如何做好項目總體計劃的過程管控

摘 要：項目總體計劃從整體上指導項目工作的有序進行，其過程管控是否有效決定了項目目標能否按時、保質的實現。項目團隊需提高項目總體計劃的科學性、合理性和實用性，加強項目總體計劃的過程管控，逐漸建立起適合企業自身發展的管控機制。

關鍵詞：項目；總體計劃；綱領；過程管控

0 引言

在項目的生命周期里，項目總體計劃為項目經理和項目團隊提供指導，并且告訴他們要取得項目的可交付成果，必須執行什么任務，以何種順序執行，應于何時執行每一個任務，誰來完成這些任務，成本是多少[1]。項目總體計劃制定是否科學合理、過程管控是否及時有效，將直接體現項目管理的水平，并決定項目是否能夠按期完成[2]。

1 項目總體計劃的概念

項目總體計劃是指項目團隊根據項目目標的規定，從戰略和全局出發，結合合同內容、用戶相關要求、市場開發要求及企業內部項目資源配置情況，運用科學的方法編制的，用于指導項目執行的綜合計劃文件。項目總體計劃是整個項目執行的主線和綱領，一個完整的項目總體計劃必須包含工作內容、工作排序、工期估算、里程碑節點和關鍵路徑等主要內容。

2 項目總體計劃過程管控存在的問題

項目總體計劃貫穿了項目從招投標開始直到產品質保期結束的全生命周期，用于指導項目執行和管理的整體性、綜合性、全局性，它可以幫助項目經理領導項目組并評估項目狀態[3]。項目總體計劃過程管控往往存在以下問題：

2.1 項目總體計劃缺少事前主動管理的有效手段。多數項目總體計劃在執行過程中，往往是項目計劃的節點到期后才提出追趕計劃或延期計劃，導致不得不調整項目總體計劃，嚴重影響項目執行的效率，使項目后續的計劃處于被動狀態。

2.2 項目總體計劃執行不嚴肅，隨意性太強。存在計劃拖期、部分分項計劃的關鍵節點與項目總體計劃不匹配或部分單位問題暴露不及時、分項計劃下發和調整未征得項目組同意等情況，項目總體計劃不能得到有效執行。

2.3 企業決策層、管理層和執行層無法實時獲得項目總體計劃進展信息，需通過專題報告、會議資料等渠道獲得項目執行進展信息，且需根據需要專門落實準備，項目執行信息不能及時共享，影響決策層和管理層的實時掌控和推動。

3 做好項目總體計劃過程管控的意義

3.1 及時發現項目實際進度與項目總體計劃的偏差，變“事后被動調整”為“事先自動預防”，提高項目風險預警和管控的有效性。

3.2 通過加強過程管控，要求各節點負責人根據節點要求時間，提前評估，如果無法按期完成，要立即提出延期申請并明確后續追趕計劃，提高項目總體計劃執行的嚴肅性。

3.3 通過加強項目總體計劃的過程管控，實時顯現項目總體計劃的最新進展及已完工節點的按期兌現情況，并定期將相關信息發送公司各層級領導，減少落實和信息逐級傳遞時間，提高管理效率。

4 做好項目總體計劃過程管控的手段

4.1 科學的制定項目總體計劃

要結合合同要求與企業面臨的實際情況，科學、理性、嚴謹、民主的制定項目總體計劃：①要在綜合考慮項目的工期、質量、成本三個要素基礎上，結合企業與項目實際情況，充分征求各干系人的意見；②梳理以往類似項目的成功經驗，總結以往類似項目的失敗教訓，理性分析公司既有資源，充分發揮員工的主觀能動性制定切實可行的項目總體計劃；③要充分地考慮到潛在的風險，掃描一切可能影響項目執行的阻礙項，細致的梳理每一個細節，盡可能將項目總體計劃的可兌現率提高；④項目總體計劃制定階段還要邀請項目主要干系人參加，充分聽取各方面的意見（必要時需征得用戶同意），在民主評審后才能形成一份合格的項目總體計劃，以提高項目計劃的科學性和實用性。

4.2 嚴格執行項目總體計劃

項目總體計劃的執行不力一直是困擾大多數企業項目管理的頑疾，要提高項目總體計劃的執行力，需做到以下幾點：①結合已有經驗，制定適合企業實際的項目總體計劃模板，在盡量滿足項目周期的基礎上，具體項目根據自身特點在此基礎上進行調整，提高項目總體計劃的準確性、合理性、權威性和彈性；②要在全企業內形成一股嚴格執行項目計劃的良好風氣，對不按計劃執行的現象要嚴格考核；③建立項目總體計劃險信息預警機制，提前預警總體計劃各節點，督促負責人實施事前管理；④在項目執行過程中注重梳理，對設計研發、工藝準備、配件采購、生產制造和質量管理等存在的問題進行認真梳理，識別項目風險，并制定預案和應對措施，提前化解項目執行風險；⑤將項目總體計劃兌現率納入相關部門的組織績效進行考核。

4.3 及時調整項目總體計劃

項目總體計劃應該是動態的、靈活的、并且隨著企業內外部環境或項目的變化而變化。項目團隊需根據客觀上無法按期完成事項的性質對項目總體計劃進行必要的調整，重新制定追趕計劃，進一步明確項目目標，最大限度避免合同產品的延期交付。當出現下列情況時，可以調整項目總體計劃：①應用戶要求修訂項目產品交付計劃；②公司生產經營計劃調整或公司利益最大化的要求；③因不可抗因素、里程碑計劃節點延期等影響造成項目總體計劃無法按期執行；④其他經用戶和項目總經理同意的必須調整項目總體計劃的情形。

5 結語

由于項目總體計劃是整個項目執行的主線和綱領，其過程管控是否有效決定了項目目標能否按時、保質的實現。因此，項目團隊需提高項目總體計劃的科學性、合理性和實用性[4]，加強項目總體計劃的過程管控，逐漸建立起適合企業自身發展的管控機制。

參考文獻：

[1]王勇，張斌譯.項目管理知識體系指南（PMBOK 指南）（第4版）[M].北京：電子工業出版社，2009.

[2]肖方，肖永武.淺析工程項目進度計劃管理[J].管理觀察，2010，02：14-18.

[3]李博，王孟鈞.基于目標管理的流程型項目組織結構[J].現代管理科學，2005，10：83-84.

[4]蘇睿.計劃管理在項目執行中的應用[J].管理學家，2014：14-18.

作者簡介：尹法偉，1981年10月，男，山東青島人，大學本科，工程師，中車青島四方機車車輛股份有限公司。