高校“報賬難”的成因及對策解析

刁明蘇

（四川大學財務處 四川·成都 610065）

近年來，高校辦學規模不斷擴大和發展，從多渠道獲取的各類經費也逐年增多，隨著最新《高等學校會計制度》的頒布和實施，加之政府及其他民眾對教育事業投入更多的關心和關注，一方面促進了高校會計核算工作的發展和進步，另一方面又對核算工作提出了新的要求和挑戰。就目前情況來看，在傳統的高校報賬模式下，“報賬難”問題突出，這不僅消耗了師生大量的精力和時間，也降低了高校財務報賬的工作效率和工作質量，甚至在很大程度上影響了高校其他相關工作的順利開展和運行。因此，為適應現代高校的發展和需求，探究“報賬難”問題的現狀、成因及解決措施是十分必要和重要的。通過對傳統報賬流程中存在問題及成因的解析，可以找到有針對性的解決措施并予以實施，通過對所采取措施的有效性進行總結和反思，又能夠進一步優化和完善報賬流程和體系，最終促進高校的長遠發展和進步。

一、傳統報賬流程中存在的問題及成因

（一）報賬時間成本高，師生怨聲載道

對高校報賬人員而言，報一筆賬需要耗用大量的時間成本，究其成因，主要有以下三方面。

1.簽批耗時耗力。報銷事項的簽批是報賬業務的必需環節。由于高校財務一般實行“一支筆”的審批制度，而高校領導一般都是身兼數職、工作繁忙，報銷人員經常找不到相關領導簽字，因此往往在這個環節等待時間很長，甚至在多校區來回奔波。

2.報賬流程繁瑣致使報銷人員走彎路。對于不熟悉報賬流程的人員而言，報賬流程不易一次性掌握，因此可能會多走彎路，耗費多余的時間。

3.原始單據質量低致使實際審核耗時長。由于報銷人員不熟悉財經法規，經常出現憑證附件質量不高、報銷票據不符合要求的現象。在這樣的前提下，如果報賬人員又經常更換，則更不易實現報賬一次成功，如此反復，既浪費了相關工作人員時間和精力，也大大降低了核算人員的工作效率，同時還容易使報賬人員和相關工作人員產生矛盾。

（二）報賬工作量持續增長，核算人員不堪重負

隨著高校核算資金量的急劇增加，高校財務核算人員的工作壓力也不斷增大，這主要表現在兩方面：

1.核算業務量的絕對值增大。以某高校為例，2014年全年核算憑證總量高達20萬余份，而每一位核算人員完成的日均標準工作量比2012年增長50%，已經達到人力極限，但核算人員增加極為有限。這樣一來，核算人員經常處于滿負荷工作狀態，尤其是每年6月、9月、11月和12月等報賬高峰期，核算人員更是超負荷工作，這既容易讓核算人員在工作中出現更多的失誤和錯誤，降低工作質量，也很大程度上削弱了核算人員的工作熱情和工作積極性，從而很難做到為報賬人員提供優質的服務。

2.核算質量的要求相對提高。隨著國家對高校會計信息質量要求的提高，為適應新形勢下的新要求，高校核算中需要注意的事項和錄入的信息也逐漸增多，這也在一定程度上加大了核算人員的工作量。

（三）高校經費來源多元化，核算復雜性增強

隨著社會的發展，高校對外經濟業務關系日益復雜，相應的經費來源也變得多元化，不僅包括政府的財政撥款以及學生的學費，還包括高校科研經費的撥款、學校自籌收入、學校銀行貸款以及捐贈等獲得的收入。由于各項經費來源和性質的不同，因此對經費的使用方式、報銷流程、列支范圍的規定也有所不同，這就增加了報賬業務的類別，極大增加了核算的復雜性，致使報賬難度越來越大。

二、現階段高校解決“報賬難”所采取措施的優點和不足

現階段，國內各大高校為了解決“報賬難”的問題，積極研究并采用了一些新的報賬方式。以某高校為例，先后采用了“排隊叫號”、“設置兼職財務秘書”、“投遞式報賬”、“網上自助報賬”等方式，在一定程度緩解了“報賬難”的問題，但是依舊存在一些問題和不足。

（一）引進叫號系統，解決報賬無序的問題

引入叫號系統是高校為緩解“報賬難”問題最容易想到的方式，其優勢在于可以解決報賬排長隊的現象，實現有序化和公平分配。但報賬人員仍需在報賬現場花費大量的時間等待賬務報銷的完成，因此并未大幅減少報銷人員的時間成本。

（二）設置兼職財務秘書，增設預審功能

設置兼職財務秘書，即高校每一個學院、機關部處和業務實體單位指定一到兩個工作人員兼職負責收取本單位老師的報賬單，并送至財務部門進行報銷。設置兼職財務秘書的優勢在于以下兩點。

第一，起到預審的作用。因為財務秘書隊伍相對穩定，加上財務部門會對之進行定期和不定期的專業指導和培訓，因此財務秘書對財經政策相對熟悉，能夠為實際報賬人員提供較為專業的報賬服務。在收取報賬單時，可以對原始票據的合規性、審批程序的完整性等方面進行預審，如有問題便直接返還給報賬人員加以調整，因此最終交到財務部門的原始憑證質量相對較高，這樣既節約了報賬人員的精力，也提高了財務部門的報賬效率。

第二，做好財務部門與報賬人員的橋梁。很多時候，由于對待同一事物所站的觀察角度不一樣，報賬人員認為合情合理的賬務不一定合規合法，因此經常造成報賬人員和核算人員發生不愉快的事情。對財務部門而言，由于財務秘書對財經政策的理解比報賬人員更透徹，因此向財務秘書解釋問題相對容易。財務部門先和財務秘書進行良好的溝通，再由財務秘書向報賬人員解釋問題，可以避免財務部門與報賬人員的直接沖突。

但是，設置兼職財務秘書并不能完全的解決報賬工作中存在的問題和困難。一方面，如果兼職財務秘書的財務知識未能進行及時的更新，在預審中能發揮的作用就會受限，并且在這個過程中還可能存在信息失真、信息丟失的潛在風險。另一方面，實踐中發現，老師更多傾向于通過自己的學生來完成報賬，而非通過兼職財務秘書，尤其對報賬量巨大的科研經費更是如此，因此設置兼職財務秘書很難對提高科研經費的報銷效率起到明顯作用。

（三）采用“投遞式+無現金+無等候”報賬方式，解決排長隊問題

單純的投遞式報賬方式是指各經辦人填制好傳統的報銷單后交至財務部門前臺，投遞后便可離開，核算人員在后臺審核原始單據，審核通過后通過無現金支付系統將錢轉入相應賬號。這種報賬方式能夠減少報賬人員的排隊等候時間，避免了由于等候時間過長而產生的矛盾和糾紛，為老師節約了寶貴的時間，從而可將更多精力投入教學科研活動，同時也減少了財務核算人員直接面對報賬人員進行審核的心理壓力。

但是，單純的投遞式報賬也存在其不足之處。第一，由于其只是將上交資料的過程進行縮減，實際報賬流程并沒有優化，未達到報賬要求的資料將被退單，對報賬人員而言，退單會造成來回往返財務部門的次數多，時間成本大；對財務人員而言，一筆退單會引發一系列通知、解釋等工作，花費的時間和精力遠大于報銷一筆符合要求的業務。第二，在投遞的過程中，由于需要對資料進行整理和統計，有可能會造成信息的丟失和混淆，依舊存在一定的風險。

（四）推行“網上自助+無等候”的報賬方式，讓師生和核算人員雙方受益

“網上自助+無等候”報賬是近年來高校為緩解報賬壓力而采用的一種新型報賬方式。其流程簡單來說即是：報銷人員在網上自助填寫報賬內容，提交成功后將相應原始單據交到財務部門前臺投遞，投遞完成后便可離開，核算人員在后臺審核通過原始單據后完成報銷。近年來，上海交通大學、浙江大學、南開大學、西南交通大學等高校都相繼推行了這種方式。比起單純的設置兼職財務秘書和采用投遞式報賬等方式，“網上自助+無等候”的報賬方式更為方便、安全、快捷，可以極大程度的提高報賬工作的效率和質量。其優勢在于：

第一，報賬人員可以在任何時間、任何地點進行網上自助申報，申報后將相應單據交到財務部門前臺投遞后便可離開。同時，報賬人員在申報時，系統中會根據經費的預算項進行提示，如果預算不足則無法通過申報。通過系統的預審，可以避免等到核算人員做賬時才發現預算不足而不得不退單的問題，從而減少了退單率。因此，“網上自助+無等候”報賬既具有投遞式報賬的優勢，又在一定程度上彌補了投遞式報賬的不足。

第二，一旦財務人員審核通過原始報銷單據后，在系統中可自動依據報賬人員填寫的報銷事由、金額、銀行賬號等基礎信息直接生成會計憑證。這樣大大減少了數據錄入的時間和差錯率，讓核算人員從繁重的錄入工作中解脫出來。

當然，網上自助報賬方式也可能會遇到以下問題。

1.信息填報錯誤。報銷費用的填寫要求報賬人員根據系統的提示對票據進行歸類整理后才能填報信息。雖然系統中對應的會計科目設置羅列得比較清晰，但是由于種種原因，相關報賬人員在填報信息時仍可能會出現較多的錯誤，導致大量憑證仍需要核算人員手工修改。

2.網上自助報賬系統癱瘓。隨著網上自助報賬業務量的不斷增多，可能存在大量報賬人員在同一時間訪問網上自助報賬系統的情況。而在現階段，由于財務系統管理人員少、任務重，如果不能及時的解決系統遇到的新情況和新問題，則可能會導致系統出現癱瘓，影響報賬的正常開展。

3.退單率較高。通過網上自助報賬系統，可以避免因為預算不足而導致的退單情況。但是，由于存在各種各樣的退單原因，比如缺少相應的審批程序、資料不全、人員費發放不規范等，因此在實際工作中依然會有大量的退單，這就制約了報賬的效率。

三、對優化和完善高校財務報賬體系和流程的建議

（一）降低退單率

無論是采用投遞式報賬或是“網上自助+無等候”報賬方式，“退單率較高”都是不易解決的問題，也是制約報賬效率的最重要因素之一。

筆者認為，降低退單率可以從兩方面著手。

第一，進一步增強預審能力。在高校目前的財務現狀下，增加預審能力有兩種方式：

1.加強面對面的預審。高校可通過設置財務秘書加強預審，也可在財務部門前臺增設人手，在投遞時加強預審；

2.實現網絡預審。在網上自助報賬平臺增加附件上傳的功能。首先由報銷人員掃描上傳原始單據，然后由財務部門所設置的專人在審核終端對原始單據掃描件進行預審，預審合格則將原始單據交至財務部門，不合格則通過網絡告知不合格理由。這樣可以大大減少退單率，也進一步提高審核的效率。

第二，對退單原因進行研究。高校可通過對現有報賬業務進行分類，對其退單的比例和種類進行統計分析，從而有針對性的進行宣傳，讓報賬人員更加了解相關政策，從而提高附件質量，達到減少退單率的效果。

（二）改善“簽字難”的現狀

高校可充分利用現代信息技術，結合網上自助報賬平臺，實現報銷事項的“數字簽名”技術。負責人只要能夠上網，便能完成審批工作，從而突破時間、地域的限制，大大節省報賬人員的周折。

（三）完善網上自助系統

網上自助報賬系統的流暢運行是推行網上自助報賬方式的基礎。一方面要求高校在系統中合理設置科目，優化填報步驟，增加系統自動核查功能等，另一方面還要求定期的對系統進行維護和維修，提高相關工作人員的責任意識，加強創新的意識和能力，積極的向國內同行學習，進一步建立和完善適合本高校發展和進步的系統，從而在提高工作效率和質量的基礎上促進高校財務管理的可持續發展。

（四）多渠道推行財務公開，提高財務信息溝通效率

高校應充分利用校園網絡平臺、財務信息服務平臺、財務處網站、QQ群和郵箱等，實現財經政策宣傳、辦事流程公示、財務信息公開、疑難問題解答、師生個人財務信息查詢、二級單位經費管理和財務信息提交等方面的功能，以便全校師生及時了解相關政策信息，以消除財務管理信息不對稱狀況，既提高師生滿意度，又進一步提高報賬效率。

四、結語

現階段的報賬方式雖然在一定程度上解決了傳統報賬方式中存在的問題，但依舊存在一些不完善之處。因此，高校需及時研究當下階段“報賬難”的原因，進一步優化和完善相關的制度規范和流程，提出行之有效的解決措施，從根本上解決財務“報賬難”問題。

[1]王鑫鑫.網絡時代高校財務報賬難的對策研究[J].經濟師,2015,（3）.

[2]龔一沛,龍 .優化財務報賬流程,推動高校財務管理的建設發展[J].財經界(學術版),2014,（13）.