中學檔案資源的開發與利用

王姣妮

摘 要：中學檔案的開發與利用反映學校的歷史面貌，以及在學校在未來發展過程中對社會的價值。學校教育與管理事業主要依靠檔案管理工作進行實現，檔案管理在收集、開發和利用教學信息以及檔案時，對教育和學校的發展都具有重要的意義和價值，檔案的開發與利用也成為改進和提高我校教學質量與發展的重要手段，并能夠為其提供真實的憑據。

關鍵詞：中學檔案管理；地位；途徑；手段

學校的檔案是學校從事各種活動中直接形成的，它真實地反映學校管理、教學、科研、基建等方面，是學校全體教職員工辛勤勞動和智慧的結晶，是學校的重要資源，它能為學校今后總結經驗提供有價值的參考材料，能為上級檢查工作提供可靠、真實的佐證材料，能為教育教學改革積累豐富的材料，具有參考和利用價值。

1 廣角度、深層次開發中學檔案信息資源

開拓收集范圍，積極挖掘現有的檔案信息，做好超前服務。學校檔案室室藏檔案中不乏有教育課改、管理模式、經驗教訓等方面有用的信息材料，這些珍貴檔案都含有很高的利用價值，對提升學校管理品位、提高教學質量都將發揮重要的參考作用。檔案管理人員在摸清室藏的基礎上，搞好超前服務，把這些價值較高的檔案按內容分門別類地編制成專題目錄或專題資料。

1.1 加強編研工作，提高編研檔次

編研是一項具有較高層次的信息開發，挖掘得深，是能夠更好地為教職工及領導決策提供服務的。首先檔案編研要打破以往單一利用文書檔案的狀況，要善于從各種門類、載體的檔案中提取開展編研的信息材料。通過編研使檔案資料更加集中系統、規范有序，更好地為教學等工作提供快捷有效的服務。其次根據室藏檔案內容及利用者需求，多編研一些與教育教學有關的價值較高的材料，如利用教學檔案，編輯各種形式的教育教學專題，包括教師優秀教案、論文等，匯編成教案等。最后注重提高檔案編研的質量，發揮檔案潛在的信息資源優勢。針對不同時期學校的中心工作、教職工關心的熱點問題開發檔案信息資源，編纂適應新時期、新形勢的文件材料。檔案室將編研的、富有本校特色的信息資源通過校報等出版物，直接傳播資料信息，或制作成光盤或專題網頁，通過校園網，服務于廣大教職員工。

1.2 做好檔案分類整理工作

檔案利用是檔案工作的核心和關鍵，而檔案的分類整理又是檔案利用的關鍵。科學而規范的檔案整理工作，是實現檔案高效利用的有效途徑。

我校從創校開始，檔案室就嚴格遵循區檔案局下發的《檔案歸檔范圍和保管期限表》精神，實行新的立卷方法整理，按永久、長期、短期分開立件。大大提高了檔案的整理效率和利用效率。學校檔案分類清楚、整理符合規范化要求。同時我校檔案室較重視檔案案卷質量，對收集來的檔案資料認真地進行鑒定、分類；能遵循文件材料的形成規律和特點，盡量能保持文件材料之間的有機聯系，保持材料的成套性、完整性；書寫案卷標題力求完整、準確；案卷的裝訂、編目力求美觀、清楚。

2 明確檔案管理工作的目標——服務校園

搞好學校檔案開發利用的目的，是為學校發展大局服務，為廣大師生及校友服務，否則，檔案事業就沒有必要了，這是檔案工作的出發點和歸宿。檔案的開發利用主要包括兩部分：

2.1 健全檢索手段

我校檔案室編制了各類檢索工具，如文書檔案全引目錄、教學檔案全引目錄，并設專柜保管。這些檢索工具的編制大大促進了我校檔案的利用。以檢姓冊為例，我校較早畢業的校友由于當時條件的限制，僅保存了他們的學籍資料，而沒有制定相對應的索引。因此這部分檔案雖然極其有價值，但卻苦于檔案員每次為校友檢索都要花費巨大的時間和精力，效率極低。因此，校檔案室利用四角號碼的原理為創校至今的教職員工和畢業生制定了“檢姓冊”，實現了這部分檔案的直接利用。而對于近幾年的檔案，檔案室則對大部分檔案制作了計算機目錄，實現了計算機檢索，實現了檔案資源的信息化、數字化與網絡化。

2.2 提供所需材料

為學校參加“財務審查”等全國、省、市的各級各類檢查、定級、驗收工作提供專題檔案材料；為歷屆校友活動提供校友名單、幫助查找失去聯系的校友；為校慶活動、舉辦展覽館提供各種資料、照片；為教職工職稱評定提供課時認定、評選各類先進、擔任何種職位的證明材料；為全國各地的內查外調提供證明材料；為上級有關人員及本校撰寫校史提供材料；為歷屆畢業生提供畢業證明、成績證明，發放畢業證書等等。為了使服務工作更深入，檔案室請有關人員制作了檔案室網頁，設制了檔案查詢專欄，組織學生錄入學生學籍檔案2萬多人，錄入教職工檔案資料1千多人，至今已完成學籍檔案錄入幾萬人，校友活動查詢很多都是從網上直接查詢，很受廣大校友歡迎。

自建立校綜合檔案室以來，為學校的考評和檢查，為教職員工的考核和評定職稱等工作提供了大量可靠的檔案依據；為廣大校友尤其是年長校友的團聚敘舊搭建了平臺；為學校畢業生求職考試提供證明服務；為宣傳推廣學校做好后勤服務工作。為了做好這項工作，還要求檔案員注意以下幾點：

1.明確服務方向。必須牢固樹立為教學科研服務、為全校教職工服務、為各級領導和部門服務的思想。

2.正確處理利用與保密的關系。要解決好這個問題，就要正確理解、認識它們的關系對檔案工作的影響，檔案在什么情況下利用，在什么情況下保密，都要以服從黨和國家利益為前提，把二者辯證統一起來。同時，還要認真研究審查檔案內容，根據有關規定適當調整保密范圍和等級，擴大利用范圍。

3.熟悉檔案，了解用戶需要，主動積極為用戶服務，完成由封閉型到開放型服務的轉變。

3 總結

作為中學檔案管理人員，要與時俱進，不斷提高檔案信息資源綜合利用能力，不斷增強主動服務意識，把工作重點轉移到積極主動提供檔案信息資料的利用服務上來。熟悉自己的服務對象，深入了解廣大利用者的需求，及時有效地為利用者提供有價值的檔案信息。不斷拓展檔案服務的空間，將檔案服務向教育教學第一線延伸，向學校工作的各個領域拓展，跟上時代的步伐，在檔案利用服務上力求創新，努力把檔案服務工作提升到新的發展階段。

參考文獻

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