新時期環境下如何做好高校人事檔案管理工作研究

侯光蘭

（福建生物工程職業技術學院 人事處，福州 350002）

新時期環境下如何做好高校人事檔案管理工作研究

侯光蘭

（福建生物工程職業技術學院 人事處，福州 350002）

我國越來越注重高等教育的發展，高校已多達2 000多所，同時每年高考畢業生進入高校就學的也高達幾十萬，所以高校是一個相對來說人事流動比較大的地方。長期以來，我國的高校人事檔案管理工作都比較弱后，大部分高校還停留在手工整理、紙質存檔的階段，而其管理工作也僅停留在資料的匯總保存上，現階段我國高校的人事檔案管理工作過于僵化、死板、不規范，既不能體現其作用，也不能引起學校和學生的關注。現代社會是一個信息化、科技化的社會，如何改變高校人事檔案管理工作現狀，做好高校人事檔案管理工作十分值得人去分析和思考。

新時期環境；高校；人事檔案；管理工作

人事檔案管理主要是將個人的社會經歷、學歷情況、家庭情況、思想品德、個人能力及相關獎勵和處罰的情況記錄在檔案，這份檔案跟隨并記錄了人的一生。我國目前的檔案保管工作還比較落后，并未完全達到信息化、科技化。高校應該是人才、科技、思想水平都比較高的單位群體，更應當率先發現其內部人事檔案管理工作方面存在的問題，并分析其解決的對策。

1　高校現人事檔案管理中存在的問題

1.1資料保存不完善

據筆者網上查閱和有關部門工作人員介紹，高校人事檔案主要包括以下內容：學生集體常住人口登記表或戶口遷移證、高校畢業生就業協議書、高校畢業生就業報道證、個人人事檔案等。個人人事檔案中又包括個人基本信息、各個時期的學習經歷、成績單、獎懲經歷等，還有包括思想道德在內的黨團材料。但與此同時也有很多其他資料沒有體現出來，相對來說并不完善，比如個人身體情況、能力情況等。

目前我國的高校人事檔案就資料保存方面來說并不是很完善，不能體現個人的整體情況，僅停留在成績和個人基本情況方面。而且由于大部分都是紙質材料，所以在保存過程中，容易發生破損、霉變、氧化、蟲蛀等情況，一旦檔案室發生火宅等情況，檔案資料極易受到損害，難以保存。

1.2人力物力不足

高校有專門的檔案科室來保存檔案，用鐵制柜分門別類的進行保存，大多依據年級、性別字母排序、學號排序等。因平時不需要使用檔案，檔案管理部門人員非常清閑；但一旦到了畢業季，檔案室管理任務繁重，大量的畢業生個人資料、成績資料、黨團資料需要整理，這時學校往往會請一些學生或兼職人員幫忙，但由于他們缺乏經驗，且無法確保資料的保密性，給檔案管理工作帶來一定困難。由此可見，我國高校在檔案管理人員的安排和調配方面非常不科學。而且人事檔案管理工作者缺乏專業培訓，專業技能不高。

在物力方面，由于學校對人事檔案管理不甚關注，所以也存在資金不足的情況。要想實現檔案管理科學化、信息化，就需要計算機系統和掃描系統等設備，而目前這些設備都配備不足。同時，由于檔案室空間有限，很多詳細的個人資料都不能保存在個人檔案中，而只能放部分簡單的內容，且由于存儲空間有限，很多時期較早的檔案被移交至其他部門，導致檔案信息不完整。由此可見，我國高校在保存學生人事檔案方面局限性較大。

1.3檔案調取缺乏靈活性

高校對人事檔案的管理是保密的，學生只有在畢業時才可調取自己的檔案，而且檔案由文件袋包裝，加貼封條，其內容嚴格保密，連本人都不能拆封查看自己的檔案。在檔案調取時，缺乏靈活性，往往由某單位申請去學校調取檔案需要幾天甚至一周的時間，如果是異地單位，則需要的時間更久。而且在調取檔案過程中，檔案保管人員只能手動將檔案從檔案柜中找出來，耗時耗力，對于已經調走的和近期調進的檔案不能一目了然，不利于檔案管理；并且檔案內的內容，是否有缺失、遺漏的情況也不得而知。

1.4檔案保存環境安全性低

高校本身的檔案保管室，沒有非常嚴密的保管設施，只有一些防護欄門鎖柜子鎖等設施，被偷盜的可能性高。另外，檔案室紙質文件偏多，比較干燥，很多檔案室設施陳舊，存在安全隱患，同時消防設備沒有定期檢查等都造成巨大的安全隱患，不能很好的做到防火防災。

2　新時期環境下做好高校人事檔案管理工作

2.1強化檔案材料搜集的真實性及檔案工作嚴謹性

21世紀是一個競爭和挑戰并存的時代，社會對人才的需求越來越迫切。我國高校也在蓬勃發展，越來越多的人步入大學課堂接受高等教育，未來，90%的人都要接受高等教育，也將有更多的學生選擇讀研、留學，單位企業也將逐漸規范化，建立內部人事檔案管理部門。高校人事管理人員在具體的檔案管理工作過程中，要把搜集內容具體到實踐內容，不能單純停留在在職評選及學歷收集等方面。另外，還應按時向材料搜集部門反映最新的教研結果。工作人員在材料搜集工作過程中，必須保持科學嚴謹的態度，保障材料的真實性和系統性。

2.2提高檔案管理員工綜合素質

針對于目前高校人事檔案管理人員不足，專業性不強，有以下幾點建議。

2.2.1擴大范圍、面向社會廣泛錄取檔案管理人員

以往的檔案管理人員多半是由學校內部調動調整的，很多都是年齡較大的行政工作人員，甚至還有返聘人員，這些人大都是奔著清閑的工作崗位去的，這就造成員工隊伍老齡化、缺乏進取精神等問題。因此，學校要面向社會招聘管理人員，讓管理隊伍年輕化，使真正有能力的專業人才投入到這個工作崗位上來。

2.2.2加強員工專業培訓和績效考核工作

從高校人事檔案的長遠發展來看，既需要員工本身具有較強專業素質，還需要對員工進行不斷的專業培訓，提高他們的業務水平，使其實際操作和理論知識并進。另外，還應完善績效考核制度，通過考核激發員工學習新知識、新技能的熱情，以免其思維僵化、止步不前。

2.2.3科學安排工作，提前做好部署，提高員工的做事效率，避免使用兼職工

由于人事檔案管理要求極高的保密性和準確性，因此不適宜使用兼職工，他們沒有受過專業的培訓，且責任心較低，在檔案管理工作中極易發生錯誤。對畢業時期檔案科室繁重的工作任務，可提前做好工作部署，盡早做好工作安排和前期準備工作，讓學校其他部門配合工作，提前準備好檔案材料，使檔案管理工作順利、及時開展。

2.3建立嚴格的高校檔案部門制度

筆者通過網上查閱資料得知目前很多高校人事檔案部門機構不健全，沒有正式的高校行政管理部門統一管理。學校方面要加強關注，通常一個高校有著成千上萬份的畢業生人事檔案，如果沒有統一的領導和健全的職責規范，就很難保證高校的人事檔案管理工作能長遠發展，取得新突破。強化高校人事檔案管理部門的制度規范化工作，設置專門的主管領導，做好整體工作的部署和檢查推動。調整員工結構，如設置專門的檔案整理人員、電腦錄入人員、核查人員等，使每個員工責任清晰、分工合作。配備相應的獎懲措施，降低檔案管理工作的錯誤率。

2.4加強管理人事檔案信息化建設

隨著新時期的到來，經濟飛速發展，電腦技術不斷進步，高校的人事檔案管理工作也應逐漸信息化，如可將個人的檔案資料輸入電腦，形成電子文檔，方便調閱和整理。雖然初步的錄入階段耗時耗力，但這對長期的高校檔案管理工作來說是非常有好處的。第一，便于管理，調閱方便。第二，不占空間，檔案內有什么缺什么一目了然。第三，可使部門單位間的檔案調轉工作簡單方便，從網上直接傳取。第四，可以開放部門查閱權限，比如學生可通過校園一卡通或學號信息，通過柜臺或網站查閱自己的檔案資料。第五，教育部門可建立轄區內整個高校的人事檔案備份，防止人事檔案因電腦故障或其他原因而丟失。第六，檔案流轉過程清晰，可以看到由誰錄入該份檔案、備份在何處、受何部門管理、于何時調往哪里、何人何時何因調閱，新減了哪些材料等。

3　結　語

我國步入新時期以來，科技飛速發展，高校的人事檔案管理工作也應不斷發展，不能局限于當前。檔案管理人員的素質、專業技能都應不斷提升并運用到實際工作中。利用高校的人事檔案資源，使檔案管理更有意義，發揮其越來越突出的作用。

主要參考文獻

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［2］張惠琴，陳春紅.新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作［J］.當代醫學，2012，18（16）:28-29.

［3］王茜.高校人事檔案管理現狀及對策探討［J］.教育管理，2014（8）:222.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.157

G647

A

1673-0194（2015）12-0212-02

2015-04-12