創新檔案管理制度的探索

張玲

摘要：隨著我國改革開放和社會主義現代化建設的進程，推動著企事業管理體制的改革，管理體制改革是適應企事業發展的必然要求。檔案管理制度的創新變革是適應社會和經濟發展的需要，是適應檔案管理現代化發展的需要，是推動檔案管理事業可持續發展的需要。

關鍵詞：檔案管理制度 檔案管理工作 建設 安全

在社會主義市場經濟體制下，企業之間的競爭越來越激烈。為了適應不斷出現的機遇與挑戰，企事業單位必須通過不斷的優化改革管理體制，才能在眾多競爭者中脫穎而出。制定檔案管理制度，是為了加強檔案管理工作，提高檔案管理質量，更好地為社會、為民眾、為企事業服務。檔案管理制度的強弱直接影響到檔案管理的效率和效能。但是檔案管理制度不能遵循一成不變的原則，要根據時代的不斷發展、社會的不斷進步而進行創新變革。只有通過不斷的創新變革，才能提供更優質的服務，才能更好地實現檔案管理的科學化、規范化、法制化的根本轉變。

1 現存檔案管理制度存在的缺陷

高速發展的社會要求企事業單位必須高速運轉，只有不斷更新管理制度才能跟隨上社會發展的腳步。檔案管理是企事業資源管理中不可或缺的一項基礎工作。檔案管理工作對企業的管理、經濟的發展起到了至關重要的作用。但是隨著經濟體制的不斷變革，檔案管理制度日漸僵化，無法及時滿足社會發展的需要。

1.1 檔案管理歸檔范圍未按細則劃分，內容模棱兩可，檔案管理制度缺少針對性和可操作性。部分檔案管理過程中，未能按照規定明確地分類、記載、整理等，待需要查找時難以及時查找到，造成資源利用不得當。

1.2 檔案管理制度執行力度不夠，缺少嚴格的規范和管理。檔案管理制度作為一項真實制度的存在，就要有存在的意義。然而部分檔案管理制度未能起到真正的規范和監管的作用，沒有一定的威懾力，無法約束員工的工作行為，造成員工工作水平參差不齊，造成檔案信息不完整，不安全，令檔案管理工作存在較多隱患。

1.3 借閱制度繁瑣冗雜，無法及時應對緊急狀況。由于檔案管理制度執行不到位，造成檔案管理過程不嚴格，盲目借閱的現象屢有發生。某些檔案管理員工由于工作懈怠，顧及面子問題、照顧特殊人員等原因，未按檔案借閱管理制度進行詳細記錄，導致檔案借出易、歸還難等現象。

1.4 檔案管理制度中針對檔案管理的失職行為未能按規定嚴格執行處罰，對違法犯罪行為姑息縱容。在檔案管理過程中，存在著嚴重的篡改信息、檔案造假等行為，這種現象在社會上已經是屢見不鮮。針對此類現象，并沒有按照嚴格的制度進行管理、制止，造成這種違規違法現象日益嚴重，造成此種作風日益漸長。

2 創新檔案管理制度的主要措施

作為基本的服務性、常規性的檔案管理工作，已經對信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等社會方面做出了不可磨滅的制度性貢獻。要想檔案管理制度適應時代轉型和社會進步的需要，適應社會多元化和復雜化趨勢，檔案管理制度就需要不斷創新改革，不斷推陳出新。只有打破日益僵化的傳統制度，才能引導檔案管理事業走向新的高潮。

2.1 加大檔案管理體制宣傳力度，重視檔案資源的內在價值。隨著國家檔案管理制度的頒布，檔案管理工作成為了社會日益重視的行業。企事業單位要重視檔案管理工作的存在，結合國家普法教育活動和檔案管理工作的實際情況，充分利用電視平臺、網絡平臺、多媒體平臺、雜志報刊等加強檔案管理制度在檔案管理工作中的關鍵作用。通過不斷的宣傳教育，使社會公眾認識到檔案管理的重要性和優越性，認識到檔案管理是市場經濟發展中不可缺少的戰略資源。只有真正意識到檔案管理工作的重要性，真正看到檔案管理工作的存在價值，才能充分利用檔案信息資源，才能使檔案管理工作在激烈的市場競爭中存活并有活力的發展下去。

2.2 培養員工的綜合素質，加強檔案管理團隊建設。檔案管理團隊建設的首要任務就是按照相關法律法規配置合格的充足的檔案管理人員。在檔案管理人員的任用上，要嚴格按照規定控制人員任用標準，實行資格證書上崗制度。加強檔案管理人員的培訓教育，積極開展網絡化、信息化、先進技術的業務培訓，提高檔案管理人員的工作能力和綜合素質。規范內部管理流程，要求檔案管理工作完全按照檔案管理制度執行，不能玩忽職守，不能馬虎大意，盡量避免失誤操作等安全隱患。對于思想行為不努力的員工，首先采取教育培訓的原則，若仍不思進取，則只能淘汰解雇。對于工作表現突出的員工，要實行獎勵制度，在很大程度上調動其工作的積極性。

2.3 促進管理設備更新換代，創新檔案管理工作平臺。加快信息化建設步伐，是社會主義市場經濟發展的需要。作為檔案管理企事業，要著重引進先進科技設備，重視檔案信息化管理的培訓，創建以數據信息為基礎的記錄，整理、流轉、處理、收集歸檔、保存利用的全新平臺，使檔案資源信息傳遞迅速，交流便捷。創建辦公自動化管理系統，為企事業員工的現代文明辦公和規范管理提供創新平臺。通過先進技術手段，加強技術應用能力，保證檔案管理系統安全運行。

2.4 加強工作流程、檔案信息以及檔案保管方式的管理，確保檔案信息運轉流暢、安全可靠。確保檔案資源管理的科學性和準確性，就需要檔案管理人員認真執行檔案管理的每一項任務和細節，嚴格執行檔案管理政策，做到對檔案管理情況的監控和跟蹤，做到定時定期進行檔案信息安全檢查，確保檔案管理工作安全穩定運行。

2.5 建立健全嚴格的權限管理機制，做好檔案信息的保密工作。檔案管理大到涉及國家信息安全，小到關系民眾利益。在檔案管理中，一定要建立嚴格的權限管理制度，不能隨意、任意放權，要確保國家信息資源、客戶信息的安全。

檔案管理工作必須緊跟時代的步伐，在檔案管理實踐工作中，積極探索創新管理方法，升華管理理念，努力提高員工的綜合素質，建立一支高度自覺、遵紀守法的檔案管理團隊。檔案管理工作必須緊跟時代的節奏，充分運用先進技術，做到檔案管理工作與社會經濟同步發展，做到員工能力和企業發展同進步。檔案管理制度必須打破傳統的陳舊觀念的束縛，看清發展的主要形勢，理清發展的主要思路，與時俱進，做好檔案資源管理工作，保護好企業和客戶的利益。

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