務實檔案精彩在途

張雪威

科技融入生活，帶給我們智慧生活的無限可能。從清晨起床的那一刻起，智慧生活便已經開啟。梳妝打扮時，站在“智能鏡子”面前，不僅可以查看搭配效果，還可以隨手點擊天氣、新聞等新鮮資訊；休閑購物時，只需佩戴防偷窺眼鏡，便能安全地輸入密碼體驗購物的美妙；準備餐宴時，輕輕點擊透明的冰箱門，便能獲知食品的保鮮期，再次點擊還能欣賞電影大片。從智能鏡子、智能眼鏡到智能冰箱、智能電視等等，檔案作為一個時代、一段歷史的見證者，真實地記錄著這些重要變化。如果說，科技是北京市經濟技術開發區（以下簡稱亦莊開發區）發展的強大引擎，那么，檔案則是其發展過程中不可或缺的底色，它見證著駐區機構和企業的每一步成長，更記錄著開發區伴隨時代發展闊步前行的跫音。

夯實基礎，穩中求進

亦莊開發區成立于1992年，作為國家級經濟技術開發區，它主要由市委市政府派出機構管委會進行管理，這在一定上決定了亦莊開發區檔案室工作的特定職責，即對管委會形成的檔案及工委和40余個管委部門的檔案（駐區內其他機構的檔案主要由其垂直機構管理）進行收集管理并提供利用服務，同時對駐區企業進行業務指導。

“檔案工作是一項基礎性工作，涉及眾多環節，梳理業務工作主線很關鍵。而這條業務工作主線就是檔案收集工作。一方面收集工作是檔案工作的源頭，制約著其他工作的開展；另一方面豐富的館（室）藏資源需要收集工作的有力保證。”管委會辦公室副主任郭福明深有感觸地說。確保收集工作的順利開展，面臨的重要挑戰就是如何保障檔案的應收盡收。對此，開發區檔案室給出的答案是按制度運行、按規范操作。具體而言，檔案室專門制定了檔案收集工作制度，明確指定專人負責檔案收集工作，規定其負責管委會檔案收集工作的同時，詳細指出其需要接收工委和40余個管委檔案部門并負責業務指導。“對于管委會形成的檔案，除了做好日常收集工作以外，檔案室還摸索出‘兩條腿走路的收集方法。”檔案室主任孫建偉介紹道。簡單地說，“兩條腿”的收集方法是指對占比較多的檔案門類和重大活動檔案進行重點收集。截至目前，開發區檔案室形成檔案數量共計418362卷（件），十二個檔案門類，即文書檔案、工程檔案、企業檔案、合同檔案、審批檔案、拆遷檔案、竣工檔案、執法檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案、電子檔案。在這十二個檔案門類中，開發區檔案室對近年來各檔案門類占比情況進行統計分析，發現審批檔案占比最大，每年形成的檔案中六成左右為審批檔案。審批檔案數量大、收集任務重，若按照固有方法收集，很容易因遺漏檔案而導致收集質量不高。面對這種情況，開發區檔案室提前介入，每月向管委會內設機構投資促進局的兼職檔案員了解已經駐區和即將駐區的企業情況、辦理進程等，根據詳情列出文件產生的類型，整理出需要接收和歸檔的文件條目，切實保證了檔案的齊全性和完整性。與審批檔案收集工作相比，收集重要活動檔案更要全盤考慮。檔案室通過管委會內設機構外事辦了解活動議程及參會單位等情況，還派專人列席管委會會議，及時了解年度重大活動，并針對這些重大活動第一時間把需要收集的檔案類型列出詳細目錄，以通知的形式發給相關單位，以電話的形式通知兼職檔案員，并在會議上告知部門領導以督辦文件積累與歸檔工作。此外，檔案室的工作人員還主動承擔起對重大活動的全程拍攝工作，形成了連續性的聲像檔案，不僅完整齊全地保存了開發區重大活動的紙質檔案，更保存了錄音、錄像、照片檔案，真正做到了重大活動檔案的有備可查。

談及工委和40余個管委部門的歸檔工作時，開發區檔案室認為規范移交流程和建立獎懲機制是做好這項工作的兩大法寶。為進一步提高移交檔案質量，在流程上，相關部門的兼職檔案員完成檔案收集、整理、形成條目后才能簽字，并報請領導簽字確認。這些檔案移交檔案室后，需要檔案員和檔案室主任同時簽字確認。同時，為了便于了解移交單位的情況，檔案室的工作人員仔細地對移交單位的情況進行匯總及備注，對移交及時且質量較好的單位，給予必要的獎勵；對移交不及時的單位，提前規定其移交時間；對催交無效的移交單位，特別是在《檔案移交電話催辦記錄單》上超過五次的單位，通過督查室下發《檔案移交督查單》告知，若再不移交，則建議督查室在年終考核時給予懲戒。規范有序、獎罰分明的措施，提高了移交單位的積極性，移交檔案的質量不斷提升，室藏檔案資源得到了極大豐富。

開發區聚集了6000余家企業（2013年上半年統計數據），按照“一體化、高端化、國際化”的發展目標，形成了“四三三”的產業發展格局，隨著駐區世界500強企業投資項目的增多，對規范化管理要求的提高，它們對專業化的檔案業務指導需求愈發強烈。對此，檔案室和企業協會共同發放調查問卷，摸清了開發區企業檔案的總體情況，按照企業的發展情況提供具有針對性的專業化指導。例如，對駐區時間不長的企業，指導企業進行庫房選址和設計；指導企業建立檔案管理制度；指導企業配備檔案員。對駐區時間較長的企業，定期舉辦業務培訓，深化企業檔案員對檔案工作的認識；主動到企業傳達上級檔案部門的新政策、新要求，發放檔案法律法規等文件材料，提供檔案工作思路和方案，切實解決了企業在工作中遇到的難題。同時，在不同駐區企業之間搭建交流平臺，多次組織它們互相參觀學習。目前駐區內大部分企業建立了規范化的檔案管理制度，部分企業成為檔案工作先進企業，作為企業代表參加2014年度全國開發區檔案工作會議并發言。

比鄰而居，協同發展

2010年，大興區和亦莊開發區進行了行政資源整合。整合后，大興區和亦莊開發區擁有同一套領導班子，兩區的行政機構也都存在，重要的是二者間整合統一的步伐正在加快。“兩區行政資源整合帶給檔案工作的重大變化就是兩支隊伍的協同發展，換句話說，就是在思想、感情、資源和工作上的深度融合。”郭福明介紹道。要協同發展，思想上必須“先行融合”，而這首先要找到兩區之間的共同之處，即具有共同的地緣戰略利益上。兩區比鄰而居，同處于城市發展新區的區域功能定位下，這些因素促使兩區的合作不斷加強，而協同發展就是兩區戰略思考的出發點。帶著這樣的思路，開發區檔案室和大興區檔案局多次共同組織黨日活動，通過參觀溝通，班子成員和其他檔案工作者都直觀地感受到兩區的發展歷程，在文化的認同中增進了感情，也為下一步工作達成共識打下了堅實的基礎。

無論是大興區檔案局還是開發區檔案室，其基礎工作都是比較扎實的。行政資源整合后，大興區和開發區檔案工作中的一些好的經驗和做法要兼收并蓄。事實上，開發區檔案室對大興區檔案工作中值得借鑒的模式更是“來者不拒”。就拿社區檔案工作來說，社區檔案工作是大興區檔案局常抓不懈的一項重要工作，多年來他們把這項工作做得有聲有色。開發區檔案室為了填補其在社區檔案工作中的空白，對社區檔案建設的基本情況、基礎數據、建設要求等進行了梳理，多次利用座談會和相互走訪等方式主動與大興區檔案局溝通，吸取了大興區檔案局在社區檔案工作中指定專人負責社區檔案工作、舉辦業務培訓及現場指導、按照“八防”要求配備物品器材、定期檢查和不定期走訪相結合檢查督促等經驗，制定了嚴格的社區檔案工作制度，并按照要求配備了社區檔案工作所需的軟件和硬件，使得開發區社區檔案工作有序開展。同樣，開發區檔案室利用開發區在品牌、政策、產業發展、科技創新等優勢，結合其在“一區六園”產業發展格局中的主體平臺作用，通過與投資促進局兼職檔案員建立協調機制，及時了解企業動態，向企業提供招商政策、入區標準、項目布局等檔案材料，為部分入駐大興區六大園區的企業鋪平了道路。這樣，二者通過優勢互補、強強聯合，在檔案工作中不僅實現了對口工作的銜接，達到了隊伍不散、工作不亂，工作和改革“兩不誤，兩促進”的預期目標，更重要的是以服務企業為抓手，在攜手共建城市發展新區、提升區域經濟中發揮著重要作用。

行政資源整合至今的五年間，開發區檔案室和大興區檔案局的協同發展日趨成熟。在新的起點上，開發區檔案室和大興區檔案局將編制檔案工作“十三五”規劃提上日程。編制前夕，開發區檔案室工作人員多次到大興區檔案局，就檔案服務園區建設、檔案服務企業發展等，和大興區檔案局進行深入探討。大興區檔案局也多次到開發區檔案室調研，了解未來五年開發區檔案工作發展需求，共同探討開發區檔案事業發展模式，特別是為開發區檔案室建成地區級開發區檔案館指出了方向。同時，開發區檔案室和大興區檔案局還就共同整合館藏數字檔案資源，建成區域性數字檔案館形成初步意見。

創新服務，嶄露頭角

如果說“夯實基礎”是立身之本，“協同發展”是成長之路，那么“創新服務”就是開發區檔案工作的騰飛之翼。二十余年來，開發區堅持走創新驅動產業發展的道路，特別是2011年成為北京市首家綜合類國家生態工業示范園區后，檔案室創新服務的想法更是呼之欲出。在他們看來，所謂檔案創新服務工作，一則要求檔案工作服務政府及職能部門，二則及時追蹤社會經濟發展動態，為企業服務，努力在政府和公眾、企業和市場之間架起一座溝通的橋梁，使之成為服務的重要交流平臺。

為領導決策提供必要的檔案依據，是檔案工作服務領導的重要體現。在這項工作上，開發區檔案室重視思想創新和資源創新，在綜合檔案憑證價值和參考價值的基礎上，深度整合并挖掘現有檔案資源，使檔案服務領導決策具有更強的說服力。據介紹，在推進京津冀協同發展、有序疏解首都非核心功能的新形勢下，管委會領導多次召開主任辦公會對此進行商討。檔案室主動查找管委會成立以來的主任辦公會、專題辦公會紀要等重要檔案材料，其中主任辦公會紀要檔案材料共計194件，專題會紀要共計783件，在翔實的檔案材料中，檔案室理清了涉及的重大決策、審批結果、土地規劃等內容，并結合開發區的產業發展格局現狀，提出了可行性建議，這種從檔案價值出發，結合社會經濟發展提供檔案依據的做法得到了管委會領導的一致好評。

立足科技創新，拓展檔案服務功能，為開發區特色產業園區提供專業化的檔案服務。檔案室一是對16個特色產業園區提供常規化的檔案服務。指定專人負責和園區的定期溝通，記錄園區出現的檔案工作問題，對相關問題進行分類并及時解答；二是在了解特色產業園區業態構成的基礎上，根據園區企業的特點，有的放矢地提供特色服務。例如，針對特色產業園區的檔案需求，在其與駐區檔案服務企業之間搭建合作平臺。通過對特色產業園區聯盟章程、聯盟公約、聯盟制度的解讀，檔案室發現特色產業園區有一定的檔案服務需求。同時，開發區也有許多優質的檔案服務企業，它們有能力為特色產業園區提供專業化的檔案服務。對此，檔案室多次到特色產業園區調研，對園區內不同企業的檔案服務需求進行摸底，并邀請檔案界專家對駐區企業中能夠提供檔案服務的企業進行服務資質鑒定、服務質量評估、服務效率評判，以便為二者的對接工作奠定基礎。

2015年6月，中共中央辦公廳和國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》當中，特別提出創新服務形式，強化服務功能等，服務這一個概念被反復強調。開發區檔案室據此規劃了檔案服務的新藍圖。他們認為，檔案服務要名副其實，就需要將服務工作延伸至社會經濟發展的方方面面。據介紹，建立檔案科技創新園區、開展檔案社會化服務，是開發區檔案室2016年的重點工作之一。對建立檔案科技創新園區而言，檔案室就如何吸納集聚檔案服務企業、研究機構、數據中心等機構，已經與投資促進局和中國檔案學會進行商討。對檔案社會化服務而言，開發區檔案室在進行可行性分析的基礎上，開始了全面調研工作，咨詢了國家檔案局、北京市檔案局，并與大興區檔案局、天津開發區檔案館和蘇州工業園檔案館進行電話交流，最終將《關于在開發區開展檔案社會化服務的可行性報告》上報給管委會領導，得到了管委會領導的高度重視，現已對駐區檔案服務企業展開試點工作。此外，與之配套的檔案服務工作也在跟進中。例如，為配合京津翼協同發展工作，檔案室積極促成河北永清檔案園區的建立，目前永清檔案園區占地約50畝，建筑規劃面積10萬平方米，可存儲標準檔案約500萬箱，為今后開發區和永清園區之間搭建信息通道提供了必要保障。

一路采擷，一路收獲，一路精彩！新的一年，提振精神的開發區檔案人已經整裝待發，愿他們辛勤哺育的創新之花美麗綻放！