規范人事檔案的管理 促進檔案效益最大化

李宏

摘 要：人事檔案是人事管理工作的一個重要組成部分，它不但為企業招聘人員、選拔人才、聘用干部提供可靠的依據，同時也是合理調配使用人力資源的信息庫。文章以本企業為例，從人事檔案的規范化管理，便于有效利用；實現人事檔案信息化管理，便于人力資源信息共享；開展人事檔案編研工作，便于高效利用人事檔案的三個方面，論述了通過規范人事檔案的管理，積極開發人事檔案信息資源，提高人事檔案的使用價值，有效地利用檔案，最大地發揮檔案的作用和效益。

關鍵詞：規范管理 人事檔案 效益 最大化

中圖分類號：G472.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）04（c）-0186-02

人事檔案記載個人身份、學歷、資歷、工資待遇等方面的原始材料，故它是人生軌跡的重要憑證，且具有法律效應。航天科技集團公司一院十八所是一個企事業融合的單位，在職人員有一千多人，人事檔案有企業人員、事業人員還有社招人員，有干部還有工人，有在職人員、離退休人員和死亡人員的檔案，保存著近兩千多冊檔案。現以本企業為例，談談對科學規范管理人事檔案，發揮其人事檔案的最大效益的認識。

1 規范化管理，便于有效利用

1.1 建立完善制度，有法可依

在國家中組部、航天科技集團公司要求人事檔案目標管理考評定級前，該企業的人事檔案管理制度不是很健全，只是在人事管理制度中提到了人事檔案，并沒有專門的人事檔案管理制度。人事檔案管理基本上只是應付查閱檔案、接收轉移檔案。檔案的保管以人員姓氏排列，若出現沒有及時歸還的檔案不易發現，在統計各類人員檔案時，也是靠一本一本清點，費時費力效率很低，不但給利用者帶來不便，而且在檔案管理上已不適應新時代的要求。隨著國家中組部、人事部、航天集團的要求，上級對人事檔案工作越來越重視，進而本企業人事檔案工作也開始引起各級領導的關注，加強了人事檔案管理工作。目前，不僅建立了“十八所人事檔案管理規定”“十八所人事檔案工作目標管理考核制度”，還制定了“人事檔案查閱制度”“人事檔案庫房管理規定”等相關配套制度，并將人事檔案歸檔工作納入各部門考核之中。并且，為了進一步規范人事檔案的管理，去年還將“人事檔案管理規定”制定了本企業標準，在標準里明確了各部門管理職責，并對歸檔范圍、檔案材料的收集、歸檔的要求、檔案的分類、檔案的編號、檔案的組卷、檔案的保管和檔案的利用等要求詳細進行了的界定。通過一系列管理制度的實施，一方面使本企業的人事檔案管理有了根本的轉變，改變了過去以往都是檔案部門到各個部門索要歸檔材料的現狀，而現在基本做到了各部門能根據歸檔要求，按時向人事檔案管理部門移交歸檔材料，且上交的材料基本符合歸檔要求。另一方面，檔案庫房管理整齊清晰、統一有序，通過對兩千多冊的檔案進行合理分類、編制檔號、按序排列，為利用者提供了便捷的服務，也使人事檔案管理規范有序。總之，通過制度的建設和完善，不僅使人事檔案在工作中有章可循、在管理上有標可依、在考核時有法可依、在使用時有據可查，而且促進了人事檔案規范化管理，更便于有效利用，更便于檔案的效能發揮。

1.2 提高檔案意識，有檔可歸

在過去，一些領導對人事檔案管理工作的認識存在著一定誤區，認為人事檔案工作不是單位的中心工作，只是附屬性的工作，只要能應付查檔不丟失就行。一些員工認為，人事檔案是組織的事，材料都是由單位組織形成的，與己無關。個人填寫的內容對不對、準與不準，組織去核對就行，故上交的材料存在著：年齡、參加工作時間前后不一致、家庭主要成員不寫、學歷不符、考核材料中夸大自己的工作成績等現象，使得真實情況難以確定，給個人的定級、評聘、調資、退休等工作帶來很大的麻煩。這些都反映出人員的檔案意識不強，對人事檔案的重視不夠。

為了改變這一現象，該企業第一加強了人事檔案的宣傳力度，在全所范圍內進行人事檔案知識的培訓，宣傳人事檔案的重要性及人事檔案的作用。第二，梳理人事檔案中存在的各類問題，召開有所領導的主持的各部門主管領導和推進員參加的專題會議，每類問題每項逐條進行工作布置，并進行整改，每個人重新填寫履歷表。第三，將人事檔案工作由原來只是人力資源處負責，現改為分級負責各級責任，并對各級責任進行考核，確保材料按時上交。第四，在新員工入所培訓中，增加人事檔案知識的培訓。對調到本企業的員工，要求入所時都要填寫一份履歷表，此時對其進行人事檔案知識的培訓或宣傳，以此控制了人事檔案源頭工作。第五，利用員工到檔案室開具證明時機，向員工宣傳人事檔案的重要性和作用。通過這一系列的工作，在一定程度上提高了人員的檔案意識，保證了材料能按時歸檔，使人事檔案工作有了很大的改觀。

1.3 科學規范管理，有章可循

要做到科學規范地管理人事檔案，就要做到：第一，收集資料齊全，確保有檔可查。因人事檔案保存著每個人的學習、工作、思想品德的情況，以及身份、學歷、資歷、工資待遇等信息，故它是人的一生歷史的重要憑證。收集檔案資料是人事檔案工作的基礎，如果人事檔案中的材料不全，將會影響到組織需要考證個人信息情況時、或是解決個人的利益等民生問題時，因缺少原始材料而無法證實的現狀；若沒有依據材料，就不能開出相關的證明，則失去了檔案的使用價值和它的憑證作用。第二，鑒別準確，確保檔案真實可用。正因為人事檔案的原始性和真實性，才可將它作為證據使用、起到法律的效應。所以甄別檔案材料是非常重要的環節。該企業的做法是：人員到本企業后要填寫的履歷表，檔案管理人員一方面根據本人檔案中已有的材料對履歷表進行核實；另一方面與單位的材料進行核對，經校對后的履歷表再返回本人進行修改，經修改后的履歷表檔案人員再次核對，無誤后本人簽字歸檔，與此同時每個人和單位都存有一份電子版的履歷表，一是方便了個人查詢及以后個人經歷的續寫；二是為人事檔案信息化管理打下基礎。學歷學位材料必須是學校形成的原始材料，且該有紅章，若沒有則由學校開證明以證實。個人填寫的培訓、獎勵等內容，必須都要上交相對應的復印件，檔案管理人員核實后在復印件上蓋章確認，再將其歸入個人檔案。其它材料基本也是遵循上述原則。第三，整理有序，確保利用方便。為了科學管理人事檔案，該企業根據自身單位的特點，將近兩千多冊人事檔案分成七大類管理，即事業在職人員、事業退休人員、事業死亡人員、企業在職人員、企業退休人員、企業死亡人員以及社招人員檔案。然后按照不同類別的檔案，以姓氏及工作時間順序、統一方式編制檔號，制作背脊簽，使每份檔案都有一個唯一的編號，這樣方便了查找、利用、檢索和統計。再分類排架，使檔案庫房分類清晰、排列有序、規范統一、一目了然。在案卷整理時，按照中組部的要求和本企業的標準，對每份材料逐一進行整理、裝訂，編制打印卷內目錄。

2 信息化管理，便于資源共享

隨著計算機和網絡技術的發展，國外發達國家及國內部分單位已經將計算機技術應用到人事檔案管理，并通過互聯網實現了人力資源信息的共享。而我們采用的手工調閱檔案、一本檔案多次翻閱等舊的管理方式，不僅查找速度慢，費時費力，而且影響到檔案的現實效用和檔案的歷史價值，對人事檔案采用信息化管理方式，是人事檔案管理工作發展的必然趨勢。

如今在市場經濟條件下，對人力資源的需求越來越大，進而對人事檔案的管理提出了更高的目標。要跟上快速經濟發展的步伐，實現人事檔案信息化管理，提高工作效率，使人事檔案更好地服務于人力資源工作發展的需要，發揮人事檔案的作用，這已是毋庸置疑的。要實現人事檔案信息化管理，首先要有一套全整的計算機檔案管理系統，不僅要建立數據庫，還要有不同的功能模塊，便于數據信息編制、修改、檢索及按不同需求輸出相關信息。其次，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，完善數據庫。再次，對數據庫、管理系統進行聯機調試，達到計算機檔案管理系統正式運行狀態。運行后，為保證人事檔案信息的動態性和時效性，檔案管理人員對檔案的信息要及時傳輸，還要將人事檔案紙質與數據格式同時保存。最后，建立人事檔案信息網絡服務平臺，設置好一定的權限，對公開的信息可以通過網絡進行查詢。從而實現人事資源信息共享，充分發揮了人事檔案的效能。

3 開展檔案編研，便于高效應用

檔案管理的最終目的就是有效地利用，要更好地發揮人事檔案使用價值，則需要對人事檔案開展信息資源的開發研究，充分拓寬檔案工作領域，將死檔案變為活的信息。一方面，可以有計劃地開展檔案編研工作，如對各類人員檔案信息進行編輯，建立“各類人員信息庫”；對個人榮譽獎勵進行編研，填補歷史空白、完善企業歷史；對考核材料組織編研，形成對干部情況統計分析研究報告，可作為選用干部、考察干部的依據；利用計算機建立“人才庫”，將有關人員的簡歷、獎懲、考核、專業特長等信息資源編印成冊，提供有關部門參考，作為選拔人才的依據。另一方面，將現有HER—— 人力資源信息庫與人事檔案管理系統互聯，實現人力資源管理與人事檔案管理一致性、時效性，確保人事檔案作用的有效發揮。

積極有效地開展人事檔案的編研工作，既是服務于企業的中心工作和人事工作，也是人事檔案工作的落腳點，提高人事檔案使用價值的重要方法。

4 結語

人事檔案規范化管理，是根據各級組織的現實要求，科學地、系統地、動態地管理人事檔案，使人事檔案發揮更大效能，更好地為企業的建設服務。人事檔案信息化管理，是通過現代化管理技術，實現人事檔案信息資源共享，以提高人事檔案工作的效率、檔案的時效性和檔案的利用效率。開發利用人事檔案信息資源，有計劃開展檔案編研工作，可以最大限度地發揮檔案的作用，以獲得最佳的效益。通過人事檔案規范化的管理，使檔案資源更便于共享，從而提高它的價值，發揮其作用。

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