淺談事業(yè)單位網(wǎng)上報銷

楊承瑛

（浙江省公共資源交易中心 浙江·杭州 310012）

事業(yè)單位網(wǎng)上報銷系統(tǒng)不但可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位財務(wù)管理的高效化，而且將其與預(yù)算系統(tǒng)相結(jié)合，可以使單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員隨時了解預(yù)算的執(zhí)行情況，若將其與財務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)上銀行系統(tǒng)相連接，還可實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金報銷。因此，網(wǎng)上報銷可以從本質(zhì)上解決事業(yè)單位在過去傳統(tǒng)報銷模式下所遺留下的財務(wù)管理難題。

一、傳統(tǒng)與網(wǎng)上報銷的差異性

所謂傳統(tǒng)報銷所采用的即是純手工報銷方式，它需要報銷人員預(yù)先填寫紙質(zhì)單據(jù)，并由相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)分別在單據(jù)上進(jìn)行逐級審批，審批后的單據(jù)財務(wù)予以報銷。整個過程耗費(fèi)時間較長，也占用了大量的人力物力，工作效率無法保證。而網(wǎng)上報銷無論從理念和技術(shù)上都打破了傳統(tǒng)模式，它在單據(jù)填報上更加標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)審批流程更加規(guī)范化，而且審核過程由于實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，也可讓財務(wù)報銷流程跨越時空異地完成。下文將具體分析二者之間的差異性。

（一）報銷流程效率差異

如上文所描述，傳統(tǒng)報銷模式必須經(jīng)過手工填報單據(jù)—各級領(lǐng)導(dǎo)審批—財務(wù)報銷三大主要流程，這其中涉及到多人參與，而且手工填報等工作環(huán)節(jié)不能出錯，否則就要重做，其重復(fù)工作量較大。而網(wǎng)上報銷則在操作與時間上更加靈活，各級領(lǐng)導(dǎo)隨時可以進(jìn)行網(wǎng)上審批，而且報銷申請單中數(shù)據(jù)信息清晰且簡潔，它降低了報銷人員和財務(wù)人員的重復(fù)工作量。

（二）審批方式差異

傳統(tǒng)報銷模式在審批時需要將資料進(jìn)行整理后通過各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字審批，所耗費(fèi)的時間較長。而網(wǎng)上報銷模式則將各級領(lǐng)導(dǎo)的審批作為正規(guī)的財務(wù)事項(xiàng)，領(lǐng)導(dǎo)在審批報銷事項(xiàng)時可以從網(wǎng)絡(luò)上調(diào)閱與審批事項(xiàng)相關(guān)的文字、影像資料以及其他領(lǐng)導(dǎo)的審核意見，在網(wǎng)絡(luò)上展開工作研討，最后達(dá)成共識并經(jīng)過個人數(shù)字簽名授權(quán)通過審批。而領(lǐng)導(dǎo)審批后的票據(jù)是否符合事業(yè)單位財務(wù)規(guī)定則由財務(wù)人員審核。

（三）預(yù)算控制效果差異

傳統(tǒng)報銷模式的審批在預(yù)算效果控制方面較差，一方面領(lǐng)導(dǎo)無法了解審批事項(xiàng)中所涉及到的實(shí)時預(yù)算執(zhí)行狀況，所以易發(fā)生超預(yù)算、不符合審批范圍的報銷事項(xiàng)出現(xiàn)；另一方面，傳統(tǒng)審批無法實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制，個別財務(wù)人員由于他們對報銷審批工作經(jīng)驗(yàn)及能力的缺乏而有可能出現(xiàn)不符合單位內(nèi)部財務(wù)規(guī)定的操作，同時，報銷審批過程中也可能出現(xiàn)越權(quán)審批、簽字效仿等等紕漏，這些都是傳統(tǒng)報銷模式下內(nèi)部控制不當(dāng)可能導(dǎo)致的結(jié)果。反觀網(wǎng)上報銷模式可杜絕上述情況出現(xiàn)，預(yù)算一旦超支，系統(tǒng)就會提醒操作者，并鎖定網(wǎng)上流轉(zhuǎn)審批流程而無法繼續(xù)操作，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員及時發(fā)現(xiàn)支出超預(yù)算情況。

二、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)技術(shù)構(gòu)架

圖1 事業(yè)單位網(wǎng)上報銷系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)示意圖

如圖1，事業(yè)單位網(wǎng)上報銷系統(tǒng)構(gòu)架一定建立在一個靈活的技術(shù)基礎(chǔ)上，它適應(yīng)于事業(yè)單位內(nèi)的所有業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)變化。該系統(tǒng)的建立過程與ERP(資產(chǎn)管理系統(tǒng))、財務(wù)系統(tǒng)和網(wǎng)上銀行系統(tǒng)相對接，是典型的多接口平臺，系統(tǒng)中不但可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時錄入提取，也可以集成界面及系統(tǒng)功能，并實(shí)現(xiàn)技術(shù)上的擴(kuò)充，保證網(wǎng)上報銷審批流程的科學(xué)化進(jìn)程，有利于大幅提高事業(yè)單位的財務(wù)管理水平。

（一）網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的技術(shù)性要求

首先，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)了足夠的開放性，這其中就包括了可伸縮性、可移植性和可互動操作性?？缮炜s性就是對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能的擴(kuò)展能力和平滑升級能力，它可以為網(wǎng)上報銷審批增加節(jié)點(diǎn)，幫助財務(wù)人員分階段性有節(jié)奏的完成工作?？梢浦残哉f明了該系統(tǒng)不僅僅依賴于特定的硬件及軟件平臺，無論領(lǐng)導(dǎo)在哪里都可以通過網(wǎng)絡(luò)審批文件，完成工作。而可互動操作性則說明系統(tǒng)之間存在相互交流溝通的能力。再者，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的安全可靠性更強(qiáng)，基本不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸丟失的情況。

（二）網(wǎng)上報銷系統(tǒng)關(guān)于預(yù)算管理的功能要求

全面預(yù)算管理可以促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展，對單位實(shí)施全面的財務(wù)戰(zhàn)略管理具有重要意義。預(yù)算管理可以高度優(yōu)化單位內(nèi)部的資源配置，從而幫助單位提升經(jīng)濟(jì)效益。預(yù)算管理在事業(yè)單位財務(wù)管理中具體有以下作用：監(jiān)控單位預(yù)算、固化和量化單位戰(zhàn)略目標(biāo)、提升單位的戰(zhàn)略管理能力、考核和有效監(jiān)控預(yù)算的執(zhí)行情況，同時還可以有效的規(guī)避可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)就涵蓋了預(yù)算管理中所涉及到的預(yù)算編制、調(diào)整。執(zhí)行控制和查詢這四大方面。其中在借款和報銷的審批過程中，要經(jīng)過預(yù)算執(zhí)行控制環(huán)節(jié)，通過授權(quán)就可以為借款和報銷費(fèi)用項(xiàng)目與有關(guān)預(yù)算項(xiàng)目責(zé)任人進(jìn)行溝通，依據(jù)表單上所顯示的預(yù)算余額來判斷借款或報銷流程是否已經(jīng)通過。如果當(dāng)有報銷金額達(dá)到預(yù)先所設(shè)定的金額百分比時，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)會自動發(fā)出報警提示，達(dá)到預(yù)先控制預(yù)算的目的。一旦超過預(yù)算，借款或報銷人在填報單據(jù)時，系統(tǒng)就會自動禁止操作。

三、基于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實(shí)施的建議

（一）完美控制報銷審批流程

針對事業(yè)單位，內(nèi)控機(jī)制的完善就包括了報銷審批制度的成熟。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以為單位準(zhǔn)確把握各項(xiàng)工作的授權(quán)事項(xiàng)環(huán)節(jié)，判斷在各項(xiàng)工作所需要控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并為此制定相關(guān)報銷審批業(yè)務(wù)流程，輔助單位管理固定資產(chǎn)報銷事項(xiàng)。將固定資產(chǎn)驗(yàn)收入庫這一環(huán)節(jié)匯總到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，并為資產(chǎn)管理人員預(yù)留授權(quán)審批環(huán)節(jié)，降低財務(wù)部門對固定資產(chǎn)匹配報銷審批事項(xiàng)時的繁重工作量。

（二）理清網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與現(xiàn)實(shí)財務(wù)核算的對接環(huán)節(jié)

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)能否正常運(yùn)行取決與它與財務(wù)系統(tǒng)之間的對接環(huán)節(jié)關(guān)系，它能夠明確網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)正確性并順利生成會計憑證。關(guān)于對接問題，第一，要明確單位內(nèi)部的報銷種類，并進(jìn)行嚴(yán)格分類，這可以為網(wǎng)上報銷系統(tǒng)提供導(dǎo)入規(guī)范；第二，要明確網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是典型的內(nèi)部管理系統(tǒng)，而財務(wù)核算則要針對單位內(nèi)部要核算的科目、項(xiàng)目、部門和人員信息。所以應(yīng)該將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能及成本類型與核算科目對應(yīng)綁定，確保核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確反映各個會計科目，并且生成符合單位內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)的會計憑證。

四、結(jié)語

事業(yè)單位網(wǎng)上報銷系統(tǒng)大幅提高了事業(yè)單位財務(wù)管理相關(guān)工作的工作效率，同時也精細(xì)化了財務(wù)全面預(yù)算管理機(jī)制，政府方面應(yīng)該鼓勵事業(yè)單位這種現(xiàn)代化的財務(wù)管理創(chuàng)新思維，為其發(fā)展提供更好的財務(wù)支持。

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