大數據時代智慧檔案館構建探析

陳靜 韓海濤 田偉

摘要：本文設計了一種大數據時代基于RFID技術的智慧檔案館架構，探討了智慧檔案館的運行特征。最后展望了智慧檔案館服務的幾個發展方向：基于全面感知的一站式服務，基于信息移動的主動推薦服務。

關鍵詞：大數據智慧檔案館RFID服務

一、大數據時代智慧檔案館的架構設計當前大數據時代的洶涌來襲，對檔案人而言，最重要的就是要思考如何“管好”和“用好”檔案數據。要“管好”檔案數據就要建設能夠適應大數據采集和存儲管理的檔案館，想“用好”檔案數據就必須在大數據環境中建設以用戶為中心提供服務的檔案館。如果說檔案數據是“魚”，以往檔案工作模式則相當于“池塘捕魚”；在大數據時代，檔案部門面對的檔案數據規模大、種類多樣，工作模式要更主動靈活，就相當于“大海捕魚”。

因而，對智慧檔案館的研究成為檔案人應對大數據時代挑戰的重要課題。智慧檔案館的核心理念是智慧服務，而檔案館要提供智慧服務，就要將館舍、檔案、網絡、數據以及用戶統一在智能網絡中，達到有效挖掘、整合、利用各互動要素產生的海量結構化與非結構化數據的目的。本文提出一種智慧檔案館架構設計方案，通過以物聯網RFID（Radio Frequency Identification，無線射頻識別）技術為核心的信息感知技術，進行檔案館內部與外部信息交換，構成一個基于物聯網的全面感知的通信智慧系統。

以當前得到歐美國家廣泛支持的EPC Global（EPC是Engineer Procure Construct的簡稱，EPC Global是由UCC和EAN共同組建的RFID標準研究機構，負責EPC網絡的全球化標準，以便更加快速、自動、準確地識別供應鏈中的物品）物聯網體系架構為例，RFID技術在EPC Global體系架構下的應用主要是編碼技術、射頻識別系統和信息網絡系統。應用RFID技術的智慧檔案館，其中RFID標簽采用EPC編碼技術，“一檔一碼”實現對每一本檔案的管理，還能實現實時追蹤，同時還具有物體的具體分類信息和屬性信息，實現分類查詢、應用統計、借閱登記等功能。射頻識別系統是實現EPC代碼自動采集的模塊，EPC信息網絡系統由本地網絡和互聯網組成，是實現信息管理和流通的模塊。

基于上述分析，以下提出基于物聯網技術的智慧檔案館概念模型，（見圖1）：

（1）數據訪問層：主要功能是為上層的業務邏輯層提供服務，能夠封裝系統內的數據，負責檔案數據的存取工作。

（2）業務邏輯層：是其上層用戶界面層的服務提供層，主要功能是對檔案用戶以及檔案管理員所有的邏輯操作進行處理。

（3）用戶界面層：主要功能是實現人與系統的有效交互。該層包括RFID標簽讀寫組件和界面組件兩部分。標簽讀寫組件是計算機與RFID終端接口部分，實現RFID終端的讀寫功能。用戶界面組件的設計主要包括檔案借閱管理、用戶信息管理、用戶利用行為管理、檔案信息管理、設備信息管理、系統參數設置等。

基于上述整體概念設計，進一步提出大數據時代智慧檔案館硬件設備架構如下，（見圖2）：

（1）射頻標簽：射頻標簽主要應用于檔案案卷及實物檔案。作用是存儲檔案所蘊含的數據信息，包括檔案的元數據、位置數據等。射頻標簽在RFID讀寫器的配合下實現對館藏檔案資源的無線管理。

（2）讀寫器：檔案RFID標簽的讀寫器是智慧檔案館最重要的終端之一，負責對射頻標簽進行讀取、改寫，是連接射頻標簽與服務器的橋梁。

（3）射頻門禁：射頻門禁實質上是一個區別于讀寫器終端的特殊讀寫器，能夠識別所有通過門禁的射頻標簽中裝置的特定安全標識。根據系統安全設置，當射頻門禁識別到檔案實體的特定安全位值時會進行報警。

（4）分揀設備：分揀設備的作用類似于自動倉儲業務的自動分揀線，能夠自動準確無誤地識別館藏或新增的檔案信息，根據標簽信息與檔案數據庫的排架順序進行比對，確定特定檔案實體的歸架位置。

（5）盤點設備：盤點設備用于對檔案庫的館藏資源進行盤點，可包括推車式盤點裝置以及手持式盤點裝置，通過這些裝盤點標簽，實現檔案上架、盤點、倒架的自動化。

（6）管理員工作站：管理員工作站主要包含服務器、RFID讀寫器、充磁/消磁裝置等設備，對貼有射頻標簽的檔案或實物檔案進行自動化的識別、借還、查詢、檢索等處理。

（7）實時監控設備：用于對在線的RFID設備進行實時監控，確保系統在任何時候都能準確無誤地運行，減少因系統故障帶來的各種問題。

（8）無線AP設備：用于將館內的無線設備接入系統。例如，手持終端（盤點終端、分揀終端等）都可通過無線AP接入系統網絡，是整個系統各終端的聯系紐帶。

二、大數據時代智慧檔案館的運行特征

（一）檔案資源采集智慧化

大數據時代，檔案館要從狹義檔案觀向“大檔案觀”轉化，在檔案館的數據資源中，既有數字化的紙質檔案、接收進館的電子文件、音視頻數據庫，也有用戶利用信息、服務數據等數據資源，還應有意識地收集網頁、社交媒體等數據資源。這些數據的格式、特征多樣化，形成了大量的異構數據。來源廣泛、形式多樣的大數據檔案資源對檔案采集工作提出了挑戰，RFID技術與大數據技術的廣泛應用將為檔案館的數據采集帶來極大方便。未來的智慧檔案館建立的智慧檔案收集平臺，除了傳統的檔案采集方式外，還可以智能采集來自其他RFID終端的信息，并進行自動歸檔。一些底層化、碎片化、復雜化的非結構性數據也成為檔案館館藏的重要部分。不論是數字檔案資源的數量還是類型都得到極大豐富，檔案館的資源存儲可以輕松實現從“池塘”模式到“大海”模式的升級。

（二）館藏檔案管理智慧化

大數據時代，應用RFID技術建立的檔案智慧管理平臺可以實現檔案的安全和智慧管理，及對檔案的全生命周期的精準控制。在檔案的收集階段，綜合利用基于文檔一體化的電子檔案管理平臺，重點推進RFID技術在檔案的收集記錄、分類整理、編目存儲、區位存儲中的應用。在文件轉化為檔案后，可以進行檔案的盤點、分類統計、使用頻率的記錄。在調取檔案提供利用時，還可以實現檔案的定位功能、范圍控制、人員控制等。在檔案歸庫時，也可以通過檔案與系統的實時聯系，迅速確定其所在位置，及時糾錯預警。在檔案的監督管理中，可以實現檔案的倉儲容積、環境的實時統計監測及變化跟蹤等。應用RFID技術能夠非常方便地實現檔案利用信息的統計，我們可以將這些檔案利用信息應用大數據的技術方法進行數據分析和數據挖掘。RFID技術綜合其他感應技術，可以實現對檔案館建筑、各種設備運行的智能化監測、評價和即時處理，進而優化資源配置。

（三）檔案服務智慧化

大數據時代，應用RFID技術將檔案實體、檔案內容、檔案管理信息與互聯網相連，實現檔案工作人員與檔案、檔案與用戶、檔案與館舍、檔案與設備、工作人員與用戶、用戶與用戶，無所不在、無時不在地溝通與感知。在泛在的感知與互聯環境下，不論是數字化的還是傳統的紙質檔案，文字的還是多媒體的資源，編研成品還是檢索結果，傳統的查檔借閱還是檔案服務咨詢，任何信息都能迅速獲取和及時處理。用戶可以通過移動終端、互聯網及社交媒體等信息媒介來滿足檢索、咨詢、信息獲取等檔案利用需求，且不受時空限制。與此同時，通過對檔案館運行、檔案利用等大量動態數據、關聯數據和網絡數據的整合分析，又可以及時發現有價值的最新信息，預測用戶需求，更深層次推動檔案服務的智慧化。

三、大數據時代智慧檔案館的服務功能展望

（一）基于全面感知的一站式服務

智慧檔案館的一站式服務是基于全面感知的檔案信息資源的整合，在全面實現互聯和感知的智慧檔案館內，充分運用大數據技術，將各種載體類型、資源形式的實體檔案按照用戶查詢和利用的需求進行一站式整合。具有感知功能的檔案智慧管理平臺則將海量、異構、分布的各種數據資源進行匯聚融合，從而實現檔案管理、查詢、瀏覽、借閱的多層次、全方位方便快捷的服務，充分滿足檔案用戶的需求。

（二）基于用戶多元化的分眾服務

大數據時代，檔案資源和檔案服務對象的類型和層次呈現出更明顯的多樣化趨勢。因此從用戶需求出發，就是要革新傳統檔案館較低層次的“族群式”分眾服務，進行用戶需求分析，細分用戶類型，滿足用戶多元化的信息服務需求，進而開展分眾服務。智慧檔案館采用有效的數據分析和數據挖掘技術，可以為用戶提供更加細化的服務體驗。基于大數據的智慧檔案館分眾服務，用戶類型更易細分，用戶組織更加靈活。可以根據用戶屬性，分別從所在地域、使用語言、個人偏好、訪問頻率、來源渠道等多維度對用戶進行細分，因而更好地感知并滿足用戶需求，挖掘智慧檔案館不同類型用戶的需求特征，為針對不同用戶的精確服務奠定基礎。

（三）基于信息移動的主動推薦服務

面向大數據的移動情境感知綜合分析，包括FRID數據、傳感器數據、移動互聯網數據等多種來源的大數據，感知范圍不僅包括檔案信息，還有大數據環境中的時間、地點、用戶狀態及各種類型的傳感器物聯信息。通過對用戶在大數據移動環境中的行為軌跡、服務需求進行分析、預測，發現用戶真實的行為偏好和意愿，可以盡可能地還原大數據環境下用戶的行為模式、需求與能力、檔案利用方向等，從而更好地為信息移動推薦提供可靠而全面的情境，為用戶推薦更合適的檔案信息。微博、微信等現代社交媒體也是開展檔案信息主動推薦服務的便利平臺。

*本文為2014年度國家檔案局科技項目“大數據時代檔案館服務創新與發展趨勢研究”（課題編號：2014-X-16）階段性研究成果之一。

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