檔案管理改革工作的趨勢與發展

劉 欣

（晉冀魯豫烈士陵園管理處，河北 邯鄲 056000）

檔案管理改革工作的趨勢與發展

劉 欣

（晉冀魯豫烈士陵園管理處，河北 邯鄲 056000）

檔案管理，是檔案工作相關部門直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。本文首先針對當前我國社會中檔案管理工作的發展現狀及其自身需求特征進行了必要的說明和分析，而后進一步對檔案管理工作未來的發展展開了討論，并就如何切實推動檔案管理工作的成熟與改革加以闡述，對形成更為成熟的檔案管理工作體系有著一定的積極意義。

檔案；管理；趨勢；發展

檔案管理，是檔案工作相關部門直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。從工作內容角度看，檔案管理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究以及檔案提供利用等多項工作，不同工作領域對檔案管理工作內容的劃分有一定的區別，但是總體而言仍然保持較強一致性特征。

1　當前檔案管理工作的現狀與挑戰

檔案管理工作對組織而言，其發展歷史由來已久，但是在當前信息時代背景之下又呈現出與以往不同的特征。首先，就目前我國檔案管理領域的工作開展狀況而言，雖然隨著信息化相關技術的發展，檔案管理的自動化及信息化水平均有顯著提升，但從實際的落實情況看，檔案管理工作中的信息化仍然處于初級階段，有待進一步深入。在當前大部分組織中，基于檔案的信息化體系已經基本得到落實并投入使用，相關的信息終端，包括輸入及輸出兩類終端也基本實現。但在實際工作過程中可以發現，檔案管理工作仍然由專業的檔案人員實現，而并未因相關信息化水平的提升而滲入到整個組織的工作過程中。對某些資料的采集，即便已經能夠支持起不同部門多個工作人員的參與，也仍然難以實現檔案工作的全員參與。這種狀況在一定程度上阻礙了系統檔案的形成，阻礙組織的深入發展及借鑒歷史工作成績。

其次，在檔案管理領域中，大數據量已成為當前的突出問題。大數據量本身并不是檔案工作發展的特征，而是當前信息時代下，相關信息技術發展而產生的新特征之一。相關信息技術的實現，讓檔案數據具備了更多的形式，其中包括圖像、視頻等相關新型媒體格式數據。而與此同時，龐大的數據總量也從另一個角度形成了檔案管理工作本身對計算機及其他相關技術深入應用的需求。因此，檔案管理領域的計算機應用及信息化程度呈現出供需兩個層面的良性循環，在日后的應用中必然日漸深入。

最后，不容忽視的是，組織的檔案管理工作本身，最終價值必然是要體現在對組織未來發展行為的指導層面，因此檔案管理工作必須在保持檔案數據有序的基礎之上，實現開放狀態。只有開放的檔案系統，才能面向整個組織的每一個工作細節，實現對未來和現實工作的指導價值，也才能有效實現檔案資料本身的意義所在。

2　檔案管理工作的趨勢與改革方向

基于對檔案管理工作當前發展狀況的深入分析，可以發現當前檔案管理工作仍然存在極大的提升空間，如果能夠有的放矢的推動對應的改革措施，必然能夠進一步加強檔案自身的價值體現。具體而言，可以從如下幾個方面，結合檔案管理工作的發展趨勢，設置對應的改革方向和目標。

2.1深入加強檔案管理工作領域信息化建設

雖然當前檔案管理領域中信息化建設已取得一定成績，并逐漸形成了切實推動檔案管理工作的有效力量，但是總體而言，這一方面仍然有極大的提升空間。檔案管理的信息化，應從兩個角度加強改革，其一在于面向檔案自身的信息化，其二在于面向檔案及檔案管理工作服務對象的信息化。前者的改革重點在于積極引入相關數據技術及服務手段，面向檔案數據本身展開更為合理的存儲和展示，在可能的情況下深入分析和信息發現數據，幫助相關工作人員形成對于檔案資料的深刻理解，為其應用奠定堅實的基礎。對第二個方面而言，進一步分為兩個方面，即面向檔案形成階段的信息化建設及面向檔案利用階段的信息化建設。在檔案形成階段的信息化，應當重點著力于打造獲取信息更為全面和方便的途徑，便于組織內部整個工作團隊都參與到檔案的形成和檔案體系的建立過程中；而對于檔案的利用階段，則應通過多種輸出終端，幫助形成多途徑檔案信息輸出。唯有方便隨時獲取檔案信息，才能切實實現檔案信息對當前及未來工作的支持價值。

2.2加強檔案工作相關人員專業化水平建設

對于這一方面，特別要注意應當是檔案體系相關工作人員，而不僅是檔案管理領域工作人員。二者之間的區別在于，前者是包括檔案信息最初的來源部門工作人員以及檔案信息可能存在指導價值指向的部門工作人員。這樣的兩個方面，決定了檔案信息的形成及最終的消費，而檔案管理工作本身的價值體現，必然要回到信息的消費環境中去，因此，兩個環節一方面與檔案管理工作環節的自身質量息息相關，另一方面則與其具體的價值實現密切相連。實際工作中應當注意針對不同群體的專業狀態展開綜合測評，并配置具有一定針對性的培訓或工作指導，唯有如此才能從更為全面的角度實現檔案工作質量的提升。

3　結　語

檔案管理工作本身具有一定的發展規律，這種規律一方面以檔案管理工作自身的特征作為重要依據，一方面受外界相關技術的發展影響。只有對檔案管理工作環境展開切實分析，才能準確把握其發展脈搏，制定出合理的改革戰略，推動其自身的成熟。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.144

G279.2

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1673-0194（2015）12-0196-01

2015-04-08