關于事業單位檔案管理中的電子檔案管理分析

高永峰

摘 要：目前，我國的事業單位檔案管理中，紙質管理模式已逐漸被無紙化所取代，電子檔案管理成為了新時期事業單位檔案管理的主要方式，在事業單位檔案管理中發揮著重要的作用。電子檔案管理具有明顯的優勢，它能有效提高事業單位檔案管理的效率，但同時也存在一些問題。本文從電子檔案管理的優點、電子檔案管理之中的問題闡述和強化電子檔案管理的措施三個方面對課題進行了分析。

關鍵詞：事業單位；電子檔案管理；分析

隨著信息技術的快速發展，事業單位黨案管理工作中的信息需求量在不斷增加，信息檔案管理的模式也發生了很大變化。傳統的檔案管理是對紙張記錄的檔案進行管理，而紙張記錄的檔案管理信息資源具有易更改、易丟失、不易查找和記錄內容單一等缺陷，這促使了電子檔案管理模式的出現和發展。本文對事業單位檔案管理中的電子檔案管理進行了探討。

1 事業單位檔案管理中電子檔案管理的優點

與傳統的紙質檔案管理模式相比較，電子檔案管理應用于事業單位的檔案管理中具有明顯的優勢，主要包括以下幾個方面，下面我們對此進行介紹。

1.1 高效、方便和快捷

電子檔案管理減少了工作人員的工作量，在一定程度上替代了人力勞動，同時也提高了事業單位檔案管理工作的質量和效率。電子檔案管理是通過網絡進行數據傳輸的，降低了數據傳輸的成本。此外，電子檔案管理的信息具有很高的綜合性和集中性，減少了查詢過程中的信息遺漏。大部分的電子檔案都是以表格的形式進行存儲，這提高了資料檢索的速度。數據存入電腦，不易被更改，保密性和安全性得到了提高。

1.2 提高了檔案信息的利用率

事業單位進行檔案存儲的目的是對信息進行使用，而有充分利用價值的檔案必須具備完善的卷宗和充足的信息量。傳統紙質檔案的卷宗是通過人為方式進行立卷，而立卷人通常是根據自己的理解立卷，這導致檔案卷宗的標準不統一，對信息的使用價值和質量造成一定的影響，增加了檔案使用工作的難度。電子檔案管理將數據信息通過微機進行管理，使立卷工作有了統一的標準，提高了檔案信息的利用率。此外，電子檔案管理減少了立卷的工作量，為立卷人員提供了更多研究和探索立卷工作的時間[1]。

2 事業單位檔案管理中電子檔案管理之中的問題闡述

電子檔案管理在事業單位檔案管理中的應用，雖然具有很多的優點，但是仍然存在一些問題。下面，我們對此進行闡述。

2.1 檔案管理人員素質不高

電子檔案管理的使用對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，它要求檔案管理人員不僅要具備較強的自我約束能力、較高的政治思想水平，對計算機的實際操作和理論知識進行熟悉地掌握，同時還要對電子檔案的管理優勢進行充分的發揮。但就當前情況而言，我國大多數事業單位的檔案管理人員精力分散，工作量大，崗位的人員流動性也較大，檔案管理人員的素質不高，這使得檔案管理人員無法長期穩定地進行電子檔案管理工作，影響了電子檔案管理工作的長期穩定發展。

2.2 電子檔案的安全問題

電子檔案管理是以計算機信息技術為基礎的，它通過計算機等設備對檔案信息進行傳輸、收集和歸檔。傳統的紙質檔案管理是采用紙張記錄的形式，對信息進行整理、分類和保存。電子檔案管理的工作效率要比紙質檔案管理的高，而且查閱也比紙質檔案方便。但是，電子檔案具有安全性問題。電子數據信息在傳輸、保存和歸檔的過程中，可能會遭受病毒的竊聽、篡改、入侵、泄密和偽造等，這些安全性問題對電子檔案的管理存在威脅。例如，有很多高校的電子檔案遭受不法分子的竊取，導致學生的信息泄密，這使得學生的安全隱私受到侵犯。

2.3 電子檔案管理不規范

傳統的紙質檔案管理模式時期，檔案管理人員對紙質材料保存的重要性具有一定的認識，因為紙質是檔案信息的直接載體。但是，檔案管理人員對電子檔案的管理在思想上還沒有轉變觀念，對怎樣保存電子檔案的物質載體沒有形成充分的認識。電子檔案管理的物質載體是光盤、U盤和移動硬盤等，檔案管理人員對這些物件的放置具有很大的隨意性，沒有像放置紙質檔案那樣進行備份登記。在對重要的文檔、數據和系統的管理上，備份也只是一個籠統的要求，沒有對需要備份的數據進行明確的指出，也沒有對備份保存的介質進行清楚的說明。電子檔案的管理不規范，還沒有形成統一的標準[2]。

3 強化電子檔案管理的措施

3.1 強化檔案管理者權限的管理

對檔案管理人員的權限加強管理，能有效提高電子檔案信息的安全性。事業單位應對檔案管理人員的管理工作進行監督，并讓檔案管理人員了解《檔案法》等相應的法律法規，以此來提升檔案管理人員的安全保密意識和管理意識，促使電子檔案管理工作有法可依，同時使得電子檔案管理工作正常有序地開展。

3.2 加強技術保障

加強技術保障是強化電子檔案管理的一項重要措施。事業單位要想提高電子檔案管理的質量，就必須要對技術保障問題引起足夠的重視，努力加強電子檔案管理的技術保障，健全電子管理系統。事業單位可以以數據庫技術、多媒體技術和網絡技術為依托，對檔案管理的軟件進行改造、升級和更新。同時，事業單位要構建并完善電子檔案管理技術，對電子檔案資源進行集中的管理和統一的規劃。此外，事業單位要以單位實際管理工作的特點為基礎，構建技術含量高、方便快捷的管理系統，實現檔案管理工作中數據收集、分類和鑒定及保存的信息化、自動化和數字化。

3.3 提升檔案管理人員技能

管理人員的技能高低對電子檔案管理工作的效率具有重要的影響。電子檔案管理過程，對人才的需求主要表現在以下幾個方面：（1）轉變檔案管理的工作方式，需要高素質的檔案管理人才；（2）促進電子檔案管理的規范化，需要高素質的檔案管理人才；（3）提高檔案管理的質量，需要高素質人才。因此，事業單位應根據檔案管理工作的需要，培養管理型人才、研究型人才和操作型人才，并對這三種人才進行合理的配置。在提升檔案管理人員的技能方面，事業單位要樹立正確的人才觀，采用激勵的機制調動檔案管理人員的積極性和對自身知識進行更新的積極性，同時對檔案管理人員進行培訓和考核等，促進檔案管理人員技能的提高。

3.4 安全保障體系建設

安全問題是電子檔案管理中的重要問題，建設安全保障體系對確保檔案管理工作的質量具有重要的作用。事業單位在建設安全保障體系時，要從三個方面入手，分別為：網絡安全保障、硬件設施安全保障和應用系統安全保障。事業單位應定期對檔案文件進行掃描和檢測，制定連網規則，對服務器的狀態進行監控，更換老化的線路和設備。此外，事業單位還應構建日志文檔中心和用戶訪問平臺[3]。

4 結語

電子檔案管理是新時期出現的一種新的檔案管理模式，它改善了紙質檔案管理的缺陷，是時代發展的必然產物，符合社會發展的需求。本文介紹了電子檔案管理的優點，對電子檔案管理中存在的問題進行了闡述，并提出了強化電子檔案管理的措施。

參考文獻

[1]劉欣欣.淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].圖書與檔案，2014，90（12）：289-290.

[2]吳秀娟.淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].公共管理，2014，29（20）：890-891.

[3]陳群.淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理初探[J].公共管理，2014，66（27）：1010-1011.