現代圖書管理系統的構建及發展分析

安麗影

摘 要：本文在圖書館管理信息系統建設和技術發展現狀的基礎上，對不同階段的任務和技術特征及系統建設的特殊性進行了分析，并提出了建立信息管理體系基本模式的初步構想。本文最后就初級階段完成后的信息資源的繼續挖掘及管理信息系統的發展方向作了初步探討。

關鍵詞：信息；圖書館管理信息系統；信息挖掘；標準化；規范化

隨著計算機技術的飛速發展和計算機使用的日益普及，越來越多的大、中、小型圖書館已逐步使用計算機進行自動化管理，但因缺乏建設圖書館管理信息系統的理論指導，以及人們對圖書館信息管理系統這一概念理解過于狹隘，將計算機的使用僅僅局限于圖書日常加工和流通的各環節，并提出以下論點：

①圖書館管理信息系統建設是一項“可持續性工程”，系統建設必須分階段進行，系統目標應同信息化程度相適應。

②圖書館管理信息系統（LMIS）的建設不僅是技術層面的問題，更是管理層面的問題，成功地進行系統建設必須要有信息管理體系（IMS）的支持。

③圖書館管理信息系統應用面廣，要求系統本身必須具有較強的自適應能力。

1 圖書館管理信息系統建設面臨的問題

圖書館管理信息系統建設中遇到的問題和困難主要有：

1.1 建設規劃和總體目標不穩定。新的信息管理方式會給管理帶來革命性變化，會有一段不適應期；此外圖書館管理信息系統建設需要很大投資、獲益周期長且經濟效益不直接，因而不少信息系統建設的投入不足。

1.2 缺乏健全的信息管理體系。良好的信息運行機制是成功建設圖書館管理信息系統的前提。

1.3 管理人員的計算機應用水平有待提高。管理人員若不會運用計算機管理信息，就談不上具備自主和協助開發圖書館管理信息系統的能力。

2 圖書館管理信息系統

圖書館管理信息系統就是對圖書館各種圖書資料和數據進行收集、整理、統計、計算、分析，為圖書館管理人員提供管理決策、采購計劃、文獻編目、圖書流通所必須的信息的軟硬件環境。它通過對各種數據的處理來獲得有關信息以控制利用過去的數據和相應的模型對未來的情況進行預測。

2.1 系統構成

管理信息系統是由若干相互聯系的單元組成的一個有機整體。其基本單元為：

（1）信息源。亦即信息的來源，此處指系統處理對象。信息源可分為內部信息源和外部信息源。

（2）信息處理機。信息處理機獲得數據，將其轉換為信息并提供給接收器的一組裝置（也可是人）。一般來說由四部分組成：①用于收集、篩選、匯錄有關數據資料的數據采集裝置；②用于整理、計算和處理數據資料的數據變換裝置；③將數據從信息源輸送至處理中心和將信息從處理中心輸送給接收者的數據傳輸裝置；④把數據和信息存儲以供隨時查詢的數據存儲和檢索裝置。在管理信息系統建設的初級階段，這里的自動裝置一般是指人。

⑶信息主管。負責圖書館管理信息系統的設計、運行，與有關方面協調配合的人員。

⑷信息接收器。主要包括存儲媒體和用戶兩部分。

2.2 圖書館管理信息系統的主要職責

圖書館管理信息系統的職責主要包括：

⑴圖書采訪。包括以下功能：訂購管理：包括館藏與正在訂購圖書的查重、訂購登記、編輯打印訂單、打印訂購目錄及過期訂單的處理（催詢未到圖書或撤消預定）。驗收登記：包括到書驗收、贈書登記、打印財產賬等。經費管理：包括發票登記、經費使用報告等。

⑵圖書編目。包括以下功能：編目查重：核查新到圖書是新書還是復本或多卷本，復本不必重復編目。著錄：抽取主題詞，產生登錄號、分類號、索書號，并將相應的數據輸入計算機。打印：打印書標、卡片目錄、新書通報等。典藏處理：將新書入館，進入流通或閱覽。

⑶圖書流通。包括以下功能：借還圖書：包括借書、還書、過期處理、污損處理、丟書處理、罰款處理。讀者管理：包括建立讀者檔案、頒發書證、書證掛失、調離消證、查詢讀者等。查詢：包括查詢圖書信息、圖書去向、讀者借書情況及預約情況等。打印統計報表：打印各種統計報表。

⑷網上檢索及預約。讀者可以通過Intranet在自己的辦公室查詢、預約圖書。查詢可以按書名、分類號、索書號、內容提要等進行。

⑸數據安全及數據庫維護。系統應有相應的安全機制，對不同人員有不同的權限。如讀者只能查詢及預約，而圖書管理員可以進行讀者管理、流通借閱等。數據庫維護包括對數據文件記錄的增加、刪除、排序索引、備份及恢復等功能。

2.3 管理信息系統的可持續性

管理信息系統建設是一個“可持續性工程”。它不僅僅是一個技術層次上的問題，更重要的是管理機制的問題。圖書館管理信息系統建設應按照不同時期系統建設的內容和要求來分段。系統建設只有分批分階段完成，才能使系統的階段性目標與管理科學化和規范化程度、人員素質、信息編碼工作的進展情況相適應，從而取得階段性成果。

圖書館管理信息系統建設包括信息管理組織機構及其運行體系的設計或再設計，及在此基礎上的圖書館管理信息系統應用軟件開發。LMIS對靜態信息應能實現“一次存儲、定期更新、隨時備查”；對動態信息應能跟蹤維護、及時響應。為保證信息的及時響應，必須解決四個問題：①信息的準確性；②信息傳遞的暢通性；③分析決策的正確性；④提供信息的及時性。

3 未來發展方向

圖書館管理信息系統的建設是一個龐大的系統工程，它是一個進程，而不是一個事件。因此它的建設應遵循“統籌規劃，分步實施，步步見效”的原則，故做好信息管理基礎性建設是當前和未來的首要任務。

3.1 信息挖掘與重組

隨著LMIS建設初級階段的完成，各種類型信息運行的有關數據基本實現計算機管理，初步解決基礎信息的存儲、查詢、統計等問題。當從宏觀管理的角度去審視這些數據，就會發現這些數據過于分散，數據量越來越大，并難以整合，因此若要進一步提高信息的利用率和使用效率，將之直接用于輔助管理，需解決的一個重要問題，就是對已有的基礎信息進行二次開發、重組。信息挖掘就是按照整體管理目標，對計算機系統中大量的已有信息再進行多次深層次的分析，在已有的信息中提取二次信息，直接用于管理、決策和建立預測模型。

3.2 要求計算機系統智能化、網絡化

從系統功能上講，先進的圖書館管理信息系統的建立不僅包括先進的信息處理軟件，還包括信息收集的自動化系統。今后的LMIS的建設不可能再象單項系統管理一樣，必須走由單項系統管理到系統集成（System Integered）的道路，包括硬件集成、軟件集成與信息集成。管理信息系統集成的過程，就是按照系統工程方法，針對特定的功能需求，把各個部件、構件、子系統等進行綜合，形成一個高效的有機體，實現最佳的整體效果的過程。