做好公路管理檔案的意義及措施

張蔚

摘 要：公路企業檔案管理工作，涵蓋了很多的公路交通知識信息和技術資源，檔案資料對還原公路企業的歷史面貌具有不可替代的作用。公路管理檔案是公路企業成長的最原始資料，她記錄了公路企業的發展歷程，公路檔案的完好保存，會為公路企業的發展提供強有力的信息保障，能夠極大地拓展了公路企業的發展前景，對公路交通事業的持續發展和效益提升都具有積極意義。

公路企業檔案管理工作，必須與時俱進，強抓機遇，探索出一套科學合理適用高效的檔案管理工作體系，提高檔案管理水平，進一步拓寬公路企業檔案管理工作新領域，最大限度地發揮公路企業管理檔案的作用和價值，讓檔案能真正為公路企業的長足發展提供全方位、高質量的信息服務。

關鍵詞：公路工程；檔案管理；措施；檔案開發利用

1 公路企業檔案工作的重要意義

公路企業檔案管理工作，涵蓋了很多的公路交通知識信息和技術資源，對還原公路企業的歷史面貌具有不可替代的作用。公路管理檔案是公路企業成長的最原始資料，她記錄了公路企業的發展歷程，公路檔案的完好保存，會為公路企業的發展提供強有力的信息保障，能夠極大地拓展了公路企業的發展前景，為公路交通事業的持續發展和效益提升都具有積極意義。

公路企業檔案管理工作，必須與時俱進，強抓機遇，不斷探索出一套科學合理適用高效的檔案管理工作體系，提高檔案管理水平，進一步拓寬公路企業檔案管理工作新領域，最大限度地發揮公路企業管理檔案的作用和價值，讓檔案能真正為公路企業的長足發展提供全方位、高質量的信息服務。

2 新形勢下公路企業檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員素質低，意識淡薄

一說到檔案管理，多數人抱有輕視態度，認為檔案管理就是收集收集整理整理罷了，沒有什么技術要求。正是這種錯誤的認識，導致很多人對檔案管理的重要性認識不足，把檔案管理崗位當作安置閑散人員的地方，編制改革時把檔案管理人員一減再減、一壓再壓，安置在這里的都是一些弱兵殘將，導致檔案管理人員專業素質不高，責任心不強，使得檔案管理工作不能提高和發展。

檔案管理人員缺乏科學的檔案管理意識，素質水平有限，對檔案管理工作的價值認識不到位，對檔案信息的重要性重視不夠。在公路企業中，參與檔案管理的人員不具備足夠的檔案管理能力，也沒有接受過專業的檔案管理技能培訓，檔案資料存放不科學，理不順檔案管理工作流程，難以適應檔案管理工作的需要。

2.2 檔案利用率低，管理體系不完善

沒有規矩，不成方圓，沒有科學合理的管理體系，造成的不僅是管理上的混亂，也造成不能有效利用檔案信息資源，容易給公路企業造成的無為的損失。在一些部門，還存在著保管監管不力，檔案資料收集不齊全；檔案借出時沒有完整的手續，致使檔案資料遺失。

很多部門只重視檔案的收集而忽視檔案的有效利用，只讓檔案資料束之高閣，卻沒有讓員工借閱參考，違背了檔案建設的初衷，失去了檔案建設搜集的意義。

2.3 公路企業流動性強，檔案收集困難歸檔不及時

公路工程檔案的管理必須要要求檔案資料完整、客觀、真實、原始。公路工程項目施工的過程中，涉及到的施工人員雜，施工地點較多，活動地域廣，施工周期長，整個施工隊伍具有較強的流動性，整個工程檔案收集整理較為困難復雜，檔案管理工作的開展就會受到諸多局限。在開展建檔歸檔過程中，檔案的內容難以收集，所以檔案存在著缺失、錯誤等諸多問題，而且相關材料填寫上不符合檔案歸檔要求，難以進行長期的保存或者沒有保存的價值。這樣一來，檔案就會出現失真、缺失等現象，很難為公路工程項目管理提供重要的依據和參考。另外，檔案的材料歸檔與移送不能及時完成，出現較為嚴重的拖延、滯后現象。出現這種情況，讓公路企業在管理信息資源上受到了很大的限制，很難實現對檔案管理技術的提高和改進，也影響公路單位對施工技術能力進行改進與提高，不利于公路企業的長足發展。

2.4 缺乏專門的檔案室，造成檔案缺失

一些公路企業受到資金的和場地限制，就用一些簡陋的房屋場地作為檔案室，造成了安全隱患，導致檔案資料的遺失和損壞。更有甚者沒有設置專門的檔案室，將檔案臨時堆積在庫房倉庫，使檔案資料年年缺失嚴重。

3 加強公路企業檔案管理工作的措施

3.1 完善機制和管理制度促進檔案管理規范化

做好檔案工作的前提是建立科學合理的公路檔案管理體系，健全和完善檔案管理工作體制，為檔案管理工作提供制度上依據。檔案管理上加強責任、分工明確，嚴格規范過程管理和監控。對檔案管理提出具體要求，形成管理圈，對文件材料的收集、整理、建檔、歸檔以及文件的移送交接驗收等工作設定嚴格的程序，進而促進檔案工作的有序開展。

制定一套相對完善的公路檔案管理制度，是檔案管理工作的順利開展的前提和基礎，也是解決現階段檔案管理工作不規范問題的有效措施。要形成規范性和可操作性管理制度，注重時效，滿足與適應公路企業快速發展要求，充分發揮檔案管理的人文價值與歷史價值。

公路施工企業的工程項目一般規模較大，施工周期較長，施工過程中，人員流動與變更的情況較多，所以施工企業要有專門人員負責的專項檔案資料，與監理部門、業主單位進行積極溝通協調，做好相關檔案資料的搜集整理，為充分有效利用檔案提供有效的依據保證。人員變動時，專職檔案管理人員做好記錄工作，以免造成檔案資料的缺漏。公路施工企業要積極的推進檔案管理工作的信息化建設進程，在檔案管理信息化建設推進的過程中，構建一套科學的信息化管理平臺，實現檔案信息的高效管理。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質和管理水平

檔案管理工作人員是檔案管理工作中最重要的活的因素，它直接影響檔案管理的成敗，檔案管理工作的實際效率直接受檔案管理工作人員的素質的高低的影響。因此，要對檔案管理人員進行有計劃、分層次、有針對性地開展崗前培訓和繼續教育提高，不斷完善和改進檔案管理教育培訓體系，切實提高檔案管理人員的檔案管理技能和綜合素質，為檔案人不斷提升業務能力和服務水平提供技術和人才上的保證。

公路企業要加強宣傳，抓好檔案管理人員的崗前培訓， 組織開展檔案文化素養教育和管理技能培訓活動，促進工作人員及時更新知識、提高綜合能力，使檔案管理人員在上崗前就掌握檔案管理知識和技能，懂得在檔案的哪個環節收集整理哪些資料，如何進行分類、編目和整理歸檔，提高檔案管理人員履職能力和實踐能力。讓檔案管理人員在工作中做到勤收集、勤督促、勤檢查，保證檔案資料完整和真實有效。只有最大程度的調動檔案工作人員的積極性與主動性，提高檔案管理效率，才能實現檔案管理的科學化與現代化。

3.3 加強對檔案信息資源的有效利用。

為了有效地利用檔案信息資源，檔案管理者根據公路企業對檔案信息的不同需求，不斷調整檔案收集內容，擴大檔案信息的收集途徑，以增強滿足公路企業對檔案利用需求的能力。同時充分發揮企業檔案資源對公路企業管理、經營、研究等方面的促進作用，突破檔案查閱難和管理難的問題，提高對檔案信息的利用效率。在檔案資源的有效利用時重點考慮檔案利用的成本，整合相關檔案信息，控制成本的投入，盡量降低檔案信息使用成本和時間成本，提高管理成本的資源使用率，保障檔案信息的有效利用，提高檔案的可操作性和有效利用度。

檔案利用的成本和收益相輔相成，控制成本和提高收益難以絕對分離。發揮好檔案宣傳教育對利用者的激發和引導作用，并提高檔案利用效益的有效性。

3.4 加快檔案信息化建設步伐

隨著辦公自動化的實現，檔案資料出現了多種多樣的形式，紙質檔案逐漸被電子檔案所取代，電子檔案逐漸成為了檔案管理工作的一個重要角色。公路企業檔案管理工作要高效發展，就必須把檔案信息化建設納入規劃，制定詳實具體的規章制度，加快信息化建設，有效實現檔案信息利用與共享，開發利用研究檔案資源的有效利用，把先進的網絡技術和信息技術，運用到檔案管理工作中，促進檔案資源共享，使檔案信息的處理應用數字化、網絡化，真正提高檔案資源的利用效率，使檔案為公路企業的發展做出應有的貢獻。公路施工企業要積極的推進檔案管理工作的信息化建設進程。在檔案管理信息化建設推進的過程中，構建一套科學的信息化管理平臺，實現檔案信息的高效管理。

檔案管理人員要深入了解公路企業檔案管理內容的脈絡結構，并且對于各項檔案細節進行深入的掌握，在整理檔案資料的過程中及時為公路企業的管理和推進提供相應的對策，

4 結語

總之，公路企業檔案管理工作，必須與時俱進，不斷探索出一套科學合理適用高效的檔案管理工作體系，提高檔案管理水平，進一步拓寬公路企業檔案管理工作新領域，最大限度地發揮公路企業管理檔案的作用和價值。檔案管理只有健全管理制度， 明確管理人員的職責，樹立責任心和法制意識，不斷提高檔案管理水平，讓檔案能真正為公路企業的長足發展提供足夠檔案信息服務。

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