中小銀行檔案管理系統知識化升級

武旭

摘要：知識經濟時代，檔案作為銀行的核心知識資源，其價值已被廣泛認可，但其數量的膨脹與利用方式的落后使銀行檔案管理系統對業務的支撐度逐漸下降，因此銀行必須改進現有的檔案管理系統。大型銀行在資金與管理上的優勢允許其直接引進成熟的知識管理系統，而中小銀行則不具備引進條件，因此提升現有檔案管理系統的知識化水平是中小銀行的必然選擇?；诖?，提出檔案管理系統的“知識化升級模式”，在論證必要性與可行性的基礎上指出了知識化升級的基本原則、升級路線、關鍵技術、具體策略及其發展趨勢。

關鍵詞：檔案管理系統中小銀行知識管理知識化升級

隨著金融電子化的推進，銀行檔案管理越來越依賴信息系統，但檔案管理系統單一化的保存功能極大地限制了銀行知識管理水平的提升。為改變這一現狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優勢，不斷推廣知識管理，特別是直接引進成熟的知識管理系統，極大地提高了知識資源的開發利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢使其在知識管理推廣及知識管理系統建設方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統的升級問題對提升知識資源的開發利用水平具有重要意義。通過文獻研究發現，對中小銀行檔案管理系統研究的文獻不僅數量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統的設計與應用方面，并沒有關于檔案管理系統升級問題的研究，致使中小銀行檔案管理系統的升級缺乏理論支撐?；诖?，本文提出了“知識化升級”模式，知識化升級是指運用知識管理與系統集成原理對組織現有系統進行升級改造以提高知識資源利用率的過程，一方面為中小銀行檔案管理系統的升級提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識管理提供有效切入點。

一、中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性分析

中小銀行檔案管理系統的知識化升級具有內部推力與外部拉力的雙重動力。內部推力因檔案管理系統對業務的支撐力不足而產生，分散于各業務部門的檔案管理系統由于檔案資源的封閉性，在開發利用上沒有很好地開展橫向協作交流，[1]僅僅發揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉向服務型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統對檔案管理系統的比較優勢產生。知識管理系統具有功能全面及互動性強等優點，可充分發掘檔案資源的內在價值，而不僅僅是被動保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統知識化升級的可行性分析

1.檔案與知識的內在聯系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實體檔案還是電子檔案均蘊含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統。

2.檔案管理與知識管理的內在聯系是知識化升級的理論基礎。檔案管理正處于由“分布式”“實體化”向“集中式”“電子化”模式轉變的階段?！凹惺健笔垢鳂I務部門的檔案有了橫向交流的機會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數據支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統與知識管理系統的內在聯系是知識化升級的技術依據。維娜·艾莉的知識“波粒二相性”理論認為知識既具有實體性，又具有過程性。傳統的銀行檔案管理系統，側重從實體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強調知識共享與創造的過程視角更加符合銀行日益復雜化的業務需求，知識管理系統則為過程視角的產物。

二、中小銀行檔案管理系統知識化升級的基本原則

（一）堅持集成化的設計原則

銀行的各項業務會產生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業務流程管理具有密切聯系，為使三者緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。[3]

（二）堅持以業務為驅動，以流程為依托

流程導向模式（BRK模型）認為檔案資源對業務流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統又內嵌于各個業務流程中，因此知識化升級必須堅持以業務為驅動，以流程為依托。

（三）堅持以用戶為中心，以需求為導向

檔案管理系統的知識化升級必須堅持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統的基礎上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅持在后期運行中不斷進行系統優化。

（四）堅持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業務具有高度標準化和穩定性等特點，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實施知識管理的藍圖。

（五）堅持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統的基礎上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復雜的模塊則可外包給專業軟件公司。

（六）堅持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機密性，所以系統必須建立嚴格的權限制度規范檔案開放，但知識管理的有效實施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統升級必須堅持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統知識化升級的路線與關鍵技術

中小銀行具有組織層級少、人員規模小、業務種類少等特點，所以現有檔案管理系統基本能支撐其業務活動，高跨度或直接引進的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進式的升級路線，即首先運用集成技術對現有的檔案管理系統進行無縫化連接，然后根據需求分析添加相應的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結合系統運行中出現的問題不斷改進現有系統，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統。在升級過程中，技術選擇至關重要，因此筆者根據知識化升級的實際要求，總結了檔案管理系統知識化升級的關鍵技術。具體如下：

（一）中間件技術。中間件技術是最成熟的集成技術之一，廣泛應用于信息系統的集成領域。中間件介于應用系統和系統軟件之間，可銜接網絡上應用系統的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統的復雜性，降低了程序設計的難度。[5]

（二）Web2.0相關技術。Web2.0相較于Web1.0的優勢在于更加以人為本，體現了人人參與的互聯網精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術：

1.Blog技術。Blog是一種在網絡上自由發布個人日志的網絡交流方式，其他用戶可以對相關日志進行評價，從而促進知識互動。

2.Wiki技術。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。

3.RSS技術。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。

（三）J2EE技術。J2EE是Sun公司為企業級應用推出的標準平臺，它把各類不同的組件、服務架構及技術的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強的兼容性與可擴展性，可以實現系統的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統的不斷完善和升級。

四、中小銀行檔案管理系統知識化升級的具體策略

（一）普及知識管理理念

檔案管理系統的知識化升級不僅是技術的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。

（二）盤點知識，評估現狀

知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學有效的知識管理體系，在系統升級之前，必須要對包含檔案資源在內的知識資源進行盤點并評估組織的知識管理現狀，以便有效支撐知識化升級的持續推進。

（三）統籌規劃，協同推進

中小銀行檔案管理系統的知識化升級是需要各部門配合的系統工程，因此應建立相關領導小組負責知識化升級的統籌規劃，并制定部門間的協調機制以推進知識化升級工作。

（四）突出重點，全面推進

中小銀行應根據自身情況，堅持以檔案管理為重點，形成良好的檔案管理制度，實現組織知識的高度編碼化，并以此為切入點，全面推進知識管理。

（五）增強系統柔性

檔案管理系統的知識化升級是一項持續性工作，必須樹立長遠觀念，在知識化升級過程中合理增強系統柔性，提高系統兼容性，為今后檔案管理系統的持續升級打好基礎。

（六）選擇適合的升級技術

技術選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術時，不能僅考慮技術的先進性，還要充分結合成本、功能需求以及系統兼容性等因素，堅持以最優成本完成知識化升級。

五、檔案管理系統知識化升級的發展趨勢

檔案管理系統的知識化升級與信息技術和檔案理論的發展密切相關。一方面，由于檔案管理正經歷由實體管理向電子管理、知識管理的轉變，所以未來的檔案管理系統必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數據、云計算以及物聯網等信息技術的深入發展，檔案管理系統將不斷融合最新的信息技術以提升其知識化水平，如可設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數據技術以實現文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術實現檔案資源的異地存儲等。

注釋及參考文獻：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業檔案知識管理模式—基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62.

[4]安小米，朝樂門，徐少同等.知識管理方法與技術[M].南京：南京大學出版社，2012：107—112.

[5]周園春，李淼，張建等.中間件技術綜述[J].計算機工程與應用，2002，38（15）：80-82.

[6]張鋒，蔣欣材，李凱亮. RFID智能檔案管理系統的設計與實現[J].物聯網技術，2013（10）：23-25.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院