淺析X學院教務精細化管理

肖立容

摘 要：教務管理是高校教學管理的核心，精細化管理重細節、重過程、重落實、重質量、重效果，將精細化管理融入教務管理中，有助于教務管理水平的提高。通過分析X學院教務管理現狀及精細化管理的優勢，認為X學院實施教務精細化管理極為必要，并提出了實施教務精細化管理的措施。

關鍵詞：教務管理；精細化；高校管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2015）15-0229-02

教務管理是高校教學管理工作的核心，管理對象多樣、管理內容繁雜、管理信息多元、管理范圍廣泛，是管理和教學的紐帶，既管理教學，又服務教學。教務管理水平的高低直接影響教學工作的運轉、教學質量的優劣。隨著高校招生規模的不斷擴大、教學改革的不斷深入，教務管理工作繁雜性加大、難度增加，教務管理人員面臨更大挑戰。“天下大事，必做于細”，精細化是當代教育改革的重要方向，是教育改革與發展的新理念、新策略[1]。將精細化引入教務管理中以提高工作效率、提升管理水平、保障正常教學，已刻不容緩。

一、教務精細化管理內涵

精細化管理又稱精細管理、精益管理、零缺陷管理，最先應用于企業管理中，是指管理活動的精確化、標準化、程序化和細致化，核心思想是精、細、準、嚴[2]，是一個將管理責任具體化、明確化的系統工程，是一種由管結果升華到管過程，以最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式[3]。它提倡人們養成用心做事、重視細節、把小事做細、把細事做透的良好職業態度和職業習慣[4]。

精細化管理廣泛應用于企業管理中，且成效顯著。近年來，一些高校管理也開始引入這一管理方式。教務精細化管理是將精細化管理理念融入教務管理中，在教務常規管理的基礎上，以精益求精的工作態度和細節決定成敗的工作理念將管理工作做精、做細，認真落實教學細節管理，實現管理效益的最大化和最優化，追求管理工作的“精化”“細化”“優化”“深化”和“科學化”。

二、X學院教務管理現狀

目前，大部分高校都實現了院系二級管理，教務處負責統籌協調，二級學院負責具體事務的實施執行。然而，X學院目前并未完全實現院系二級管理，16個系中僅6個系配備教務人員，其他10個系的教學事務全由教務部承擔。X學院教務部教務工作內容繁多，包括教學管理制度文件的修訂、人才培養方案的修訂、10個系教學任務的落實與課程表的編排、課室管理、教材管理、學籍管理、考務工作、教學質量監控、全院性選修課申報與開設、教學實踐管理、成績管理、畢業資格審查、學位證和畢業證的制作與發放以及日常事務管理等等，而配備的教務工作人員僅10來人，工作任務之繁重難以想象，尤其是學籍管理人員需承擔全院16 000多人的學籍管理工作。

由于教務部教務工作人員少，教務工作任務多，教務工作人員勢必身兼多職，有些教務人員既要編排一些系的課程表、組織選訂教材、管理一些系的日常教學事務，又要組織各系修訂人才培養方案、制定和補辦學生證并注冊等，工作瑣碎繁雜，整天疲于執行事務性工作，工作繁忙而績效卻不明顯，時間緊、任務重，沒有多余的時間和精力投入教學管理研究及自身業務能力提升，更談不上尋求工作上的創新。長期瑣碎、繁重的事務性工作，使得教務管理人員工作積極性下降，抱著“無過便是功”的心態工作，很難創下業績，勢必影響工作質量和工作效率，進一步影響學校的教學管理和教學秩序。

教務部任務重而人員少，導致一些工作分工不明確、負責人不固定，本應屬于某位負責人的工作有時會因為其工作安排不過來而交給其他人去完成，而其他人需要花時間去熟悉此項工作，同時造成工作人員心理失衡，在工作中帶有負面情緒，在一定程度上影響工作效率。

三、X學院教務精細化管理的必要性分析

教務管理工作涉及學生管理和教學管理，服務對象既有學生，又有教師，是連接學校、教師和學生的橋梁，管理內容繁多，工作中任何細小的失誤都可能會影響正常的教學秩序。在繁雜的工作中，教務管理人員如何理清思路、合理安排工作，使得工作有條不紊地順利完成，是教務管理工作的重點和難點。

精細化管理要求管理精確化、標準化、程序化和細致化，其重細節、重過程、重落實、重質量、重效果。精細化管理通過對工作的重組優化，并以標準化的流程規范各項工作，量化細節，保障工作有條不紊地開展，既提高了管理效率，又節約了管理資源、降低了管理成本。教務管理由粗放型管理轉變為精細化管理，有利于用細致彌補缺陷、改善工作，有利于提高工作執行力、控制力和競爭力，有利于保障工作的時效性和準確性，有利于教務工作人員的工作重心由事務型轉移為決策型，使得教務人員有充足的時間分析總結工作以提高自身素養，更好地服務于教師和學生。因此，在辦學規模不斷擴大、教學改革不斷深入的背景下，X學院實行教務精細化管理極為必要。

四、X學院實施教務精細化管理的措施

（一）完善相關規章制度

規章制度是教學工作的規范性文件，是教學管理的指導性文件，是實施教務精細化管理的重要依據，全面的規章制度有利于教務工作的精細化管理。盡管X學院有一套完整的教學管理文件，但部分制度不健全或規則不明確，無法滿足教務管理實際情況，使得教務管理人員在執行某些事務時無章可循，只能按各自的意愿辦事。譬如，X學院欠缺完善的人才培養方案管理制度，導致有些系不按規則辦事，人才培養方案制定不夠嚴謹，課程設置不夠合理，變動時有發生，甚至因人設課，在一定程度上影響教學質量，且極易出現漏課、少課現象，造成工作失誤，影響學生畢業。為了更好地推進教務精細化管理，管理部門需深入師生中了解師生對教務管理的訴求，做好細致的調研和需求分析，按照精細化管理思路，精確把握教務管理的各個細節和過程，在現有規章制度的基礎上不斷加以完善改進。

（二）培養精細化管理意識，提高管理人員素養

精細化管理是一種“用心工作、愛心育人、真心服務”的優秀師德在學校管理中的具體體現，其目的就是把大家平時看似簡單、很容易的事情用心、精心做好[5]。與其說精細化管理是一種管理方式，不如說它是一種工作習慣，一種管理責任。精細化管理是對過程的管理，對人員的管理，它的實施需要人的推動，教務管理人員精細化管理意識的強弱、素質的高低是影響教務精細化管理實施的關鍵。這就要求教務管理人員首先要樹立精細化管理意識，培養精細化管理思維，認識精細化管理所帶來的效益，從細節做起，努力將小事做細、將細事做精；其次，加強對教務管理人員的培養，通過組織開展不同形式、不同類別、不同層次的業務培訓，提高教務管理人員解決實際問題的能力，增強工作積極性；最后，優化時間管理，制定詳細的工作計劃，使工作更有條理和針對性，理清工作思路，勤于總結，善于從失誤中反思，吸取經驗教訓，尋求改進的方式方法，不斷提升自我素養。

（三）加快推進院系二級管理

院系二級管理是高校教學管理體制改革的必然趨勢。目前，X學院教務部承擔過多具體的教務管理事務，不利于履行應有的教務改革研究、教學過程指導與監督等職責，不利于教務精細化管理的實施。因此，X學院應加快推進院系二級管理，合理分權給各系。教務部負責制定統一標準，統籌安排各項教學事務，明確教務部與各系職責，從宏觀上加強對教學及教務管理過程的指導與監督；各系在統一的標準原則下制定適應各系系情的各項教務管理實施細則和規范，以確保教務工作的程序化、規范化，同時負責各系具體教學事務的執行。教務部和各系分工合作，溝通協調，形成各司其職、高效有序的教務管理和運行機制，有利于學院對整個教學的宏觀管理和調控，有利于各系發揮主體作用，有利于教務精細化管理的全面開展。

（四）規范工作流程

精細化管理關鍵在精、在細、在優，瑣碎的教務工作需要標準流程加以規范，使得工作更加清晰明了，一定程度上提高工作效率。教務部需根據實際情況，結合師生建議，制定統一的事務辦理指南，分發給各系并公布在教務部網站，使得學生、教師辦理事情更加方便快捷，避免因不清楚辦理程序來回跑動而浪費時間，提高師生滿意度。此外，教務部統籌制定常規教務工作流程，統一標準，要求各系嚴格按工作流程辦事，在一定程度上可以約束工作人員，防止權力尋租現象，有助于提高服務水平和工作效率，推動精細化管理。

（五）明確分工，責任到人

實施精細化管理的關鍵在于教務人員對學院規章制度的貫徹執行，各系教務工作人員的執行力水平決定精細化管理實施的好壞。明確的分工以及完善的責任機制和過程監控機制是提高執行力的有力手段。教務工作涉及的對象眾多，一項教務工作分配下去后，往往很容易出現扯皮推諉等不良現象，嚴重影響工作質量和工作效率。因此，亟須教務部和各系負責人明確人員分工，實行崗位責任制，責任到人，實現責、權、利的有效統一，同時加強工作人員間的溝通，做到事事有人管，時時有人管。

五、結束語

教務管理是高校管理的重要組成部分，直接反映高校辦學水平的高低。精細化管理作為一種管理創新，是一項循序漸進的系統工程。由粗到細，由細到精，“不斷創新和改善”就是精細化管理的過程[6]。將精細化管理理念應用到教務管理中，有助于提升教務管理水平、維持正常的教學秩序、營造良好的教學環境，X學院應重視并推進教務精細化管理的實施。

參考文獻：

[1]趙長勇.學校精細化管理的內涵及實施策略[J].科技教育創新，2008（18）：284.

[2]湯軍，許希燕，鄔于川，等.淺析精細化管理在高校二級院系教學管理工作中法人運用[J].四川生理科學雜志，2012，34（3）：134-136.

[3]朱維明.實現企業的精細化管理[J].領導科學，2007（12）：51-52.

[4]楊顯貴，張昌民.精細化管理與大學管理精細化[J].上海管理科學，2008，30（2）：82-85.

[5]沈鳳飛.通過教學教務精細化管理促進電大內涵發展[J].山西廣播電視大學學報，2010（1）：18-19.

[6]吳志東.精細化管理從何而來[J].中外管理，2005（2）：92-93.