淺談基層檔案管理工作

盧浩鋒

隨著社會經濟的發展，檔案工作已逐步延伸到社會生活的各個方面，它是黨和國家事業的重要組成部分，也是踐行群眾路線、服務群眾的一項重要的基礎性工作，檔案的完整和全面性，離不開一個個基層檔案管理。在此，筆者結合自己近年來從事相關檔案管理工作的經驗和體會，談幾點粗淺的認識。

在社會經濟發展的同時，檔案管理工作的作用和價值正逐漸被人忽略，在檔案的日常管理和利用方面，許多單位對加強檔案管理工作的意識正一步步淡薄。特別是基層單位由于人事變動、領導忽略、人員無管理知識，使得檔案收集、整理、歸檔、保管、利用不到位，歷史的真實材料沒有歸檔或歸檔材料缺失，為領導決策帶來重大難題和造成重大經濟損失，嚴重影響工作開展。造成這些問題，主要有以下幾方面：

一是檔案資料未及時整理歸檔。由于對檔案管理意識不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然有的單位把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各單位工作有效機制來抓方面還存在缺陷。有的單位重要的業務檔案資料收集不全，整理不規范，資源不足，管理混亂，歷史資料欠缺，無及時移交。

二是檔案保管條件較差，資源的匱乏。檔案管理工作無專項工作資金，加上檔案管理工作重視不夠，達不到檔案管理要求，個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。而有些單位辦公用房比較緊張，單獨拿出一間房子作為檔案室也存在困難，而有些相對有條件的單位設置的綜合檔案室整體上也不規范，有的單位更存在把檔案室兼存放雜物或象垃圾一樣堆放在某一角落。

三是人員檔案管理業務不熟悉。檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。基層部門檔案人員一般都是人秘部門的人員承擔，并負責管理檔案工作。由于人員流動大，檔案人員津補貼待遇低，造成檔案管理人員留不住、引不進，檔案人員多為兼職，沒有時間和精力專門從事檔案整理管理工作，給檔案工作的銜接帶來不便。其次是無核定專門檔案管理編制人員，人員崗位不穩定和業務能力低，直接影響檔案管理并作的持續性。

以上問題直接影響了檔案工作循序漸進地開展，給檔案工作發展造成了許多制約因素。產生這些問題主要是因為：

一是重視程度、支持力度不夠，導致檔案管理工作無法順利開展。有不少領導對檔案管理工作不夠重視，認為檔案工作只是簡單的材料保管工作，沒有必要專門設置檔案管理人員，而對于經費原本緊張基層單位所需的人力、財力、物力就更難到位，導致一些基層單位不具備檔案保存和管理的最基本的條件，更談不上開展檔案信息化工作。

二是人員經常變動，缺乏系統培訓，導致檔案管理工作人才匱乏。基層檔案管理工作一般都是由相關職能部門人員兼任，由于人事變動大，加上檔案管理工作繁瑣又無待遇，同時未對基層檔案管理工作人員進行系統培訓，只停留在言傳身教上，對工作銜接帶來不便，直接影響了工作的開展。

綜上所述，本人認為基層檔案，特別是一些涉及民生的檔案，為查閱利用提供有力的依據，為解決糾紛提供了依據，也為提高工作推進進度。檔案工作正因為具有“存真求實、鑒往知來”的獨特功能，才成為我們黨和國家事業的重要組成部分。而如何解決基層檔案工作中存在問題，搞好今后的檔案工作，我認為基層單位檔案管理工作中存在問題應該從以下幾方面加以解決：

一是提高領導對檔案管理工作認識。要充分認識檔案工作的必要性和重要性，成立檔案管理工作領導小組，分派具備檔案管理資格的人員上崗從事該工作，各職能部門專設信息員，將檔案管理工作列入年度工作計劃和領導工作的職責范圍，定期聽取檔案工作匯報，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，要加強檔案知識的培訓及宣傳，嚴格貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及《檔案管理違法違紀行為處分規定》的文件，并把檔案工作列入單位年度考核范圍，充分提高領導及業務工作人員對檔案重要性的認識，為檔案管理工作營造一個良好的內部環境。

二是要建立建全檔案管理工作規章制度。建立健全《檔案管理工作規范》、《保密工作制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案接收制度》、《檔案管理工作人員職責》等一系列制度，嚴格按規章辦事，確保檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進。

三是規范檔案室設置要求改善環境。檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的壽命，檔案管理工作中，保管條件好的單位檔案室整齊規范，而保管條件比較薄弱的單位還存在只求過得去的思想，給檔案造成了損害。為此，作為單位檔案室必須嚴格按照《國家檔案法》檔案保管標準要求，要對基層單位設置檔案室的規模及設備做出明確要求及投入，不斷完善檔案室的保管條件。要進一步提高電子信息化建設，保證電子計算機的運行環境，及時提升檔案管理軟件及人員規范化操作，增強檔案存檔數量及提高便捷查閱方式，優化利用效果。

三是強化檔案管理工作隊伍建設。檔案管理對工作人員的思想素質、業務素質都有著很高的要求。要通過定編定崗、提拔任用的方式，從政治上關心檔案管理人員的成長，從工作上，從生活上提高檔案管理人員的待遇，從事檔案管理工作的同志長期接觸有毒、有害氣體嚴重，應發放專門津補貼，保證檔案管理工作人員的穩定性。要通過選送基層檔案管理工作人員到上級舉辦的檔案業務知識培訓班參加學習，從根本上提高檔案人員專業技術水平和實際工作能力。要在基層檔案部門中牢固樹立人才資源是第一資源的思想，要對檔案工作多一分理解、多一分支持，切實解決本單位檔案場所、檔案保管和資金等方面的問題，多為他們提供學習深造、交流鍛煉的機會，使他們不斷得到充實和提高。

檔案事業是一項功在當代，利在千秋的事業。基層檔案管理工作，工作繁瑣而冗雜，需要投入大量的人、財、物和時間，需要時間的積淀才能體現出它的價值。需要基層檔案戰線上廣大同仁的不懈努力，把“死檔案”變成“活資源”，檔案工作才能更加有所作為，才能更好地為經濟發展和現代化建設服務。

（作者單位：廣東省汕頭市潮陽區獻血辦公室）