信息管理系統在企業應用過程中的問題及對策研究

鄭博文

摘 要：新時期經濟的快速發展推動了我國信息化進程，一個以知識和數據為生產力的局勢應運而生。隨著信息管理技術的不斷改進，為企業帶來的效益顯而易見。信息管理系統的主要任務就是通過利用現代化的網絡設備強化企業信息管理，以達到對企業人力、物力、財力的最優化配置。但針對其應用過程中出現的問題，采用何種對策可使企業效益最大化是業內人士關注的焦點，本文通過對現代企業信息管理系統的介紹，針對信息管理系統在企業應用過程中出現的問題做相關對策研究。

關鍵詞：信息管理系統；企業應用；知識數據

一條有商業價值的信息可給企業提供很大商業契機，對應信息種類多樣，除了經濟價值顯著的商業信息，還有管理人員配置方面的信息，而在經濟保持高速發展的同時，如何提高管理效率，把企業管理信息系統作用發揮到極致，使企業內部融為一體，是企業管理人員需認真面對的生存難題。

一、現代企業信息管理系統概述

企業在其內部信息管理系統過程中，進入和導出階段實施的相應措施，是用來衡量其管理信息系統設計是否合理適用的一個標準，這種名叫關鍵績效的考核標準能夠使企業內部各車間單位負責人分工明細，不僅在企業運行脈絡上有了詳細的歸類指引，還可用來充當一個參考標準。由此，全企業職工業績類比也有了一個相對公平的起點。所以，這樣一種指標的確立和實踐是企業管理中一項不可或缺的項目，而由于每個企業在經濟實力人員配置管理方式等方面的差異，在這種指數定位上又各不相同，熟悉自身企業管理機制，為企業量身定做一套專屬的關鍵績效指標，是一個企業能夠持續健康發展的內核所在。企業在信息管理系統具體運行中，需經歷整理采集數據、導出、解決、反應和最終定奪。在一個完整企業中，需維持企業正常運轉，就必須時刻做好大量信息的處理，其囊括了諸多細枝末節，企業信息管理系統面對這個龐大的信息資料庫，需分門別類地進行歸納集中，將生產加工、原料供貨、物資儲備等企業運轉常規項目。但是，企業信息管理系統所面對的信息多種多樣，因為企業是以營利為目的，從而向社會提供產品和服務的組織，由不同的業務單元組成，如生產單元、加工單元、物料采購單元、供給單元、市場營銷單元等。而且，企業生產經營的數據涉及方方面面，如生產、銷售、人力資源、財務會計、原材料采購、庫存、客戶以及供應商等。對不同企業而言，這方面的信息并不都具有同等重要性。不同地區、類型或者不同行業的企業所依賴的環節不一樣，其核心競爭力源泉也不一樣。這就要求企業要結合自己實際情況，因地制宜，合理界定影響企業績效的一些關鍵績效指標，并在企業信息管理系統的設計與運行中予以重點關注。

二、信息管理系統在企業應用過程中的問題

隨著企業信息管理系統應用范圍不斷擴大，其在應用過程中出現的問題也不斷涌現，筆者將其主要概括為以下兩方面：

1.因為企業規模有限，對企業信息化建設造成阻礙

主要表現在不規范管理和資金不足兩方面，對企業信息化建設和企業信息管理系統應用工作的開展造成制約。企業信息管理系統的全面應用必然要伴隨企業巨大的資金投資，諸多企業本身利潤率偏低，資金匱乏。資金限制企業發展，通用性和極度廉價的信息管理系統軟件成為此類企業購買的著眼點，系統性不足是這類軟件的突出特征，與企業自身繁雜的業務流程和生產管理方法格格不入。而且其自帶的風險性，無法保證企業按時按質的生產效率，企業效益與管理效率受到限制，不僅不能優化企業資源配置，帶來更大經濟效益，反而會因為進一步加劇這類企業資金匱乏現狀，危及到市場生存。另外，脫離于規定要求之外的業務管理和隨意性突出的業務流程，是企業應用信息管理系統失敗的另一主要因素。因此，加強管理，規范流程是企業信息管理系統應用過程中的必經之路。

2.因為企業個性化發展，對企業信息化建設造成阻礙

部分企業在自身發展的歷史長河中，逐漸形成帶有自身企業特色的能力和價值觀念，以此去實現企業預定的經營目標，企業個性隨之形成。此類個性化特征為企業信息管理系統應用帶來了問題，諸多現代企業以標新其先進的管理方法和機制為個性化體現，片面認為企業個性化發展可為企業市場競爭帶來核心競爭力。也有的企業認為企業信息管理系統應用會使企業管理理念出現固化現象，個性發展得以束縛，企業競爭力減弱。但在目前市場狀態下，尚未出現滿足企業個性化發展的企業信息管理系統軟件。

三、信息管理系統在企業應用過程中問題的解決對策

1.加大滿足企業個性化發展的系統軟件研發力度

企業管理信息系統是一個集多樣信息處理功能于一身的系統，要想對它有所開發，就必須知道它的基礎結構和基礎功能，包括導入、解決、導出這三個功能。企業在面臨數據龐大的資料庫時，往往需要大費周章地連續進行這三個步驟，而經過企業管理信息系統對現有資料的加工歸類后，企業工作量就會相應地減少了很多，會為決策人員進行下一步決策提供更充裕的時間，極大提高了企業運轉效率。而企業所要對所持信息進行處理的原因不盡相同，信息管理系統則是能夠通過企業導入的信息先自動歸類處理，解決一些機械繁瑣的事務，在進行下一步深層次加工數據前，置換出初步處理好的信息數據，供決策者根據時下情況自由選擇，這樣一種頗具人性化理念的設置為決策者定奪方案時留出更多余地。一個健全的企業管理信息系統應該是一個具有完整流程的系統，在單個與單個之間形成因果，在多個運行功能之間形成連接的關系，有一個順暢的運行公式。這樣一個運算公式涵蓋了諸如信息導入導出和上文提及的各種處理方式，在信息基本處理過后，出于謹慎和專業，企業管理信息系統還備有檢驗結果的功能，這個功能雖說是一個檢驗流程，卻扮演著十分重要的角色，故與企業生產經營有聯系的科目都應當被注入，如生產策劃、購買原料、人員調配、管理供貨、物流管理等，以解決決策者因信息處理不當而造成決策失誤的后顧之憂。企業信息管理是一個需要長期運作的系統，一旦企業對其設定完成，就意味著要投入企業運作很長一段時間。所以，在開發之初就必須考慮到影響管理信息系統運行的多種因素，如社會發展、企業運作完成狀況，以及相關影響因素。連接于企業管理信息系統的各個部分缺一不可，運算過程中一旦遺漏某個環節，哪怕只是毫不起眼的一步，對決策者下一項步驟開展都有不小風險。管理信息系統中的每個因素，都要兼顧到開創、落實、處理、分類的每個環節。

2.改進傳統企業的計算機數據庫系統

雖然計算機數據庫系統在企業信息管理中得到廣泛應用，但仍存在一些問題阻礙我們更好的應用。由于當前計算機數據庫系統經常面臨軟件風險和用戶行為風險，當這些隱患轉換為現實危害時，就會對信息管理者構成威脅，縮減管理者在數據庫上的應用頻率。因此，我們必須保證切實維護計算機數據庫系統的安全性，尤其是在網絡的條件下進行研究，保證對網絡風險存在免疫性。在試運行操作時，因地制宜進行分析，采取有效措施保護信息管理者的數據和網絡安全。隨著計算機技術的不斷進步，其數據庫理論也隨之拓展，我們應將計算機發展的最新成果及時引用到實踐中去，提高實踐的科學性，從根本上提升計算機數據庫理論的實際應用性。計算機數據庫系統的特點決定了它很好的適用性，同時也決定了其廣闊的發展前景，但仍需要我們進行深入分析和研究，促使計算機數據庫系統在企業信息管理系統應用過程中可以發揮更大價值。

3.健全現代企業信息管理系統關鍵績效指標

企業信息管理系統對于企業整體運作而言是一項重要工作，就其關鍵績效指標的核算定義有著嚴格的定式規則，應形成一套無可挑剔的運算理念，類似于SMART法則中的五個元素——具體，可衡量、可企及、可察覺、截止日期。就其關鍵績效指標的最終確立前，結合所有情況經行一番細致而多元的思路加工總是有必要的，但如果僅僅是按部就班地依循著這幾個固定的原理，肯定是犯了企業管理之大忌的。任何一個企業在在利用信息管理系統指定關鍵績效指標的時候，都應該靈活運用，切記勿生搬硬套。而關鍵績效指標所側重的是其中最重要的一環，即對企業的經營目標、戰略線路、生產管理等相關環節有重要指示作用或是對其有一定的啟發引導作用，都不失為一種可行方案。企業信息管理系統關鍵績效指標在討論設計之初就應當有對未來的預想，對執行過程中可能會有的突發狀況做人性化假設，直至在最終完成指標之時，都應該事先整理出一套備用的緊急預案，并結合前后步驟做好銜接工作，以期減少無用功的出現。企業生產經營是在一個環境的具體情況下作出具有盈利性質的決策，而這樣的決策會由于周邊環境的改變而改變，不明智的決策者在很多情況都像是：發現了一點風吹草動就驚慌失色，急于找到問題的最終出口，最終弄巧成拙。這樣的現象運用到關鍵績效考核中就是，我們對于關鍵績效的考核方式優化應該全面而冷靜，專注于每個產生過程的細節，對關鍵績效指標的設計保持廣泛性，做到“不以偏概全”，重視在企業信息管理系統運轉中發現的問題，時刻做出調整準備。

企業盈利的很大一部分都由一些關鍵環節所決定，這些關鍵關節在企業整體運行中并不占太多比重，卻能對企業生產銷售起到至關重要影響，這便需要企業在開發管理信息系統時飽覽整個運行流程，在了熟于心的同時能準確把握關鍵地方，抓住要害是解決任何問題的核心。對于一些企業盈利微乎極微的產品而言，總是有企業選擇習慣性忽視。管理者尚未意識到在這個信息極度流通、企業競爭者之間“差之毫厘失之千里”的運作機制時代，一絲一毫利潤意識的疏忽可能就決定著整個企業的管理運行。對于以薄利多銷見長的企業，影響是顯而易見的。在一些專業性高的研究領域，總是有吸引全球各地專家學者來關注的獨到之處，也總是不乏一些發人深省的見解。在研究企業管理信息系統的美國學者曾就自身研究經驗提出一個大膽猜想，如果企業產品有足夠存放空間和宣傳商品的地方，在生產營銷本金的極度降低和生產效率的提高為前提，從前市場上需求度極低的產品，有銷路就會有收入。這個設想還提到：產銷兩旺的主要商品銷量并不會比之前那種商品的銷量超出多少。這樣的假設盡管只是站在一個相對的基礎和特定的情況上提及的，但絕非無稽之談。以上設想還給了關鍵績效指標制定的重要啟示，首先即是在企業管理信息系統應用中，必須有一個度的限定，不能超出這個范圍，不然就會失去效力。其次，整體的綜合考慮是重要環節，在一個結構清晰思路明確的信息系統中，沒有一個步驟可在優化整體績效中輕易刪改，這種各司其職的組合對整體作用要求更高。

四、結語

綜上所述，企業在市場上生存發展需要依賴的方面越來越多，從生產經營到物流運輸，從儲存管理到人員調整，這一切都是企業的安身立命之本。而在千變萬化的市場中，以不變應萬變才是取勝之道，對信息的掌控處理合理是否到位，是評斷一個企業管理運行內力的核心標準，而企業管理信息系統則是維持一個現代企業發展的持久動力。

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