淺析醫(yī)院檔案管理信息化的問題與對策

王琪

摘 要：醫(yī)院管理中一個重要組成部分即醫(yī)院檔案管理，已經(jīng)面臨著跨越式發(fā)展的技術(shù)和現(xiàn)代化管理方法的挑戰(zhàn)。要讓醫(yī)院的檔案管理能夠適應(yīng)時代的發(fā)展，就一定要對各種信息化管理新技術(shù)進(jìn)行充分利用。當(dāng)前各級醫(yī)院正面臨一個共同的新課題即利用信息化技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理。

關(guān)鍵詞：信息化進(jìn)程；醫(yī)院檔案管理；檔案原件

不斷深入的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革加上不斷轉(zhuǎn)變的醫(yī)院服務(wù)模式，導(dǎo)致管理醫(yī)院檔案的傳統(tǒng)模式和技術(shù)都難以適應(yīng)信息化的發(fā)展，人們已經(jīng)漸漸地開始青睞利用信息化技術(shù)管理醫(yī)院檔案，醫(yī)院檔案管理信息化不管是在加強(qiáng)醫(yī)院管理工作方面還是提升醫(yī)院管理水平上都具有十分重大的現(xiàn)實意義。

1 信息化技術(shù)管理醫(yī)院檔案的重要意義

1.1 保護(hù)檔案原件

利用計算機(jī)掃描醫(yī)院檔案原件以后，將醫(yī)院檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募男问剑⑵涫詹兀@種樣式的醫(yī)院檔案除了能夠讓使用人員對其進(jìn)行快速的瀏覽和使用之外，還能夠有效避免檔案原件因為被多次直接使用或是借閱而發(fā)生損壞。這種方式可以保證醫(yī)院檔案原件完好無損。

1.2 改善檔案文件歸檔方式

傳統(tǒng)的歸檔方式一般都是采用人工手工勞動，這種方式較為繁瑣，浪費(fèi)人力和時間，工作效率也比較低下。然而利用信息化技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理能夠解放管理檔案的相關(guān)人員，通過使用計算機(jī)軟件記錄檔案，檔案歸檔方式獲得很大的改善，并且有效地實現(xiàn)了分類整理及系統(tǒng)調(diào)整檔案管理，讓使用者能夠?qū)n案的歸檔情況進(jìn)行及時的查閱、監(jiān)督以及整合，從而使管理檔案的工作效率得到有效的提高。

1.3 整合與共享信息資源

利用信息技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理符合信息化發(fā)展潮流，利用計算機(jī)軟件提供的統(tǒng)一格式來錄入、轉(zhuǎn)換、整合以及提取醫(yī)院檔案信息，擴(kuò)大了檔案信息的適用范圍，提高了應(yīng)用程度，加強(qiáng)了搜索導(dǎo)航，有助于醫(yī)院各部門根據(jù)自己的需要對其進(jìn)行查閱，除了能夠提高檔案信息的有效利用率，更加能夠使檔案信息管理的共享性、有效性以及系統(tǒng)性得以實現(xiàn)。

1.4 完善檔案管理模式

傳統(tǒng)醫(yī)院管理檔案的模式一般都是紙質(zhì)的形式，這樣一來就會被紙張具有的特性所限制，管理檔案的相關(guān)部門一定要根據(jù)時節(jié)的不同來調(diào)整檔案室的濕度和溫度，同時還要做好防蟲工作。然而紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)越來越多，那么它將會占據(jù)越來越多的空間，所以不管是在管理難度方面還是維護(hù)費(fèi)用方面都是十分巨大的，這就給醫(yī)院的生存和發(fā)展造成了極大的負(fù)面影響，而利用信息化技術(shù)管理醫(yī)院檔案正好可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的缺點。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

當(dāng)前在應(yīng)用以及管理信息化還有很多問題，這些問題的存在已經(jīng)在一定程度上對進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程產(chǎn)生了阻礙作用。主要有以下幾個方面的表現(xiàn)。

2.1 缺乏建設(shè)檔案管理信息化意識

在醫(yī)院中一些領(lǐng)導(dǎo)層缺乏建設(shè)檔案管理信息化的意識，主要原因就在于受傳統(tǒng)思想制約，醫(yī)院中的管理層已經(jīng)對利用人手工管理檔案的這種傳統(tǒng)管理模式形成了習(xí)慣，在管理檔案的過程中比較重視收集，對統(tǒng)計工作難以形成重視；其次，從事管理醫(yī)院檔案的相關(guān)專職人員并沒有具備相關(guān)的專業(yè)要求，專業(yè)技能還有信息素養(yǎng)，利用信息化技術(shù)管理的意識不強(qiáng)，難以進(jìn)行自主研發(fā)以及利用，最終導(dǎo)致醫(yī)院系統(tǒng)的整體工作效率降低。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化指的是按照檔案管理行業(yè)的相關(guān)規(guī)范要求，將完整的檔案管理流程、操作規(guī)程還有工作制度建立起來，促使醫(yī)院可以有序地展開檔案管理相關(guān)工作。

2.3 投入嚴(yán)重不足

因為醫(yī)院中的一些領(lǐng)導(dǎo)沒有對信息化的檔案管理方式形成足夠的重視，因此很多醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)方面就嚴(yán)重缺乏投入，這就造成檔案管理信息化建設(shè)的硬件條件不足。其次是與檔案管理信息化工作相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施比較缺乏。缺少檔案管理局域網(wǎng)、備用設(shè)備還有大容量的服務(wù)器，難以保障在檔案管理過程中正常使用信息化技術(shù)，也難以保障檔案管理工作能夠正常運(yùn)行。

3 應(yīng)對措施

3.1 加強(qiáng)管理檔案意識

首先應(yīng)該加強(qiáng)的是醫(yī)院中一些領(lǐng)導(dǎo)人員管理檔案的意識，讓他們能夠充分意識到建設(shè)信息化的檔案管理方式的重要性。其次應(yīng)該增加培訓(xùn)機(jī)會，使得管理檔案的相關(guān)工作人員可以具備與之相應(yīng)的專業(yè)還有信息技術(shù)能力，使管理檔案的工作人員能夠持續(xù)提升自身的素養(yǎng)。

3.2 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立健全規(guī)范的檔案管理信息化制度

首先要把標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理信息體系有效的建立起來，按照國家有關(guān)規(guī)定，在檔案進(jìn)行管理的過程中，使用的信息技術(shù)軟件一定要具有支持互聯(lián)網(wǎng)檢索和支持多種文件存儲格式的作用，同時還應(yīng)該滿足開發(fā)利用信息資源的相關(guān)需要，管理業(yè)務(wù)流程的相關(guān)需要及文檔一體化管理的相關(guān)需要，確保檔案系統(tǒng)之間順利進(jìn)行檔案信息的共享、交換及存儲，同時確保醫(yī)院及衛(wèi)生系統(tǒng)順利進(jìn)行。其次，應(yīng)該建立起科學(xué)合理的檔案管理信息化制度，要想順利并且有序地開展檔案管理工作，關(guān)鍵就在于將規(guī)范并且具有科學(xué)合理性的檔案管理信息化制度建立起來。在建立科學(xué)并且具有規(guī)范性的檔案管理信息化制度的過程中，更加要保證集中管控檔案信息資源的制度能夠與崗位責(zé)任制度互相支持和互相銜接。

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