淺析如何做好檔案管理工作

摘要：檔案是歷史文化的承載和重要記錄，是社會發展的重要標志，是精神文明的傳承，是珍貴的文化遺產。檔案工作也是一個單位的重要基礎工作，它是提高單位工作質量和效率的基礎條件，是保證單位健康發展的必要條件。因此，做好檔案管理工作意義重大。本文簡單從幾個方面闡述如何做好檔案管理工作，以供參考。

關鍵詞：檔案管理 收集 創新

一、提高科技含量，實現管理現代化

檔案信息資源越來越豐富，種類越來越多，數量越來越龐大，如果仍然采用傳統的檔案管理方式，勢必會造成檔案工作質量和效率的下降，嚴重影響檔案的利用效率，從而阻礙檔案工作的健康發展。因此，我們要從多方面用現代的高科技武裝檔案管理工作，從而實現檔案工作的發展與時俱進。

（一）提高管理意識

管理是所有工作有效開展的前提，檔案工作也不例外，只有有效的管理，檔案工作才能順利展開。因此，檔案管理工作非常重要，需要各級領導及相關工作人員高度重視起來。可以通過各種宣傳方式宣傳檔案管理工作的重要意義和所帶來的社會效益及經濟效益，從而加強大家對檔案管理工作的認識，提高工作人員的責任心，營造一個全單位重視檔案管理工作的氛圍。

（二）掌握現代化管理技能

隨著科學技術的發展，信息時代已經到來，信息時代要求檔案管理要實現信息化和數字化，只有這樣才能跟上發展步伐，在新時期發揮出檔案應有的作用。因此，也就要求檔案管理工作者不僅要掌握檔案管理工作的基本知識，也要結合自己的崗位，不斷學習計算機技術、信息技術和網絡技術，從而擁有利用現代化技術管理檔案的能力。

（三）實現檔案整理現代化

將計算機作為整理檔案的輔助工具，可以大大提高工作效率和準確率。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為傳統的以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的代替，也可以按文件形成的先后順序打印，這樣既能夠減少人為操作過程中的誤差，又能夠體現出計算機的優勢，大大提高了工作效率。

二、廣開渠道，抓好收集工作

檔案的種類和形式都非常多，因此，一定要掌握好“有文必檔”和“有文不歸”的關系，明確檔案的收集范圍和收集重點，從而避免大量繁雜無用資料耗時耗力，保證收集全有價值的檔案材料。

（一）完善管理體制

健全的體制，可以使檔案管理工作有章可循、有計劃可依，因此，根據本單位實際情況，制定出一個完善、可行、便于操作的管理制度是非常必要的。同時也應該構建一個網絡體系，能夠協調各部門，都參與到檔案收集工作中來。每個部門都應配備一名兼職的檔案信息員，對本部門需要歸檔的文件材料及時送交檔案部門歸檔，同時，專職的檔案管理人員也要經常與檔案信息員聯系，對各部門檔案收集工作進行督促和指導，從而形成一個周密的檔案傳遞網絡，這樣就可以及時收集到檔案材料，避免了重要資料的流失，同時也提高了大家對檔案的重視程度。

（二）檔案工作人員要加強責任感

檔案管理工作比較繁瑣，費時費力，因此，工作人員要具備極強的責任感和熱情，才能做好檔案管理工作。檔案工作人員都要做到“三勤”：腦勤、手勤、腿勤。檔案材料紛繁復雜，檔案工作人員要根據單位各部門文件材料形成的規律進行主動收集，同時也要了解單位的重大活動，活動結束后及時收集材料，以避免漏掉重要檔案，收集到的檔案，要進行加工整理，鑒別分析，歸檔集中，總結出有用的信息材料，以提供給各部門作為參考，這樣才能使這些檔案發揮出應有的作用，其他部門才能看到檔案的重要意義，從而進一步加強對檔案工作的支持與配合。

三、創新思維，提高利用率

檔案管理的重要目的就是利用，只有提高利用率，才能使檔案管理工作可持續發展。

（一）樹立服務觀念

要樹立積極主動的服務觀念，改變傳統的“守攤式”工作態度。充分發揮助手作用，利用現代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，實現檔案信息資源共享。

（二）加強編研工作

做好檔案編研工作的關鍵是主動了解社會需求及素材情況，需要采取征編結合的方式，分析研究檔案，按照一定的主題對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編，編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更精煉、更系統。因此，要根據實際情況，編制科學合理的檢索工具，使檢索更加方便快捷，以提高查找的效率，從而增加檔案的利用率。

（三）提高工作人員業務能力

檔案管理工作人員要不斷學習，提高自身的業務知識水平。同時，也要了解熟悉檔案資料，做到心中有數，其他部門調用資料或者咨詢相關內容時，要在合法情況下迅速給出滿意的答復。另外，也要能夠按照有關規定，對所藏檔案進行保護，防止檔案破損、霉變、蟲蛀等情況發生，對重要文件要采取特殊的保護措施，以確保檔案的完整性。

（作者簡介：李偉，女，吉林省公主嶺市安全生產執法監察大隊；研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）