近5年來檔案學期刊關于“檔案管理”的文獻計量分析

李海濤　鐘浩純　宋琳琳

摘要：本文以CNKI為數據來源，選取近5年來以“檔案管理”為主題的檔案學期刊上的文章，就檔案收集、整理、利用三大方面進行系統的計量分析，以探索當前檔案管理研究的熱點，并深入分析其內在原因。

關鍵詞：檔案管理 收集 整理 利用 文獻計量

Abstract：Based on the data from CNKI.It pro-vides statistical analysis to the papers related to thethesis‘archival managementpublished in archivaljournals in the past 5 years.According to analyzingthe development trend from archival cOllection archi-val arrangement and archival use aspects.it ex-plores hot spots in archival management currentlyand analyzes the deep reasons behind the hotspots.

Keywords：Archival management；Collection；Ar-rangement：Use：Literature metrology

檔案管理研究是檔案學研究的基礎及關鍵研究領域，檔案學界對檔案管理的理解主要分為廣義上的理解和狹義上的理解。隨著檔案事業的發展，檔案管理具象和細化的特征日益明顯?；诖?，本文所涉“檔案管理”為狹義上的理解，它區別于廣義上的“管理檔案和檔案事業的活動”，主要包括檔案實體與檔案信息的管理工作，其完整的工作流程涵蓋檔案的接收與收集、分類整理、價值與期限鑒定、保管與修復以及提供各種檔案服務和利用工作。同時，筆者綜合檔案學界對檔案管理的狹義界定，在參考華林、陳忠海、鄧紹興等學者觀點的基礎上，將檔案管理細化為檔案收集、整理、利用三大方面。圍繞檔案收集、整理、利用，本文將文獻計量方法應用于檔案管理發文統計研究，橫縱向對比檔案收集、整理、利用的發文數量、被引頻次、下載量等定量指標，以期探索近年來檔案管理研究的熱點、發展趨勢并深入分析其內在原因。

一、文獻計量的數據來源與分析方法

以CNKI全文數據庫“檔案學、檔案事業”中的“收集和整理、保管和利用、公布、出版”為數據來源?；谖墨I計量規律，并參考文獻引用率等指標，本文以5年為一個計量周期，選擇檢索時間為2008年1月至2012年12月（2008年后，相關研究進入蓬勃發展階段）的相關研究文獻，考量該周期內檔案管理研究的發展規律。檢索文獻集中在2015年《中文核心期刊要目總覽》公布的檔案事業類9種核心期刊上。在參考傅榮校等人在檔案學熱點問題分布調研中熱點統計的辦法，在被引頻次與下載量臨界值的選擇上，為有效提取熱點詞，檔案收集、整理和利用的文獻量不少于15篇：將收集和整理環節的被引頻次設為2，下載量的臨界值設為100次；利用環節的被引頻次設為10，下載量的臨界值設為500次。具體的分析方法上，采用縱橫向比較分析法，縱向分析檔案收集、整理、利用各環節發文數量特點；橫向分析檔案收集、整理和利用各環節的發文總量及發展趨勢等?？紤]到引文分析法具有一定的滯后性，筆者擬通過實時統計下載量來彌補不足。

二、縱向對比研究

（一）近5年來，“檔案收集”的整體發文量略有回落，年均發文量變化不大；其研究重點是新環境下檔案收集工作、檔案館藏資源建設、檔案收集的缺漏問題、特殊檔案收集、檔案收集理論

1.“檔案收集”在核心期刊上的整體發文量略有回落，年均發文量變化不大，且在2008年達到最大發文量。涉及“檔案收集”的發文量共計392篇，年均發文量78.4篇，其中在核心期刊上發表127篇，占總量的32.40%。

2.關于“檔案收集”方面的研究體現在：（1）新環境下的電子檔案采集研究。網絡環境下電子檔案的采集范圍、方法，包括電子簽名的電子文件采集對策等一系列問題展開研究。如周文佳等探討了自動捕獲軟件結合人工鑒別采集歸檔電子文件的方法；陳勇等探討了實施《電子簽名法》對電子文件歸檔管理技術、方法的影響；許存芝則對高校各類業務電子檔案信息全方位采集范圍進行了探討。（2）從檔案收集環節入手，探討如何做好館藏檔案建設與整合優化檔案資源。潘積仁等在檔案資源建設中提出將分散于各部門的各門類檔案集中統一管理的策略；在豐富與優化館藏上，提出除國家收藏（在國家檔案館法定的收集范圍）外，允許和鼓勵民間收藏對國家、社會有保存價值的檔案等。（3）反思檔案收集工作中的問題，尤其是如何消除收集缺漏對檔案管理工作產生的障礙。如蔣如原在分析歸檔材料收集不全原因的基礎上探討了相應的對策；賈玲等則從單一立檔單位入手，探討了立檔單位內各部門間如何互相配合以防止文件遺漏歸檔等對策。（4）基于宏觀視角探討非物質文化遺產及記憶工程建設中的檔案收集工作。如周平等就如何收集非物質文化遺產檔案資源，優化其配置和管理等問題進行探討，提出社會力量及民間團體的專業優勢是促進非物質文化遺產保護、傳播的關鍵；呂紅則從記憶工程的視角探討了檔案收集工作，提出檔案收集應邊收集、邊保護、邊利用，突破傳統的“收、管、用”方式等。同時，檔案收集工作的重要性及收集工作中存在的無法收集、延遲收集、收集成本、效率等問題也引起較多關注。

（二）近5年來，“檔案整理”的整體發文量保持穩定，在核心期刊上的發文量略有下降；其研究重點是新環境下的檔案分類方法、檔案保管單位、專門檔案整理研究

1.整體發文量保持穩定，在核心期刊上的發文量略有下降，且在2008年達到最大發文量。涉及“檔案整理”的發文量共計317篇，年均發文量65篇，其中在核心期刊上發表131篇，占總量的41.32%。

2.關于“檔案整理”方面的研究體現在：（1）現代檔案整理技術與管理程序研究。包括非元數據檔案整理技術的實踐探索，即探討突破文檔一體化管理模式，采用能脫離網絡環境的、不用制定也不依賴“檔案元數據集”，應用于文書和科技檔案并適用于不同載體文件和實物混合整理的檔案整理技術；新技術環境下檔案保管范式與知識管理研究，如為應對信息環境下歸檔文件形態與數量的變化，徐擁軍等探討了應對信息環境中檔案整理程序界限模糊化的檔案后保管范式。（2）面向不同類型檔案的整理原則與方法研究。包括基建檔案整理方法研究，如金向軍等針對基建活動過程形成的檔案，通過整理步驟的介紹闡述如何使檔案有序化；重大活動與專項工作檔案的整理研究，如李興利等探討了對具代表性的地區、行業、單位、事件和個人的檔案進行重點管理的原則、方法；農業檔案整理，如王雅戈等對新農村建設背景下農業檔案整理中的問題、原則、方法、對策進行研究等。（3）檔案整理具體業務如保管單位、排架、裝訂等問題研究。如袁尚華等針對檔案插卷、排架等問題，提出“兩號”（檔號和流水號）并用，流水號排架，變插卷為立卷的整理建議等。同時，“檔案整理業務外包”“非物質文化遺產文獻的整理工作”也值得關注。

（三）近5年來，“檔案利用”的整體發文量呈先降后升再回落的趨勢，在核心期刊上的發文量基本保持穩定；其研究重點是新環境下檔案利用方式、檔案館角色、民生檔案與社會化、開放檔案與保密工作、政府信息公開

1.整體呈量發文先降后升再回落的趨勢，且在2008年達到最大發文量。其總發文量共計2444篇，其中核心期刊746篇，占總量的30.52%。

2.關于“檔案利用”的研究體現在：（1）網絡背景下的檔案館服務模式與方法研究。包括數字化檔案信息開放利用的服務機制研究，如李揚新等探索了“開放存取”運動在數字化檔案信息開放利用服務新機制創新中的參考點和適用性：面向用戶的檔案信息集成服務模式研究，如梁孟華等開展了基于用戶需求的檔案信息集成服務模式構建及應用研究，指出檔案信息集成服務模式是檔案信息服務機構的發展方向；檔案信息資源整合研究，如曹航等創新了實現檔案信息資源深入整合中的借助信息技術、提倡創新機制、堅持區別對待等新原則。（2）檔案部門作為政府信息公開的主要平臺，在加大政府信息公開的同時，檔案信息公開利用制度構建、檔案信息公開與保密權限設立、劃分及管理模式探討等問題逐步引起重視。如王婭等基于政府信息公開背景，探討了構建合理的檔案保密與開放利用模式。楊霞則從促進綜合檔案館有效履行檔案信息服務的公共職能入手，重新探討了綜合檔案館以及檔案形成機關、利用者的權限。（3）信息技術的發展及用戶多元的信息需求促使檔案部門從內向型被動服務轉向面向社會、民生的外向型主動服務。如饒圓等提出了通過轉變檔案行政管理機構職能，拓展檔案館面向社會的檔案服務，實現檔案室對社會的有限開放，培育檔案中介機構參與檔案服務等新舉措來實現檔案部門的社會化服務；張林華等也對如何利用館藏檔案服務民生的途徑進行了有益探討。同時，檔案界對檔案利用中的安全保護、檔案編研工作等給予較大關注。

三、橫向對比研究

（一）2008年，檔案“收集、整理、利用”的發文量均達到最大。三者中，“檔案利用”的發文量最大

以“檔案收集、整理、利用”為主題的文章，在核心期刊中的占比分別為32.40%、41.32%、30.52%。其中，“檔案利用”的發文量占77.51%，表明近5年來檔案管理研究中“檔案利用”研究最受重視。

（二）“面向新的信息環境創新管理技術與方法”“基于工作實踐完善檔案管理理論”“專門或特殊檔案管理研究”是三者共同關注的內容

1.面向新的信息環境創新管理技術與方法。其中，檔案收集的研究熱點包括網絡環境下電子文件采集方法、范圍研究；含電子簽名的電子文件采集對策研究等；檔案整理的研究熱點包括非元數據檔案整理技術、后保管范式與知識管理、檔案數字化整理等研究；檔案利用的研究熱點包括網絡背景下的檔案館服務模式研究等。

2.基于工作實踐完善檔案管理理論。檔案收集中，體現為“大檔案觀”理論指導下的依據知識資源體系擴大檔案收集范圍的研究；科學發展觀指導下的檔案收集理論研究等；檔案整理中體現為事由、來源原則在數字環境下的應用研究等；檔案利用中體現為檔案利用服務社會化的理論、服務機制創新研究等。

3.專門或特殊檔案管理研究。檔案收集中，關于非物質文化遺產檔案、世界遺產檔案的收集研究；檔案整理中，關于重大活動與專項工作、基建、農業、城建、高校檔案的整理研究：檔案利用中，關于高校、工程及企業檔案等利用研究。

（三）檔案收集研究相對宏觀，檔案整理研究注重實務，檔案利用研究則更為多元

1.檔案收集研究側重宏觀反思，檔案整理研究傾向實務探討。檔案收集研究強調收集環節的重要性或對檔案收集工作的反思，如強調檔案收集工作是檔案工作的基礎，探討檔案收集工作難做背后的深層次原因。但探索收集中改革收集業務流程、操作方法等內容的文章偏少。而整理環節傾向于探討檔案整理實務，如探討檔案整理以“件”或以“卷”為單位的利弊，或檔案整理過程中排架、裝訂方法以及檔案整理業務外包等研究。

2.檔案收集、整理研究面向檔案機構內部需要，而檔案利用研究面向社會拓展。檔案收集、整理研究偏重于檔案局（館）內部檔案管理理論、方法、模式的探討研究，具有一定內向性。而檔案利用研究則更多強調檔案管理部門的社會服務職能，關注檔案管理部門如何與政府機構、社會、公眾對接，探討公共管理環境下的政府信息公開及檔案服務模式、方法，更好地發揮其外在服務職能。

3.檔案利用研究更為多元。如新信息技術在檔案利用的作用上，研究主題拓展至檔案資源開發、共建共享技術、信息檢索利用技術等；在檔案資源開發上，研究主題拓展至多元機構（如檔案館、高校及企業等）檔案編研工作及服務探討，編研工作選題探討及編研理念創新等；檔案開放利用的研究主題拓展至檔案開放利用中檔案保密、個人信息安全及知識產權等。原因在于：（1）檔案管理部門職能的演變，推動檔案利用研究面向社會拓展。隨著檔案事業重心從政治建設轉向文化、民生建設，檔案管理部門的職能也不斷拓展，除肩負科學管理檔案的重任外，還應致力于社會化的服務工作。檔案管理部門職能向公益性與社會性的演變，推動了檔案利用研究向社會領域發展。這要求檔案管理部門除了履行面向機關單位的檔案保管、服務職能外，還應努力實現其傳統職能的拓展與創新。如在接收政府公開信息、提供現行文件與政府信息等資源開發利用上，檔案管理部門應充分發揮其“局館合一”管理體制的優勢，利用自身的館藏優勢提供查閱檔案的場所，充當檔案開放的窗口。（2）對檔案利用的重視，促進檔案利用研究方向的多元化。隨著社會檔案意識與需求的不斷加強，檔案信息獲取途徑的暢通，檔案利用中公民隱私權的保障信息等問題，促使檔案管理者面向社會公眾，共同推進檔案利用工程，這也極大促進了檔案利用的研究。加之新信息技術環境下，檔案管理業務流程設計在整合檔案資源，促進文檔一體化管理中更加強化檔案的利用功能。因此，相較于檔案收集和整理研究，檔案利用研究的成果更為豐富。