軍休檔案管理與開發

張靜艷 李淑偉

軍休干部檔案管理是一項要求政策性、專業性、連續性和機要性很強的工作。隨著我國軍隊離退休干部保障體系和安置工作的不斷完善，運用現代化的信息技術，對檔案工作進行綜合性和集約性管理，開發利用軍休檔案，就能更好地服務于軍休干部。

一、關于軍休檔案的資源管理工作

軍休干部檔案管理工作需要有擅長現代技術和擁有專業知識的專業性人才，自身有較強的責任心和服務意識，勇于創新，并注意多樣化和多層次人才之間的相互作用，滿足不斷發展的需要。

傳統的軍休干部檔案管理工作主要是以檔案的保管為目的，檔案的利用處于被動的狀態。信息化系統的引進和科學使用加快了檔案工作進行適應性的調整和發展。做好軍休干部檔案的整理數據的工作，建立獨有的數據庫，為軍休干部檔案的整理分析和運用信息化系統做好輔助工作。

二、軍休檔案的資源管理和信息化開發

（一）軍休檔案管理和開發的必然性。因為新時期需求的信息面廣，需要數據能夠提供快捷、準確、系統，所以傳統的檔案管理工作和服務方式已經沒辦法滿足。這時，就需要通過改革創新，實現傳統管理模式與信息化管理的對接。利用計算機對檔案信息進行處理和管理，能夠讓管理檔案人員從大量的手工操作中脫離出來，工作效率得到極大的提高，從而使信息的傳遞和利用的范圍、速度、方式等都進入了一個新的時代。

（二）軍休檔案管理的信息化基礎。其基礎包括數據庫管理和檢索服務系統兩個方面。檔案數據庫的內容包括紙質檔案的數字化、電子原文件數據庫的建設以及照片等媒體目錄的建設。運用輔助手段掃描出照片或紙張等容易毀壞變質的檔案資料，利用計算機的信息處理技術，將其轉化成數字化形式，從而保存起來。具有專業性、綜合性的檔案數字化信息庫，既方便檔案信息的查詢和檢索，又保護了檔案信息資源。

（三）軍休檔案工作信息化實施細則。軍休檔案資料記錄了軍隊離退休干部的成長歷程、軍旅生涯以及組織關系等方面重要的信息，它的保密性和安全性不容忽視。為了做到提供完整準確軍休檔案信息化建設的信息源，對檔案的審核要進行多層面、多角度的采集數據工作。軍休檔案管理工作軟件，要結合人事工作和檔案工作的實際，利用計算機管理干部檔案，改變了以往的檢索和查閱方式，使查檔人員在不接觸原件的前提下就可以查閱，提高了查檔速度。檔案工作的信息化，能夠挖掘檔案資源的潛在價值。通過信息庫的建立，計算機存儲了大量的信息資料，如任職年限、職務等相關信息，對這些要及時地進行更新和維護，從而使整個檔案信息的開發和利用工作得到全面性、準確性的提高。用計算機管理系統對檔案的文獻進行收集整理和深加工，對收集的現行公開的文件整理，實現其在互聯網上就可以查詢的服務功能。使用微縮、掃描等技術，能夠增加檔案信息的儲存量，并且比紙質檔案要高出好多倍。電子文件可以在一個文檔內對文字、圖像、聲音等媒體信息同時記錄，實現了空間小存儲量大的集約化作用，讓檔案的開發利用更加的方便快捷。

為了適應信息化、科學化的檔案管理，對專業性、復合性人才的需要越來越多。并定期有計劃性、有針對性地對檔案管理人員進行培訓和教育，使他們能夠更系統地學習和掌握檔案管理的相關業務知識、規律和方法等，提升個人的知識和業務水平，逐步地增強對軍休檔案信息化管理的適應性。

建立完善的軍休干部檔案管理制度，使軍休檔案管理工作能夠與時俱進，有法可依。對管理人員隊伍建設實施崗位責任、考核等制度，對檔案收集歸檔、整理、保護與保管等相關制度的制定逐步完善，有效地規范工作人員的行為，讓軍休干部檔案管理制度更加規范化、制度化。

綜上所述，隨著經濟體制和人事制度改革不斷地深入，傳統的軍休檔案管理工作表現出明顯的局限性。于是，實現軍休干部檔案工作信息化的建設，是改革創新的必經之路，使檔案信息的綜合處理和管理能力得到了有效的提高；使服務由被動變為主動，更深一步開發利用軍休干部檔案的信息資源，把其潛在的價值挖掘出來。我們要不斷地加強管理人員的專業水平，實現檔案管理工作更為規范化、專業化的發展，為新時代的軍休檔案管理的發展做出貢獻。

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（作者單位：河北省軍休三所）

（責任編輯 劉冬楊）