對勞動人事檔案管理現代化的探索

張紅巖

隨著我國社會的健康快速發展，一些發展較快的企業的業務量和范圍逐漸增大，大量的文字的資料，照片，圖片等檔案開始增多，這些東西都是企業的發展歷史，還包括一些企業重要事情的記錄，對于企業來說這些檔案十分重要，需要給予足夠的重視。因此，企業檔案管理工作逐漸受到了企業領導的重視。但是，由于這是一個新興行業，我國絕大多數的企業以前都沒有過該方面的工作經驗，因此，在實際的檔案管理工作過程中存在著很多問題，下面，我們就來具體分析一下企業對勞動人事檔案管理的現代化探索。

對勞動人事檔案管理工作是近些年來才逐漸被重視起來的工作，以往的企業雖然說也都建有檔案室，也有自己相應事跡材料的收集和整理工作，但是，都很不正規，缺乏統一有效的管理，更有甚者甚至都沒有設立檔案管理部門。不過值得我們高興的是，隨著社會的不斷進步，企業的領導們終于認識到了檔案管理工作的重要性，開始逐漸關注該部分工作了。但是，由于我國該方面的工作起步較晚，沒有什么實際的工作經驗，一般都是按照外國的公司來做，但是，別人的東西卻并不能很適合自身公司，因此，可以說現代我國企業的檔案管理工作還存在著很多問題，需要去改善，需要不斷地創新，才能滿足現代社會的需求。

1. 研究勞動人事檔案管理現代化的意義

為什么要研究勞動人事檔案管理的現代化建設？研究這方面的內容究竟有什么意義[1]？首先研究勞動人事檔案管理現代化建設是相關企業發展的需求。一個企業的運轉涉及到許多人的參與。人員的流動性比較強，因此對于人員的管理也是比較困難的一方面工作。加強勞動人事檔案管理的現代化建設可以有效的對人員進行管理，是企業發展的需要；此外，研究勞動人事檔案管理現代化工作，是這項工作本身發展的需要。勞動人事檔案管理也是一項單獨的工作。也是需要不斷的發展、創新和建設的。研究勞動人事檔案管理的現代化建設，有利于勞動人事檔案管理工作自身的發展與建設。

2. 勞動人事檔案管理現代化建設過程中存在的問題

對勞動人事檔案管理的重視意識淡薄。不得不承認勞動人事檔案管理在進行現代化建設的過程中還是存在一定的問題的，其中，比較突出的問題之一就是對勞動人事檔案管理的重視程度比較低。勞動人事檔案管理本來應該是一項非常重要的工作，必須由獨立的部門、專業的人士來進行勞動人事檔案管理的工作。然而，現實生活中情況卻不是這樣的。許多企業并不是由專門的人員進行勞動人事檔案管理工作，有些企業甚至都沒有設立勞動人事檔案管理部門。

對勞動人事檔案管理缺乏一定的規范。勞動人事檔案在進行入庫的之前，要進行統一的編制管理，以便于以后進行查閱，但是，目前我國很多企業的勞動人事檔案材料制作都不規范，讓人看起來十分混亂，查閱的時候更是十分不便。一般的檔案材料，須統一使用一定規格的辦公用紙，大于或小于規定規格的檔案材料，以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行一定的后期制作[2]。這就使得檔案管理工作的難度加大。但近幾年來，時常有不同規格的材料歸檔，這些材料裁剪非常困難，同時也使得檔案案卷很不美觀。在查閱的時候也是非常的困難的。

勞動人事檔案管理隊伍比較薄弱。在進行勞動人事檔案管理現代化建設過程中，還存在的問題就是管理隊伍比較薄弱。主要體現在以下幾個方面：首先管理團隊的人員力量比較薄弱。這句話的含義是指勞動人事檔案管理工作人員在數量上比較少。這主要是由于沒有受到重視的原因；其次是管理團隊的素質比較薄弱。這里所說的素質僅僅是指專業管路技能。

對勞動人事檔案利用價值不高。勞動人事檔案管理工作的首要目的就是方便日后的利用，但是現實中許多企業的勞動人事檔案資源基本上很少會被再利用起來，因此困擾檔案館工作的另一個問題就是勞動人事檔案資源再利用程度有限。有很多事業單位沒有能夠最大程度的發揮人事檔案應當發揮的作用。對檔案的管理工作僅限于整理和保管，片面的認為不丟失不損害就完成了工作。忽視了對檔案資料利用這一重要工作環節。也正是由于這樣的疏忽使得浪費了許多有用的勞動人事檔案資源。

3.加強勞動人事檔案管理現代化建設的幾點意見

加強對勞動人事檔案管理的重視程度。要想做好勞動人事檔案管理現代化建設工作，第一步就是要提升領導人對于檔案創新管理工作的重視程度。具體可以從以下幾個方面入手：首先加大檔案創新管理宣傳力度。加大檔案創新管理宣傳力度可以從根本上提高工作人員的重視程度以及糾正對檔案創新管理工作的片面認識；此外我們應當經常學習與檔案創新管理相關的法律條文、規章制度。以此提高就職人員的檔案意識，正確的認識并理解到單位創新檔案是國家的寶貴財富，是各項事業協調發展的重要工作基礎，意識到一名檔案創新管理人員的光榮感和使命感，由此激發他們的工作熱情和工作積極性。從而達到建設現代化勞動人事檔案管理工作的目標。

規范勞動人事檔案管理的準則。規范勞動人事檔案管理準則也是建設現代化勞動人事檔案管理的一個有效措施。具體可以從以下幾個方面入手：首先建立一定的管理準則。管理準則是很好的進行勞動人事檔案管理工作的前提。如果沒有準則的約束，那么工作的進行將會出現許多的問題；接著對已經建立的準則進行完善。一個準則在運轉的過程中，會暴露出一些問題。相關的管理者要根據暴露出來的問題，對勞動人事檔案管理準則進行一定的補充、修改與完善。這樣可以更好的使得準則執行約束的職能。

建設專業的勞動人事檔案管理團隊。想要更好的建設現代化的勞動人事檔案管理，可以采用的有效措施就是建立專業的勞動人事檔案管理團隊。一項工作要是想有好的結果，那么就必須要有好的員工進行工作。因此，對于檔案管理工作的人員的管理，還需要進行創新。具體可以從以下幾個方面入手：以往的管理模式過于單調，沒有活力。致使檔案管理工作效果不好，效率低下。因此，我們可以通過對檔案管理人員進行相關工作獎勵，這種創新的人力資源管理模式，來提升檔案管理工作的成效。從而保障事業單位檔案管理事業的健康發展。此外，相關的企業可以定期的對勞動人事檔案管理工作人員進行培訓。培訓的目的是使得他們掌握最新、最全的管理知識。以至于他們能更好的完成工作。

充分利用勞動人事檔案資源。充分利用勞動人事檔案資源也是勞動人事檔案管理現代化建設的一個目標。具體可以從以下幾個方面入手：首先，各大企業之間應該進行勞動人事檔案資源共享。有效的對資源進行共享是充分利用勞動人事檔案資源的前提；接著各大企業之間也要建立一定的保護措施。勞動人事檔案資源并不是可以隨便泄漏的。在使用的過程中也是需要進行一定的保密工作的。這是對員工應該盡到的責任。因此各大企業在進行資源共享的過程中，也要建立一定的管理措施。這樣可以有效的保證資源的安全性。

一些文字方面的資料對于企業來說是非常重要。如果不能很好的進行勞動人事檔案管理，那么會帶來許多的問題。因此希望企業領導人能夠認識到自身單位的實際情況，再結合其它單位的管理經驗的時候能夠根據實際情況而定，不斷的融合一些創新的思維。從而有效的避免一些不應該出現的檔案管理問題，為企業的未來做出做大的貢獻。

（作者單位：承德市人力資源和社會保障局）