淺談綜合檔案管理的機制創新

葛鑫

檔案是企業發展的真實記錄，具有原始性和不可再生性。今天是從昨天走過來的，只有了解過去，才能把握現在，更好地面向未來。由于當下社會發展迅速，檔案工作又有它的特殊性質和工作特點，要適應時代發展的需要，要有所作為、有所創新，就必須擺脫自我束縛，打破原有的傳統習慣思維定式和障礙，運用創新思維指導我們的創新實踐。企業檔案工作是企業管理基礎工作的重要組成部分，它的重點在機關檔案室。它管理的不僅是本機關檔案的內部組織機構，同時要管理全公司工程，運輸項目的所有資料，促進檔案資源為企業的生產經營和各項工作服務。機關檔案室所收藏與積累的檔案，不僅對本機關的工作或生產具有利用查考價值，而且是維護企業歷史面貌的重大事業的一個組成部分。根據《檔案法》及集團公司《檔案辦法》從各方面都明確了機關檔案工作的性質和職責范圍，使機關檔案工作的開展有法可依、有章可循。

1 檔案機制創新的意義

檔案管理是企業管理的基礎。企業的經營狀況在很大程度上取決于管理水平對成本的影響。只有完善的檔案工作，企業的管理才是完整的，企業的整體管理才能得到提升，企業的經濟效益才能增加。而企業檔案管理水平的高低取決于企業決策者對檔案工作的重視程度。檔案工作者在做好業務工作的同時，還應做好檔案的宣傳普及，讓人們逐漸認識檔案事業、理解檔案事業，為推動依法建檔奠定基礎；另一方面要依法行政，使檔案工作形成依法治檔的新局面，為檔案工作主動服務于經濟建設創造寬松的環境。對于企業自身檔案的管理，要靠企業依照法律規定自我約束管理自身的檔案。這就需要企業必須切實加強自身的檔案法制化建設，健全和完善檔案管理的各項規章制度和管理措施，要大力宣傳、貫徹《檔案法》，讓各項制度真正深入人心，形成依法治檔，有章可循的管理機制。要充分運用各類媒體、各種宣傳手段，積極宣傳檔案模式改革的重要性和緊迫性，努力增強企業員工的檔案意識。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本公司檔案工作的新亮點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。達到預期的宣傳效果。

2 檔案工作要引起領導的重視

現在是經濟時代，檔案在企業中不是很受重視，它不能像工程、運輸等別的產業能直接給單位帶來大量豐厚的利潤。設置此機構還要投入大量的人力、物力和庫房設備等。但在社會主義市場經濟體制和現代企業制度下，企業的一切活動都是圍繞創造價值、實現利潤最大化這一目標而展開的。因此，企業檔案工作發展的內部動力應該源于為企業的價值創造服務、為企業實現利潤最大化服務。也就是說，企業檔案工作的根本動力在于提供檔案服務，滿足企業現實工作的需求。以經濟建設為中心，管好用好檔案，服務于企業各項事業，是檔案工作的根本宗旨。而且，檔案服務在企業內部是一種無償服務，但比起檔案在利用后所創造的巨大的經濟效益來，是無法相提并論的。我們不能一提到為經濟建設服務，就狹隘地與獲得多少經濟效益劃等號。企業中保存的科技檔案、技術資料可直接參與經濟建設，在利用中創造經濟效益，這是我們要體現的，另一方面要提高對檔案工作的重要性認識，部分企業經營者不重視檔案工作，也不熟悉檔案工作的內涵，單純地追求生產效益。認識不到檔案作為原始憑證在復雜的經濟活動中所起的特殊作用，使建檔工作未能與企業的發展同步。

要想開展好企業檔案工作，首先要改變企業領導對檔案工作的固有觀念，解放思想，更新觀念，確立檔案管理工作在企業中的地位。改革開放以來企業已成為我國社會主義市場經濟的重要組成部分，但作為企業日常管理工作重要組成部分的檔案管理，在企業中卻沒有引起充分重視，多數的企業往往只注重生產經營所帶來的效益，而忽視了檔案在企業生產經營、權益維護和市場開發等各項活動中的重要作用。企業要建立和完善現代企業制度，就必須要重視檔案管理。如何做好企業的檔案管理工作，我認為：首先要有公司領導的重視，只有在公司領導的大力支持下，我們才能順利的開展檔案管理工作。其次檔案管理工作必須要有專業人員來做，要具有專業水平，專業操作。要做好檔案管理工作，還必須配備一定的場所和設施，這是開展檔案管理工作的基礎。再就是建立健全各項檔案管理規章制度，做到制度化，規范化，科學化，最終達到現代化。

3 檔案人員思想觀念的創新

檔案作為社會主義事業中的一項重要信息資源，充分認識管理是必要的手段，利用才是真正的目的。各種信息比較零散地儲存在眾多的單體檔案中，只有把相關信息系統地、規范地整理出來，才能更好的發揮檔案的信息作用，體現檔案的信息價值。因此，把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應經濟建設和改革開放需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。

不管是檔案管理現代化的完善和深化，還是現代化科學技術手段和先進的科學管理方法，都要由人去掌握和運用，因此，思想觀念的創新還需要增強檔案人員現代化意識，實現檔案人員的現代化。必須做到規范化、科學化管理，及時定期對檔案的完整、準確情況進行檢查，發現殘缺，及時補充收集，對收集到的資料，細心對照，科學檢索，保證材料的客觀性、完整性。檔案工作是實踐性很強的工作，是“養兵千日，用在一朝”的工作。尤其在知識經濟時代，隨著市場經濟的發展，企業的各項工作在內容上對檔案需求越來越廣，在利用頻率上越來越快，在服務領域上越來越寬，在服務方式上越來越活。為此企業檔案部門要緊跟時代步伐，抓住機遇，加快檔案工作的發展，改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式。

4 專職檔案人員在服務中要有創新

服務是檔案工作永恒的主題 ， 居于檔案工作的首要地位。創新企業檔案工作服務機制是企業檔案部門為提升企業自身形象，推進企業改革與發展，為企業參與國際競爭服務的重要任務。在企業檔案服務工作中，要以企業生產經營作為出發點，以進一步夯實的檔案業務基礎工作作為前提，在各級領導和有關部門的積極支持和配合下，在檔案人員的努力下，才能不斷激發出企業檔案工作更旺盛的生機和活力，為企業的生產經營做出貢獻。檔案工作是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，要有扎扎實實的業務功底，又要有較強管理能力和服務意識。專職檔案人員首先要適應新形勢，大膽設想，敢于向傳統挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題。在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，檔案人員還要熟悉檔案業務的各個環節、步驟。檔案室對檔案管理人員人能力要求比較高，它涉及到人事檔案，會計檔案、文書檔案、科技檔案、聲像檔案和實物檔案，檔案管理人員將會有更寬更廣的服務內容和服務范圍。因此，專職檔案人員要不斷 “ 充電 ” ，拓寬視野，實現由單一專業型向多樣復合型人才轉變，只有通過參加檔案培訓促使檔案人員適應檔案的管理，在務實基礎上促進創新。檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。因此在服務上，檔案室要成為本公司、本部門工作和發展的參謀、智囊，積極主動做好檔案服務工作。要圍繞機關、企業領導和各類人員的需求，拓展檔案的利用形式，增加檔案的服務項目，創新檔案的服務模式。總之，檔案工作創新離不開各級檔案室的基礎工作。面對新的形勢，檔案室人員要加強學習，勤奮工作，在檔案工作創新中做出新的業績，為企業創造成出更豐厚的經濟效益。