試論基層法院訴訟檔案安全保障體系的建立

曾冀

摘 要：文章討論了基層法院訴訟檔案安全保障體系建立的必要性及難點，并從訴訟檔案實體安全與信息安全兩方面就如何建立訴訟檔案安全保障體系分別進行了闡述。

關鍵詞：訴訟檔案；安全保障

檔案安全是檔案事業的生命線，關系到黨和國家的根本利益。而訴訟檔案作為審判工作和法院建設發展的最真實記錄，與最廣大人民的利益息息相關，因而建立訴訟檔案安全保障體系的建立也尤為重要。

1 訴訟檔案安全保障體系建設的必要性

2010年國家檔案局提出了要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，楊東權局長在多次講話中都反復強調檔案安全保障能力建立的重要性，他強調指出：“檔案安全在檔案工作中處于極端重要的位置，檔案安全重于泰山，是檔案工作的生命線。”法院訴訟檔案是法院檔案極其重要的組成部分，是反映法院從案件受理到審判、執行全過程的信息載體，建立訴訟檔案安全保障體系對于維護司法公正、加強法律服務與社會經濟發展具有重大意義。

2 訴訟檔案安全保障體系建立的理論基礎

訴訟檔案安全保障體系構建的理論基礎為文件生命周期理論。 “文件生命是由文件價值決定的，如果文件在現在和將來的時空范圍內能夠呈現一種或者多種價值類型，那么我們就認為該文件擁有生命，或者說該文件被賦予了生命力。”1文件生命存在的源泉，就在于其自身所有的價值和作用。文件生命周期理論為檔案保護工作從全方位、聯系、發展的觀點去認識問題提供了一種方法論用來指導檔案安全保障體系的構建。

3 訴訟檔案安全保障體系建立的難點

3.1、訴訟檔案龐大的數量與安全保障之間的矛盾。訴訟檔案數量龐大，要保障其安全須投入更多的人力物力。以筆者所在法院（下稱為H法院）為例，自1953年至2011年庫房所存訴訟檔案共計279088件，且以平均每年約15000件的速度增加。這無疑為安全保障增加了難度。

3.2、訴訟檔案載體安全問題與安全保障之間的矛盾。主要體現在：大量使用復印件，如當事人提交的證據材料中含有復印件；大批量系列案的子案中均只保存復印件。此外還存在一部分手寫材料，前期很多開庭筆錄也使用手寫件，而這些手寫件的紙質載體及書寫所用工具類型也是各種各樣，以上因素都使訴訟檔案的安全存在較大隱患。

3.3、訴訟檔案巨大利用需求與安全保障之間的矛盾。檔案訴訟檔案信息一般都涉及復雜的社會矛盾，因此利用頻率也較高。以H法院為例，在2007-2011年間平均每年的訴訟檔案利用數為12607件次。這主要給訴訟檔案的安全保障帶來兩大方面的問題：3.3.1法院內部法官或非審判部門由于審判或調研、信訪等原因對訴訟檔案進行調閱。僅在2011年間的利用數就達到14336件次，可謂十分驚人。頻繁的調閱不但增加了訴訟檔案載體磨損甚至丟失的危險，也增加了出現“死檔”的危險。3.3.2當事人及律師要求查閱檔案卷宗與法院系統檔案查閱規定之間的矛盾。如H法院所屬的中級人民法院規定“刑事案件辯護律師和民事訴訟代理人（律師）需要查閱歸檔案卷時，只限其代理的一、二審案件或申訴案件”。而很多案件當事人在申請閱卷時所委托的代理人（律師）往往并非其在案件審判過程中所委托的代理人（律師）。

3.4、訴訟檔案在歸檔后仍不斷新增的案卷材料與安全保障之間的矛盾。已歸檔訴訟檔案中有部分案件還會不斷生成新的檔案材料，如何追蹤及監管此類材料的安全歸檔也是一大難點。

4 訴訟檔案安全保障體系的構建

訴訟檔案安全保障涉及到人員、經費、基礎設備設施、法規標準、管理規定等，是一個動態的安全防衛系統。建立該體系也是一項復雜而龐大的系統工程，筆者試從訴訟檔案實體安全和信息安全兩方面分別進行闡述：

4.1 訴訟檔案實體安全保障體系

訴訟檔案實體安全保障貫穿于整個檔案生命周期，需要進行全程控制，具體包括：

4.1.1檔案形成過程保障。如上文所述，訴訟檔案中存在大量不耐久的載體材料，因此應在檔案形成過程中就使用耐久性好的材料，從源頭上提高檔案的質量。

4.1.2、檔案整理過程保障。訴訟檔案的整理是由各業務庭室的書記員完成的。因此加強對書記員的相應培訓至關重要。

4.1.3、檔案接收歸檔過程保障。訴訟檔案接收歸檔是檔案室直接介入檔案安全保護的第一步，在此過程中需檢查檔案內容及裝訂等是否符合歸檔要求。

4.1.4、檔案保存過程保障。主要包括：（1）、定期對庫房進行清點盤查：包括對消防報警系統、庫房防火系統、消毒系統、溫濕度控制系統等要進行定期維護和檢修；定期或不定期進行檔案保管狀況、庫房衛生、安全隱患及蟲霉鼠情等檢查。（2）、分類保管：訴訟檔案基本都使用紙質載體，但部分證物含有光盤等，對這些載體的證物檔案應保存于專用的分類庫房中。（3）檔案柜架及排列：檔案柜架及排列應符合檔案管理要求。

4.1.5、檔案利用過程保障。作為訴訟檔案管理人員，要熟悉所藏檔案的情況，主動了解審判、執行等各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。

4.2 訴訟檔案信息安全保障體系

訴訟檔案信息安全保障體系主要包含兩方面內容：其一為物理意義上的訴訟檔案數據安全保障，其二為信息公開或保密層面意義上的信息安全保障。

4.2.1、要保障物理意義上的訴訟檔案數據安全可從以下方面努力：（1）計算機操作系統，需及時更新系統和修補漏洞，確保安裝防毒軟件和建立防火墻。（2）檔案管理系統，配置滿足本單位的實際工作需要，能與各信息系統之間銜接，并能接收和兼容各信息系統生成的電子文件的檔案管理系統軟件。（3）信息數據安全，加強數據存儲、傳輸、利用安全管理，加強加密、數字簽名等技術建設與使用。（4）數據備份系統 ，需制定和貫徹適合本單位的備份標準，以便更好的保障數據安全，應實施“異質異地，聯網實時”備份。

4.2.2、信息公開或保密層面意義上的信息安全保障。如3.3.2所述，當事人及其委托人在法院申請閱卷時遇到的問題表面看來是其閱卷需求與法院內部規定之間的矛盾，但從更深的層面來說體現的則是知情權與隱私權的沖突。為解決這一沖突，筆者認為應從如下方面著手：（1）提高檔案管理隊伍的道德素質和專業素質。（2）構建檔案信息倫理新規范和新守則。在具體措施上，可以嘗試在可能涉及檔案信息安全、知識產權、版權及隱私權的地方進行專門的聲明和說明，保證檔案信息倫理新規范、新守則隨時、隨處可見。（3）充分利用信息技術的積極成果。要加強、加快對信息技術的研究與開發，以技術來防范和抵御不道德、甚至違法犯罪行為。

參考文獻

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5.馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題及對策[J].檔案學通訊.2012年第3期

注釋：

1 吳品才. 《2003年第二十期科技講座 文件生命周期的理論》，載http：//www.szkp.org.cn/kejijiangzuo/2003-4-3.htm，于2012年11月5日訪問。