醫院檔案管理中權變管理理論的應用探析

李娣

摘 要：醫院檔案作為一種特殊的資源，對醫院的發展有著極為重要的作用，檔案是醫院醫療技術與管理經驗的總結，加強對檔案的管理，保證檔案的完整性對醫療工作的展開有重要意義。因此檔案管理人員更要運用科學的管理方法對檔案進行保管，本文主要闡述了權變管理理論的主要內容以及醫院檔案管理中權變管理實施的意義，探究權變管理在醫院檔案管理中的應用。

關鍵詞：權變管理理論；醫院檔案管理；應用

1 概述

權變管理理論是20世紀70年代在美國形成的一種管理理論。這一理論的核心是研究組織的各子系統內部和各子系統之間的相互聯系，以及組織和其所處的環境之間的聯系。權變理論為人們分析處理管理問題提供了一種新思路。它要求管理者根據組織的具體條件極其面臨的外部環境，靈活地處理各項具體管理業務[1]。使管理者能夠更注重實際情況，在分析內部環境與外部環境的基礎上，提出相應的靈活的管理策略，使管理活動更加實際有效。美國尼布拉加斯大學的盧桑斯教授提出，權變管理理論把環境的作用具體化，使得管理實踐與管理理論緊密結合。權變管理理論從宏觀的角度去思考管理方式，這種理論，實際上是一種因地制宜的管理理論[2]。

2 醫院檔案管理中權變管理實施的意義

2.1 權變管理理論能夠使醫療檔案管理的作用得到更好的發揮。醫院的檔案是對醫院發展歷程的一種記錄，它是現代醫院管理的一部分，能夠從各個角度展現醫院不同歷史背景下的重要工作、人物與事件。在醫院的各種活動中積累沉淀下來的極具價值的文件、圖表以及錄音錄像等各種檔案資料是醫院的寶貴財富，有豐富的文化內涵和參考價值。對醫院檔案資源的有效管理，可以極大地推動醫院管理科學化程度，建立先進的現代醫院管理體系。醫院通常設有綜合檔案管理室，管理醫院黨政文書、人事記錄、會計記錄以及基建檔案等。病案在醫院中有著一定的特殊性，存放于病案保管室。依據檔案管理的基本理論，檔案管理是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統，并且不斷和外部環境發生能量和要素的交換[3]。

2.2 能夠有效解決醫院檔案管理中出現的問題。醫院工作以治療工作的開展為重心，主要活動集中在如何提高醫療水平和對醫療環境的改善中。檔案管理工作在以往的醫院組織管理中往往不被重視。近年來，由于檔案目標管理評審活動的開展，醫院對檔案管理工作的重視程度也在不斷增加，但在對醫院檔案管理過程中仍然有很多不足。主要表現在：一是檔案的分散管理，缺乏有效的系統監管。在醫院的發展中，各地區的醫院都能夠做到從自身實際出發，制定出符合醫院發展現狀的管理制度，但在醫院檔案的管理方面，涉及檔案管理的制度并不完善，檔案管理人員的責權劃分也不明顯，使得部分檔案文件仍然分散在科室或者個人手中，檔案資料的收集整理遲滯。二是管理制度不健全、管理水平低。醫院的發展規劃中并沒有對涉及檔案管理的部分管理制度作出明確的指示，沒有專業的檔案管理工作人員對檔案進行科學系統的收納整理，檔案室的開放進度緩慢，檔案管理工作與醫療業務的發展不同步，這些問題都嚴重制約了檔案管理水平的進步，同時也對醫院基礎設施修繕和后續醫療技術的發展產生影響。

2.3 能夠促進醫院文化的發展、培育優秀的醫院文化。培養醫院文化需要從對醫院發展歷程的了解與對傳統醫院文化的繼承和發展開始。醫院檔案是醫院歷史文化的載體。醫院文化體現的是醫院的人文精神，是醫院辦院宗旨的所在。

檔案對醫院的歷史、重要人物與發展歷程都做了詳盡的記錄，對這些檔案的開發，有利于醫院工作者對醫院文化精神的深入了解與繼承發揚。

3 權變管理在醫院檔案管理中的應用

3.1 在醫院檔案管理觀念中的應用。權變管理理論要求檔案管理工作者的管理理念隨著外部環境的變化而變化，新的《全國檔案信息化建設實施綱要》指出，檔案信息化建設要與國家信息化發展步調一致，適應檔案事業發展的要求，促進檔案事業的可持續發展。這就要求檔案管理者在管理檔案的同時，運用權變管理的思路，注意與外部世界的溝通，時刻關注新的政策與技術在檔案管理工作中的作用，并運用到醫院檔案管理中去。

3.2 在醫院檔案管理的組織結構中的應用。權變管理理論要求檔案管理工作者既要把檔案管理工作看成封閉的，維護好檔案資料的完整性，又要把檔案資料看做是開放的，做好借閱工作。權變管理理論對醫院檔案管理工作的組織結構產生了極大的影響[4]。在醫院的發展過程中，檔案工作部門對檔案的管理就不再局限于檔案保存與維護，而且要注重檔案資源的開發，避免檔案資源的浪費。

3.3 在醫院檔案管理的人員管理中的應用。醫院的工作量大，部門結構復雜，在不同的時期醫院各項檔案存積在不同的部門，隨著醫院的發展、組織結構的調整，醫院檔案資料的完整性受到威脅。這種現狀，對現代醫療事業的發展和檔案資源的開發都有著不利影響。醫院檔案管理是一個過程，要注意對管理人員組織的培養，對人員的選拔錄用也要遵從權變管理理論的要求。首先是要依據權變管理理論的指導制定出符合當前實際的管理政策，就醫院檔案管理工作而言，可以設立一個單獨的檔案室，由專業人員進行檔案維護和管理[5]。其次，要依據管理人員的層次進行管理，明確責權，防治醫療資源的濫用與浪費；再次要運用權變管理理論對檔案管理工作者進行培訓、錄用與獎懲。

4 總結

綜上所述，權變管理理論的實施對醫院檔案管理有著積極的作用，它能夠積極的、全面的促進醫院檔案管理事業的發展，保證醫院檔案資料的完整性與有效開發。因此，在當代管理工作中，依據各地區的實際情況，重視權變管理理論的指導，對傳統檔案管理模式的不足進行反思。針對醫院發展的內部環境與社會環境的變化，采用不同的管理模式，使檔案在醫療事業中發揮更大的作用。

參考文獻：

[1]張秀玲.現代醫院檔案管理體會[J].經營管理，2010（1）：87.

[2]姜月仙.新形式下醫院檔案管理現狀分析與對策[J].醫學信息，2010（1）：96-97.

[3]蘇艷梅.淺談檔案管理在醫院管理中的重要地位與作用[J].臨床醫藥實踐，2010（1）：106-108.

[4]林清.加強醫院檔案信息化管理工作的探討[J].醫學信息，2010（11）：3958-3959.

[5]王凡，李金梅，魏海建.加強醫院檔案管理的探討[J].中國臨床研究，2010（3）：258-259.