)部門(mén)的事情。事實(shí)上，在進(jìn)行預(yù)算編制時(shí)，也確實(shí)是由中高層管理者與財(cái)務(wù)相關(guān)部門(mén)為中心開(kāi)展工作，缺乏全員的參與性，導(dǎo)致預(yù)算基礎(chǔ)不牢固，影響了后期預(yù)算的執(zhí)行。另一方面，需要注意的是，信息化基礎(chǔ)上的全面預(yù)算管理不僅僅是技術(shù)上的變革，更是管理模式上的變革。由于信息化建設(shè)時(shí)間尚短，財(cái)務(wù)人員對(duì)于軟件的操作以及各板塊應(yīng)用擴(kuò)展的運(yùn)用還有所欠缺，由“核算型”向“管理型”的預(yù)算管理并沒(méi)有真正的實(shí)現(xiàn)，影響了整個(gè)預(yù)算管理過(guò)程的充分運(yùn)行。

三、完善信息化基礎(chǔ)上企業(yè)全面預(yù)算管理的具體措施

（一）從企業(yè)戰(zhàn)略角度出發(fā)，尊重“全員性”，采用合適的方式進(jìn)行預(yù)算編制

首先，注重外部數(shù)據(jù)、信息的收集與分析。以某石油開(kāi)采有限公司為例，該公司響應(yīng)“十二五”規(guī)劃的號(hào)召，快速實(shí)現(xiàn)了開(kāi)采、生產(chǎn)以及管理等活動(dòng)的信息一體化建設(shè)。在此基礎(chǔ)上所開(kāi)展的外部數(shù)據(jù)、信息的收集主要從以下三方面進(jìn)行：一是國(guó)家相關(guān)政策，主要由黨建等政治工作者來(lái)完成；二是石油開(kāi)采行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，主要通過(guò)分析專(zhuān)業(yè)性的行業(yè)報(bào)告來(lái)獲得信息；三是國(guó)際石油開(kāi)采狀況，主要通過(guò)購(gòu)買(mǎi)國(guó)際性的石油開(kāi)采行業(yè)趨勢(shì)報(bào)告來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的獲取。通過(guò)信息環(huán)境下所提供的內(nèi)部數(shù)據(jù)以及收集的外部數(shù)據(jù)來(lái)確定戰(zhàn)略目標(biāo)，作為預(yù)算編制的核心。其次，在進(jìn)行預(yù)算編制時(shí)，設(shè)立電子郵箱和公共郵箱，建立自下而上的溝通機(jī)制與自上而下的信息化反饋機(jī)制，充分聽(tīng)取各項(xiàng)目、部門(mén)基層員工的聲音。因?yàn)樽罨鶎拥膯T工往往是開(kāi)采、生產(chǎn)工作的具體執(zhí)行者，他們具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，最了解工作過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)所需要的步驟、機(jī)器設(shè)備，甚至是地理環(huán)境給項(xiàng)目帶來(lái)的影響等。通過(guò)聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，可以使得預(yù)算編制更加客觀(guān)、科學(xué)，更有利于基層員工開(kāi)展工作。最后，充分、正確運(yùn)用零基預(yù)算。信息化使得零基預(yù)算變得不再那么復(fù)雜，數(shù)據(jù)的分析由軟件直接獲取，減少了繁重的工作量，并且比加減預(yù)算方法更加可靠，一些石油開(kāi)采企業(yè)為了保證預(yù)算編制的合理，會(huì)選擇采用零基預(yù)算的方式進(jìn)行預(yù)算編制。

（二）制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，加強(qiáng)預(yù)算控制與調(diào)整的協(xié)調(diào)性

通過(guò)總結(jié)多個(gè)石油開(kāi)采企業(yè)預(yù)算調(diào)整的案例，從規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行預(yù)先性的管理對(duì)于加強(qiáng)預(yù)算控制與調(diào)整的協(xié)調(diào)性有著較好的效果。首先，根據(jù)開(kāi)采、生產(chǎn)等情況，設(shè)定不同突發(fā)事件下，成本控制的應(yīng)對(duì)措施，并預(yù)留出合理的經(jīng)費(fèi)。比如，在石油合作開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中，如果發(fā)生政局動(dòng)蕩，無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行石油的開(kāi)采勘探項(xiàng)目情況下，企業(yè)要預(yù)留設(shè)備、人員以及運(yùn)輸?shù)雀鞣矫娴慕?jīng)費(fèi)；在勘探出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況下，原先設(shè)定的預(yù)算經(jīng)費(fèi)如何進(jìn)行項(xiàng)目間的轉(zhuǎn)移等。其次，要有嚴(yán)格的審批制度，該措施是多數(shù)石油開(kāi)采企業(yè)所采用的。審批制度不僅僅適用于調(diào)整申請(qǐng)時(shí)，而且還適用于上述調(diào)整預(yù)案形成時(shí)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)人員的分析以及管理層的考量，嚴(yán)格的執(zhí)行審批制度。最后，對(duì)調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行總結(jié)與反饋。通過(guò)該措施的實(shí)施，可以考察先前的預(yù)案是否合理，如果不合理也可以及時(shí)的找出不合理的原因，進(jìn)一步完善預(yù)算調(diào)整的方案。循序漸進(jìn)，最終形成一套完整的基于信息化的預(yù)算調(diào)整機(jī)制，達(dá)到預(yù)算控制與調(diào)整的協(xié)調(diào)。

（三）建立權(quán)責(zé)分明、多元化的、具有針對(duì)性的預(yù)算考核激勵(lì)機(jī)制

權(quán)責(zé)分明的預(yù)算考核激勵(lì)機(jī)制是從制度上對(duì)員工預(yù)算執(zhí)行的激勵(lì)。以某石油開(kāi)采有限公司為例，該公司遵循“橫向到邊，縱向到底，層層下放”的思想來(lái)構(gòu)建預(yù)算管理的權(quán)責(zé)體系。橫向上，以各工程項(xiàng)目、各業(yè)務(wù)部門(mén)為單位，與負(fù)責(zé)人簽訂任務(wù)書(shū)，并明確負(fù)責(zé)人的責(zé)任；縱向上，各個(gè)工程項(xiàng)目、各業(yè)務(wù)部門(mén)的任務(wù)分配到各個(gè)基層員工，并在軟件中進(jìn)行錄入，便于軟件自動(dòng)生成考核結(jié)果；按照級(jí)別，分別下放任務(wù)與責(zé)任。借助信息化軟件，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明的預(yù)算考核體系。此外，預(yù)算考核激勵(lì)機(jī)制要具有多元化、針對(duì)性強(qiáng)的特征。上文提到，石油開(kāi)采企業(yè)員工的綜合素質(zhì)參差不齊，價(jià)值觀(guān)也存在著很大的差別。可以借鑒華為集團(tuán)的經(jīng)驗(yàn)，在考慮預(yù)算考核的激勵(lì)機(jī)制時(shí)，對(duì)于高層的管理人員除了薪酬等物質(zhì)上的激勵(lì)機(jī)制外，主要以精神激勵(lì)為主。比如，給他們提供一個(gè)具體詳細(xì)的職業(yè)規(guī)劃并為其提供發(fā)展平臺(tái)；為他們提供出國(guó)深造的機(jī)會(huì)；擴(kuò)大其管理區(qū)域的范圍以及其職責(zé)權(quán)限等。對(duì)于石油勘探、開(kāi)采等技術(shù)人員，為其營(yíng)造繼續(xù)學(xué)習(xí)新技術(shù)的平臺(tái)和機(jī)會(huì)；例會(huì)公開(kāi)表?yè)P(yáng)，并作為優(yōu)秀事跡在企業(yè)內(nèi)部予以宣傳等。對(duì)于基層的員工，則主要為其提供物質(zhì)上的激勵(lì)措施。比如，提供良好的醫(yī)療環(huán)境；解決子女的教育問(wèn)題、住房問(wèn)題等。

（四）加強(qiáng)全面預(yù)算管理人文環(huán)境建設(shè)

信息化環(huán)境下，企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理就是為了更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的成本控制，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)的內(nèi)耗，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。全員參與是全面預(yù)算管理的關(guān)鍵部分，需要每一個(gè)員工參與到預(yù)算管理的整個(gè)過(guò)程中，因此就需要員工了解預(yù)算管理到底是什么，與自己的工作到底有哪些關(guān)系，自己在整個(gè)預(yù)算管理工作中的角色到底是什么。根據(jù)某大型國(guó)有企業(yè)關(guān)于員工參與預(yù)算管理情況的調(diào)查數(shù)據(jù)表明，企業(yè)內(nèi)部59.26%的員工不知道預(yù)算管理與自己的工作有什么關(guān)系，做不好又對(duì)自己的薪資影響有多大。以某石油開(kāi)采企業(yè)為例，該企業(yè)以良好的企業(yè)文化為支撐，有著完善的員工培訓(xùn)制度。在對(duì)員工的培訓(xùn)過(guò)程中，企業(yè)會(huì)從員工切身利益出發(fā)，使其了解到全面預(yù)算管理對(duì)于個(gè)人和企業(yè)的重要性，信息化的全面預(yù)算管理對(duì)于其工作的影響。與此同時(shí)，也使得管理層以及相關(guān)財(cái)務(wù)部門(mén)認(rèn)識(shí)到全面預(yù)算管理中，員工的重要地位，真正的實(shí)現(xiàn)全員參與。此外，信息化建設(shè)下的全面預(yù)算管理，一方面需要提高財(cái)務(wù)人員關(guān)于信息化軟件的操作應(yīng)用水平；另一方面也要增強(qiáng)信息化建設(shè)隊(duì)伍的實(shí)力，以保證信息化系統(tǒng)能夠正常的運(yùn)行。

四、結(jié)論

信息化基礎(chǔ)上的企業(yè)全面預(yù)算管理對(duì)于控制企業(yè)成本，降低企業(yè)的成本耗費(fèi)來(lái)說(shuō)十分重要，不僅僅需要管理層以及相關(guān)財(cái)務(wù)人員的共同努力，還需要全體員工的共同參與，針對(duì)預(yù)算管理的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行不斷完善，以達(dá)到健康運(yùn)行的狀態(tài)。

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[2]杜靜翌.基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)研究[J].財(cái)會(huì)通訊，2014（06）.

（作者單位：延長(zhǎng)油田股份有限公司）