中學(xué)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用

王姣妮

摘 要：中學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)與利用反映學(xué)校的歷史面貌，以及在學(xué)校在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中對(duì)社會(huì)的價(jià)值。學(xué)校教育與管理事業(yè)主要依靠檔案管理工作進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，檔案管理在收集、開(kāi)發(fā)和利用教學(xué)信息以及檔案時(shí)，對(duì)教育和學(xué)校的發(fā)展都具有重要的意義和價(jià)值，檔案的開(kāi)發(fā)與利用也成為改進(jìn)和提高我校教學(xué)質(zhì)量與發(fā)展的重要手段，并能夠?yàn)槠涮峁┱鎸?shí)的憑據(jù)。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；地位；途徑；手段

學(xué)校的檔案是學(xué)校從事各種活動(dòng)中直接形成的，它真實(shí)地反映學(xué)校管理、教學(xué)、科研、基建等方面，是學(xué)校全體教職員工辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，是學(xué)校的重要資源，它能為學(xué)校今后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供有價(jià)值的參考材料，能為上級(jí)檢查工作提供可靠、真實(shí)的佐證材料，能為教育教學(xué)改革積累豐富的材料，具有參考和利用價(jià)值。

1 廣角度、深層次開(kāi)發(fā)中學(xué)檔案信息資源

開(kāi)拓收集范圍，積極挖掘現(xiàn)有的檔案信息，做好超前服務(wù)。學(xué)校檔案室室藏檔案中不乏有教育課改、管理模式、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等方面有用的信息材料，這些珍貴檔案都含有很高的利用價(jià)值，對(duì)提升學(xué)校管理品位、提高教學(xué)質(zhì)量都將發(fā)揮重要的參考作用。檔案管理人員在摸清室藏的基礎(chǔ)上，搞好超前服務(wù)，把這些價(jià)值較高的檔案按內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)地編制成專(zhuān)題目錄或?qū)ｎ}資料。

1.1 加強(qiáng)編研工作，提高編研檔次

編研是一項(xiàng)具有較高層次的信息開(kāi)發(fā)，挖掘得深，是能夠更好地為教職工及領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的。首先檔案編研要打破以往單一利用文書(shū)檔案的狀況，要善于從各種門(mén)類(lèi)、載體的檔案中提取開(kāi)展編研的信息材料。通過(guò)編研使檔案資料更加集中系統(tǒng)、規(guī)范有序，更好地為教學(xué)等工作提供快捷有效的服務(wù)。其次根據(jù)室藏檔案內(nèi)容及利用者需求，多編研一些與教育教學(xué)有關(guān)的價(jià)值較高的材料，如利用教學(xué)檔案，編輯各種形式的教育教學(xué)專(zhuān)題，包括教師優(yōu)秀教案、論文等，匯編成教案等。最后注重提高檔案編研的質(zhì)量，發(fā)揮檔案潛在的信息資源優(yōu)勢(shì)。針對(duì)不同時(shí)期學(xué)校的中心工作、教職工關(guān)心的熱點(diǎn)問(wèn)題開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編纂適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)的文件材料。檔案室將編研的、富有本校特色的信息資源通過(guò)校報(bào)等出版物，直接傳播資料信息，或制作成光盤(pán)或?qū)ｎ}網(wǎng)頁(yè)，通過(guò)校園網(wǎng)，服務(wù)于廣大教職員工。

1.2 做好檔案分類(lèi)整理工作

檔案利用是檔案工作的核心和關(guān)鍵，而檔案的分類(lèi)整理又是檔案利用的關(guān)鍵。科學(xué)而規(guī)范的檔案整理工作，是實(shí)現(xiàn)檔案高效利用的有效途徑。

我校從創(chuàng)校開(kāi)始，檔案室就嚴(yán)格遵循區(qū)檔案局下發(fā)的《檔案歸檔范圍和保管期限表》精神，實(shí)行新的立卷方法整理，按永久、長(zhǎng)期、短期分開(kāi)立件。大大提高了檔案的整理效率和利用效率。學(xué)校檔案分類(lèi)清楚、整理符合規(guī)范化要求。同時(shí)我校檔案室較重視檔案案卷質(zhì)量，對(duì)收集來(lái)的檔案資料認(rèn)真地進(jìn)行鑒定、分類(lèi)；能遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，盡量能保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，保持材料的成套性、完整性；書(shū)寫(xiě)案卷標(biāo)題力求完整、準(zhǔn)確；案卷的裝訂、編目力求美觀、清楚。

2 明確檔案管理工作的目標(biāo)——服務(wù)校園

搞好學(xué)校檔案開(kāi)發(fā)利用的目的，是為學(xué)校發(fā)展大局服務(wù)，為廣大師生及校友服務(wù)，否則，檔案事業(yè)就沒(méi)有必要了，這是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。檔案的開(kāi)發(fā)利用主要包括兩部分：

2.1 健全檢索手段

我校檔案室編制了各類(lèi)檢索工具，如文書(shū)檔案全引目錄、教學(xué)檔案全引目錄，并設(shè)專(zhuān)柜保管。這些檢索工具的編制大大促進(jìn)了我校檔案的利用。以檢姓冊(cè)為例，我校較早畢業(yè)的校友由于當(dāng)時(shí)條件的限制，僅保存了他們的學(xué)籍資料，而沒(méi)有制定相對(duì)應(yīng)的索引。因此這部分檔案雖然極其有價(jià)值，但卻苦于檔案員每次為校友檢索都要花費(fèi)巨大的時(shí)間和精力，效率極低。因此，校檔案室利用四角號(hào)碼的原理為創(chuàng)校至今的教職員工和畢業(yè)生制定了“檢姓冊(cè)”，實(shí)現(xiàn)了這部分檔案的直接利用。而對(duì)于近幾年的檔案，檔案室則對(duì)大部分檔案制作了計(jì)算機(jī)目錄，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。

2.2 提供所需材料

為學(xué)校參加“財(cái)務(wù)審查”等全國(guó)、省、市的各級(jí)各類(lèi)檢查、定級(jí)、驗(yàn)收工作提供專(zhuān)題檔案材料；為歷屆校友活動(dòng)提供校友名單、幫助查找失去聯(lián)系的校友；為校慶活動(dòng)、舉辦展覽館提供各種資料、照片；為教職工職稱(chēng)評(píng)定提供課時(shí)認(rèn)定、評(píng)選各類(lèi)先進(jìn)、擔(dān)任何種職位的證明材料；為全國(guó)各地的內(nèi)查外調(diào)提供證明材料；為上級(jí)有關(guān)人員及本校撰寫(xiě)校史提供材料；為歷屆畢業(yè)生提供畢業(yè)證明、成績(jī)證明，發(fā)放畢業(yè)證書(shū)等等。為了使服務(wù)工作更深入，檔案室請(qǐng)有關(guān)人員制作了檔案室網(wǎng)頁(yè)，設(shè)制了檔案查詢(xún)專(zhuān)欄，組織學(xué)生錄入學(xué)生學(xué)籍檔案2萬(wàn)多人，錄入教職工檔案資料1千多人，至今已完成學(xué)籍檔案錄入幾萬(wàn)人，校友活動(dòng)查詢(xún)很多都是從網(wǎng)上直接查詢(xún)，很受廣大校友歡迎。

自建立校綜合檔案室以來(lái)，為學(xué)校的考評(píng)和檢查，為教職員工的考核和評(píng)定職稱(chēng)等工作提供了大量可靠的檔案依據(jù)；為廣大校友尤其是年長(zhǎng)校友的團(tuán)聚敘舊搭建了平臺(tái)；為學(xué)校畢業(yè)生求職考試提供證明服務(wù)；為宣傳推廣學(xué)校做好后勤服務(wù)工作。為了做好這項(xiàng)工作，還要求檔案員注意以下幾點(diǎn)：

1.明確服務(wù)方向。必須牢固樹(shù)立為教學(xué)科研服務(wù)、為全校教職工服務(wù)、為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)服務(wù)的思想。

2.正確處理利用與保密的關(guān)系。要解決好這個(gè)問(wèn)題，就要正確理解、認(rèn)識(shí)它們的關(guān)系對(duì)檔案工作的影響，檔案在什么情況下利用，在什么情況下保密，都要以服從黨和國(guó)家利益為前提，把二者辯證統(tǒng)一起來(lái)。同時(shí)，還要認(rèn)真研究審查檔案內(nèi)容，根據(jù)有關(guān)規(guī)定適當(dāng)調(diào)整保密范圍和等級(jí)，擴(kuò)大利用范圍。

3.熟悉檔案，了解用戶(hù)需要，主動(dòng)積極為用戶(hù)服務(wù)，完成由封閉型到開(kāi)放型服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

3 總結(jié)

作為中學(xué)檔案管理人員，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案信息資源綜合利用能力，不斷增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到積極主動(dòng)提供檔案信息資料的利用服務(wù)上來(lái)。熟悉自己的服務(wù)對(duì)象，深入了解廣大利用者的需求，及時(shí)有效地為利用者提供有價(jià)值的檔案信息。不斷拓展檔案服務(wù)的空間，將檔案服務(wù)向教育教學(xué)第一線延伸，向?qū)W校工作的各個(gè)領(lǐng)域拓展，跟上時(shí)代的步伐，在檔案利用服務(wù)上力求創(chuàng)新，努力把檔案服務(wù)工作提升到新的發(fā)展階段。

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