論如何做好公路工程檔案管理工作

韓雪輝

摘 要：近年來，隨著我國經濟的發展，公路建設規模越來越大，建設范圍越來越廣，使得公路的等級也越來越高，人們對公路建設項目的工程檔案管理工作也開始逐漸重視。要加強公路工程建設項目檔案管理工作，就必須認真做好公路建設工程的原始記錄，實施嚴格的存檔制度，建立檔案檢索系統，認真做好檔案資源的開發和利用，促進公路工程檔案管理工作的不斷提高。

關鍵詞：公路；工程檔案；管理

1 公路工程檔案管理的發展

長期以來，文件管理與檔案管理一直分開進行的。兩者之間的脫節嚴重影響著文件與檔案管作的發展。在西方發達國家，美國最早提出了文件檔案一體化理論。20世紀80年代初，這種管理方式在歐美開始推行，90年代，這種從信息系統源頭做起的方法博得了更多人的支持。目前，文件、檔案管理一體化已經發展成為信息時代檔案管理的必然趨勢。信息和網絡技術給文檔管理工作帶來了重大的影響和變革，主要體現在兩個方面：

（1）工程施工文檔管理的重點將發生轉移。隨著公路工程項目管理信息平臺的應用和普及，工程文檔管理將作為其中的一個子系統進行工作，只要工程技術人員或內業人員輸入了相關信息，工程文檔將自動產生并以電子文件的形式分類存儲和傳輸。實現了內業表格形式和填寫方法的標準化和規范化，工程文檔管理人員不必再為工程文檔的格式和填寫方法是否正確而擔心。而把工作重點落在檢查工程數據是否真實準確和工程文檔的系統性和完整性上，檔案部門可以有效地對工程文檔進行動態監控，及時進行指導，確保工程檔案的質量。

（2）現有的紙質、音像工程文檔將數字化。技術成本的下降促使計算機設備，特別是辦公自動化設備得以普及與推廣，為利用遠程通訊手段提供了條件。信息網絡使人們隨時隨地都能查閱和更新數據，它可以在一個單位內部，各單位之間，各部門之間，甚至是各國家之間，都可以利用同樣的資源，實現最大限度的資源共享。

2 現代化公路工程施工檔案管理方法

隨著計算機技術的飛速發展和應用的日益普及，計算機與網絡技術越來越多地應用到工程項目管理領域中，公路工程項目管理信息平臺的建設和工程項目管理軟件的開發己經成為各軟件公司搶占的市場。但目前己開發和應用的工程項目管理軟件普遍缺少工程文檔管理的功能，而一些工程穩當管理軟件由于缺乏對工程文檔管理工作實踐的調查和研究，在功能上不夠完善，而且與工程文件的生成軟件相互脫節，難以發揮計算機的高效率性能。因此，一套有效的合理的工程文檔管理方案，必須充分利用網絡和信息技術等現代先進手段，建立新的公路工程文檔管理模式，為公路工程項目管理信息系統的開發設計奠定理論與技術基礎。

2.1 管理目標

（1）快捷的可查閱性。除系統維護時間，應提供24小時文檔查閱服務。只要可上網，就可通過瀏覽器登陸并查閱所需的文檔信息。用戶界面簡單，無須特別培訓即可使用。

（2）可靠的保密性和安全性。設定文檔密級、用戶權限，確保文檔的保密性。由于不同的文檔有不同的密級，應根據用戶的工作范圍對用戶的權限加以限制。可以從對文檔的操作角度和瀏覽范圍對設定用戶權限。所有用戶只能在其權限范圍內進行操作。通過采用多級權限、用戶身份證，檔案數據和原件信息分開存放、防火墻等安全控制措施，保證系統的安全性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。實時動態監控功能可以使系統管理員隨時掌握系統內有哪些用戶以及他們的操作方式、操作對象，包括系統管理員的操作也將被系統自動記錄。從而確保工程文檔的保密性和安全性。

（3）計劃性與實時性。通過工程文檔數量的預估，使文檔管理工作得到量化，保證在工程竣工時工程檔案的驗收有一定的數量標準，確保工程文檔的完整性；同時使各部門或單位管理者可隨時查閱本部門及下級各單位已歸檔的文檔材料及其組卷情況。及時了解各單位的文檔管理和工程進展情況。發現問題，及時糾偏。由于加強了日常的監督、檢查和指導，可以確保文檔收集工作的及時和準確，更利于組卷前的文檔鑒定，保證整理組卷的質量，避免工程檔案驗收時出現返工現象，提高工作效率，更能充分發揮檔案管理部門的指導職能。

（4）兼容性。系統應具有導入導出功能，可以實現不同數據庫文件間的格式轉換，使現有的一些辦公和工程管理軟件生成的文檔能方便地導入本系統中。這就需要系統對目前較流行的一些辦公和工程管理軟件所生成的文件格式具有兼容性，使系統能快速地處理來自系統外部的電子文檔，這對提高本系統的實用性是十分重要的。

2.2 管理方案的構建

（1）工作模式的確定

開工前的文檔管理，文檔管理者在開工前輸入工程項目信息并預估工程文檔的數量及頁數，實現工程文檔的預組卷；文檔檢查者根據工程項目分解體系復核工程文檔量；檔案管理者檢查工程文檔的預組卷情況并給予指導。

施工中的文檔管理，文檔生成者利用預組卷信息生成工程文檔的登記參數，輸入工程數據信息自動生成工程文檔，采用電子簽名技術實現批量簽認后，生成電子文檔，通過網絡上傳并自動分類歸卷，存入工程文檔數據庫，系統自動統計己經歸檔的文檔的數量并定期生成統計報表；對重要的工程文檔打印出紙質文檔，分批移交給文檔管理者。文檔管理者根據系統提供的統計報表定期上報統計數據，并結合工程的實際進度檢查各文檔生成者的完成情況，對文檔生成者的工作實行監督和管理；同時對各下級單位提交的和上級下發的紙質文檔進行裝盒編號并入臨時文檔庫房保存。同時，文檔檢查者通過網絡登錄到工程文檔管理系統中，查閱工程文檔中的工程數據，通過與實測數據的比較，檢查文檔中數據的真實性和準確性，確保工程文檔的內在質量。

竣工時的文檔管理，文檔管理者通過工程文檔管理系統自動生成和打印紙質工程文檔目錄、刻錄電子文檔光盤，按“雙套制”方案提交工程檔案；檔案管理者根據工程文檔的統計數據，對工程竣工檔案進行驗收，接收紙質文檔（含案卷歸檔目錄）和電子文檔光盤。

2.3 網絡平臺

為了實現公路工程項目的信息化管理，對施工文檔進行實時動態管理，根據各部門的文檔管理工作量和對工程文檔實行動態管理的需要，建立不同的網絡平臺。

（1）多中心的信息管理平臺

公路工程項目指揮部、總監理辦公室、駐地監理辦公室、各合同段項目經理部的文檔管理工作量和信息量相對較大，可分別設一個信息管理中心，保證各工作人員可以隨時登錄到信息管理中心完成工程文檔的管理工作。

（2）單中心的信息管理平臺

在一個工程項目中僅設一個信息管理中心，公路工程項目指揮部、總監理辦公室、駐地監理辦公室、各合同段項目經理部及其下屬單位均通過PSNT接入互聯網，并登錄到該信息管理中心查閱和提交工程文檔或工程數據信息。

3 結束語

綜上所述，公路工程建設項目檔案的管理對于公路建設、使用、管理和維護都起到十分重要的作用。基于當前公路工程檔案管理現狀和要求，公路檔案管理工作必須不斷規范和完善，逐步達到科學化、規范化、信息化和標準化水平，更好的為社會為大眾服務。

參考文獻

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