淺析檔案管理工作中存在的問題與對策

摘要：檔案工作是一項系統性、專業性、保密性及政策性都較強的工作。因此，做好檔案管理工作顯得尤為重要，及時發現和解決檔案管理工作中出現的問題，是確保檔案發揮出應有作用的重要保障。本文簡要闡述了目前檔案管理工作中存在的問題，并提出解決對策，以供參考。

關鍵詞：檔案管理 問題 對策

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）重視程度不足

目前普遍存在著不重視檔案工作的情況，無論是領導還是工作人員都沒有重視起檔案工作，對檔案工作的認識還停留在保管、抄抄寫寫等“守住攤”式的工作狀態中，只要能保證找到檔案、找到記錄就可以了，這種認識嚴重阻礙了檔案管理工作的發展，沒有意識到檔案的重要性，也就沒有開發檔案信息的動力，直接導致檔案資源利用率低，從而無法促進工作發展。

（二）制度不健全

雖然《檔案法》已經實施多年，對檔案工作的認識也逐漸提高，但是很多單位的檔案管理細則、制度還不夠明確，甚至很多單位根本沒有符合本單位實際情況的檔案管理制度。制度的不健全，對檔案管理工作的影響非常大，工作人員沒有相應的制度作依照，無法有效開展檔案管理工作，無法規范檔案管理工作，同時沒有相應的制度約束，其他部門更無從配合檔案部門的工作。

（三）工作人員業務能力弱

目前很多單位的檔案工作都是其他部門人員兼職，即使專職做檔案管理工作的人員，其中也有很多都不是檔案相關專業的人員，基本都沒有經過專業的培訓，對檔案相關的工作甚至基本知識都不夠了解、不夠熟悉，日常的工作只是簡單停留在歸檔、保存的層面上，而不能做到及時收集、整理及開發檔案信息，檔案信息不能得到有效的開發，直接造成檔案利用率不高，檔案工作不能發揮其應有的作用。

（四）硬件設施薄弱

目前，很多單位還沒有專門的檔案室，一些有檔案室的單位設施也不夠齊全，檔案室空間比較狹小、沒有通風設施，導致檔案室潮濕，不利于檔案的保存，經常出現蟲蛀、霉變的情況，嚴重影響檔案長期保存。很多單位的檔案管理部門還沒有配備相應的計算機及網絡設施，造成收集、整理電子檔案信息等工作無法展開，同時由于沒有這些信息設備，檢索檔案也還在沿用傳統方式，嚴重影響了檔案的利用效率。

二、解決對策

（一）加大宣傳力度，提高認識

利用各種宣傳手段，包括電視、廣播、網絡等媒體進行檔案的重要意義、重要作用的宣傳，營造良好的社會氛圍。同時，在本單位也可以通過組織培訓、競賽等活動，在本單位內營造重視檔案工作的氛圍，使領導到工作人員都重視起檔案工作。

（二）健全制度

要根據本單位的實際情況，建立科學、合理的檔案管理制度。規章制度要對實際工作具有管理和規劃的作用，同時也要簡明扼要、符合實際、便于操作，只有這樣，規章制度才不會成為一紙空文，才能對實際工作產生效應，才能具有更好的指導性、約束性和規范性。在落實規章制度時，也要做到有章必循、遵章必嚴、違章必究、賞罰分明，以保持規章制度的權威性。

（三）加強培訓，提高團隊能力

工作人員的綜合素質是決定檔案管理工作成敗的關鍵。因此，要著力提高工作人員的綜合素質，一方面，在招聘檔案管理工作人員時，要進行專業知識考核及責任心的考查，要讓具有責任感及扎實的專業知識人員上崗工作；另一方面，對于在職的員工要進行系統培訓，包括檔案收集、整理、開發等專業知識的培訓，不斷更新員工的知識庫，以適應不斷發展的檔案管理工作。

（四）調動工作人員積極性

檔案工作比較枯燥單調，工作人員如果長期處于這種工作氛圍中，難免會出現厭倦情緒，這樣的工作情緒會非常影響檔案工作的發展，因為，只有工作人員具有一定的工作熱情后，才會主動思考，達到創新發展的目的。因此，我們需要大力激發檔案管理工作人員對工作的積極性和熱情，一方面，我們可以通過樹立典型的辦法，用榜樣的力量激勵員工；另一方面，可以設置一些獎勵措施，用完善的激勵體系激發員工的積極性。在設置獎勵措施時，要以每位員工創造的績效大小為依據，制定相對應的獎勵制度，充分體現“多創造價值多得回報”的理念。

（五）加大投入，提高工作效率

加大投入，完善檔案管理的硬件設施，從而保障檔案管理工作的有效開展。同時，也要加大信息化建設力度，檔案信息化對檔案開發和利用都具有重要的促進作用。信息化對檔案工作提出了新的標準和要求。檔案管理部門應運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平。配置完備信息化硬件設施，研究開發檔案管理系統軟件。同時，將檔案目錄與內容進行數字化設計，建立統一的數據處理格式，便于實現實體檔案盒和數字檔案的“雙套制”工作模式。

在日新月異的新時期，對檔案管理工作提出更嚴要求、更高標準，檔案管理部門和工作人員都要與時俱進，積極關注新科技，充分利用新成果，不斷提高檔案管理質量和效益，為檔案管理事業貢獻力量。

（作者簡介：于海燕，女，吉林省公主嶺市安全生產執法監察大隊；研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）