淺析會計電算化下的內部控制

黃敏

摘 要 會計電算化的廣泛應用，內部管理問題日益顯著，使會計電算化內部控制更加復雜化。本文對會計電算化下的內部控制特點進行介紹，并分析了內部控制存在的問題及其原因在此基礎上提出了相應建議。

關鍵詞 會計 電算化 控制

實施建立電算化會計系統，目的在于實現會計工作的準確、有效，優化升級。國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現象有增無減，而且一旦出現舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度是非常有必要的，嚴格的內部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證。

一、電算化會計內部控制體系的特點

（一）電算化會計內部控制系統簡化了傳統會計的內部控制作用

在傳統會計內部控制系統中，企業的會計部門內部之間彼此分工明確，每人具有不同的職責與任務，從而形成一個由會計人員組成的網絡式的內部控制體系。這個體系對于內部控制十分的嚴密，雖然在效率上沒有電算化效率高，但是在防止舞弊紕漏方面具有很好的效果。而電算化會計系統在這一點上存在著其自身特有的弊病。由于電算化會計信息系統的工作方式是首先將企業或單位的數據整合，將所有的信息集中在進行的會計工作中。使得傳統的會計人員分工形成的內部控制的模式無法發揮作用。取而代之的是電算化會計形成了數據處理環節分組的方法，形成對于數據的收集、編審、處理、管理、系統維護等鏈條式的內部控制體系。

（二）電算化會計信息處理系統在自身的工作運行中存在的復雜性的特征

由于電算化會計系統在處理信息的方式上與傳統會計模式也截然不同。這種性質決定了對于電算化的內部控制管理的方式也呈現出復雜性的特征，其內部控制的廣度與深度范圍也擴大了。例如對于電算化會計系統的開發上，避免不了的存在著開發過程中的會計控制問題。以及在對于數據編碼的控制，這些都將增加對于內部控制的工作難度。

（三）電算化會計系統的模式造成在進行內部控制的過程中控制風險加大

從形式上而言，傳統的控制方式不能完全適應電算化的需要，但是新的工作模式又存在著更多的問題與弊病。在控制手段和方式上，應當將傳統的控制模式與新的問題結合起來看，既要保留傳統控制模式中的有用手段，又要增設相應的電算化會計系統的控制手段。這樣從側面反映了電算化控制技術的復雜性特征。

二、電算化會計內部控制存在的問題

（一）電算化會計系統在具體運用的時候是通過財務軟件實現其目的的，而往往這些由于不同公司開發的電算化的財務軟件之間缺乏數據的內在銜接。造成在具體工作當中的效率不高的問題。而管理性軟件的開發難度更高，存在的問題也就更多。

（二）電算化會計信息的安全性無得到有效的保證。電算化會計信息系統極大的提高了信息數據處理的能力，由于會計信息是以數據的形式集中儲存的，即使是通過加密等各種現代安全措施進行保存，也存在著極大的安全隱患，這種會計數據的安全性保障難如人意。存在著數據處理中隨意篡改而不易被察覺的漏洞;以及電子數據的天敵，計算機病毒的侵害會對企業會計信息造成不可挽回的損失。

（三）企業的會計人員整體綜合能力不足，在逐步實現電算化會計管理的今天，單一只能完成會計操作已經不能適應其工作需要了。電算化會計系統的維護以及深度會計電算化管理問題也日益凸顯出來，高級電算化人才的需求量正在逐漸增多。

三、完善會計電算化下的會計內部控制的幾點措施

（一）加強對會計基礎工作的控制。會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，做好會計基礎工作控制主要是在單位內部建立起一套全面、規范的管理制度和方法，以及完整的規范化數據格式。

（二）優化健全組織結構，使會計人員職責與權能明確。嚴格管理會計處理信息的授權職能范圍，將能有力確保在會計內部控制中對于數據的可控性操作。

（三）具體控制電算化下的會計處理操作。為了保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，應制定嚴格的計算機業務處理具體操作步驟和具體要求，如：各種錄入的數據均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證;數據錄入會計人員對輸入數據有疑問，應及時核對，不能擅自修改;發生輸入內容有誤的，需按系統提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正;明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，杜絕未經授權人員操作會計軟件，防止會計人員越權使用軟件;操作人員身份的密碼控制，操作人員離開機器時，應執行相應的命令退出會計軟件;要做好日備份數據，同時還要有周備份、月備份等等。

（四）加強對會計資料的管理。在實行會計電算化之后，隨著存儲介質的改變，對會計資料管理的要求也更加嚴格。應采取各種安全保證措施，做好防消磁、防火、防潮和防塵等工作，采用磁性介質保存會計檔案的，要定期進行檢查和復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失，所有的軟件文檔資料、數據結構形式、程序說明書和源程序清單均應按機密文件管理，報廢的計算機，應將其硬盤徹底格式化，以防數據泄密。

（五）加大對復合型會計電算化人才的培養力度。對電算化管理人員的培訓工作要經常性地進行，并結合經驗交流，使培訓收到實效。在吸納高校會計電算化畢業新生的同時，還應選拔具有一定計算機知識的會計業務骨干到高校進修計算機專業，這樣新老結合，高、中、低結合的會計電算化人才隊伍就會形成，必將推動會計電算化工作的進一步提高。

（六）加強內部控制審計工作。對會計資料進行定期審計，審查電子數據與打印存檔資料的一致性，審查數據保存方式的安全性、合法性，防止出現非法修改歷史數據的現象，對電算化系統運行的各環節進行審查，防止任何形式的漏洞存在。

隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及運行。會計制度中的新問題和新課題還會不斷出現，我們應按內部控制的原則，建立健全內部控制制度，防患于未然。在完善內部控制制度的同時，我們應該正確處理好其中的各種關系和問題，發揮內部控制制度的最大效應。為單位決策提供準確、及時的會計信息，提高企業的經濟效益。