論民營企業檔案管理模式的有效構建

摘 要：檔案管理，是民營企業管理的重要內容，影響企業的長遠發展。民營企業在快速發展的同時，由于發展時間短、管理經驗不足，其內部管理問題也逐漸暴露，通過對檔案管理模式的闡析，為實際工作作指引。通過對比不同模式下檔案管理的成效，有助于掌握規律，結合實際。本文研究了民營企業檔案管理的構成要素，并提出其構建的有效途徑。

關鍵詞：民營企業；檔案管理；管理模式

檔案是企業重要的基礎信息資源，是企業生產經營的歷史記錄。民營企業檔案是民營企業在生產經營過程中形成的對企業和社會有保存價值的資料、實物、聲像等不同形式的歷史資料記錄。檔案管理是企業工作的重要內容，影響著企業的長遠發展。在民營企業中構建科學的檔案管理模式，不僅能夠規范檔案管理工作，還能夠提高企業經濟效益、構筑企業文化。在知識經濟時代，信息對于企業的重要性，已經可以與有形資產相比擬，檔案資料，是與企業發展歷程相伴隨的無形資產，它作為一種證據能保障企業的合法權益，作為一種存在沉淀在企業文化的積累中發揮積極的作用。基于檔案管理的重要性，要求民營企業構建起適合的、科學的檔案管理模式，包括歸檔、保密及銷毀等方面的規章制度，只有檔案管理模式有效運行，才能實現檔案管理制度化科學化，提升檔案管理水平，不斷促進企業不斷發展。

一、科學的民營企業檔案管理，包括對形成的檔案收集整理、移交、歸檔保存以及價值利用，民營企業檔案管理模式的構成要素主要有以下幾點

（一）民營企業檔案管理制度

檔案管理制度，是民營企業檔案管理部門在開展檔案管理工作時必須嚴格遵守的規章制度，科學完整的檔案管理制度應包括：文件材料收集歸檔制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度。收集歸檔制度是指，企業在生產經營的過程中會源源不斷地形成大量的文件資料，而這些文件資料在時效期，即相應項目結束以后，應及時移交檔案部門集中統一保管，在建成以后，及時歸檔建設資料，并定期對經營資料進行歸檔。在文件歸檔制度中，主要強調歸檔時間、范圍和移交程序等。檔案保密制度指的是，民營企業生產經營中形成的檔案資料具有涉密性，如果泄密將會影響企業經濟效益。對于公司而言，檔案信息就是企業的生命線，因此要明確檔案資料的機密等級和保密期限，在檔案形成、歸檔、整理和利用的過程中，要注意保密，確保資料的安全。檔案保管制度，是檔案管理工作的重要內容，檔案是否保存完好，影響企業對于檔案的利用，該制度主要對檔案保管環節進行規定。檔案利用制度，就是規范使用檔案而制定的制度，要為民營企業在未來利用檔案提供依據。

（二）民營企業檔案管理機構

民營企業檔案管理機構，根據企業類型、規模和特點，有不同的形式，一般主要三種檔案管理機構的設置類型：獨立的檔案管理機構、隸屬于某部門的檔案管理機構、聯合的信息中心。其中，獨立的檔案管理機構是指，有條件、有基礎、有自主理念與能力開展檔案管理的企業，可以建立企業檔案館，一些大規模的民營企業都已建立企業檔案館，以豐富的館藏資源、充足的人才精英、高端的機器設備，處于檔案管理的領先地位。隸屬于某部門的檔案管理機構，民營企業將檔案管理機構設置于企業辦公室下，由辦公室統一領導監管，這種設置體現了企業文件與檔案的統一，能夠促進文檔一體化。聯合的信息中心，是一種新型的信息機構，體現了民營企業對信息資源和信息開發的重視，其對信息資源的收集管理包括了圖書、情報和檔案等各方面。

（三）民營企業檔案管理方式

民營企業檔案管理工作，與企業的發展密切相關，企業檔案管理方式的選擇正確與否，關系到企業對檔案資料的利用，影響企業的效率。在早期的民營企業檔案管理工作中，企業對于檔案管理工作的重要性認識不夠，企業檔案管理的重心也主要集中于企業人事方面的文件，并且對此沒有深加工，不利于以后生產經營中進行利用。而隨著現代企業制度的建立，企業檔案管理重心有了很大轉變，更多的針對企業生產經營等核心檔案進行管理，并且在完成初步歸檔之后，也更多的將精力投入到檔案信息資源開發利用中。此外，科學技術的進步，也使檔案存放的載體發生了改變。雖然大多數民營企業的檔案仍然是以紙質狀態來呈現的，但將檔案儲存于磁盤、光盤等電子產品里，這種檔案管理方式，也對企業的人員、設備和環境提出了新的要求。

本人在房地產企業工作，房地產公司檔案方面應著重保管國有土地使用證、建設用工規劃許可證、施工許可證、商品房現（預）售證明、竣工驗收意見書、商品房買賣合同、拆遷許可證、拆遷補償協議書等政府部門認可的檔案，包括從設計到報批報建，驗收，預結算，銷售，產權證辦理、售后、物業服務等等內容。

二、民營企業檔案管理模式構建的途徑

（一）提高企業整體檔案意識

檔案管理工作要在民營企業發展中作出應有的貢獻，首先就必須對檔案管理工作予以充分重視，沒有領導的重視，檔案管理工作很難開展起來。要想讓民營企業的領導重視檔案管理，就要讓企業領導看到檔案對企業發展的價值，通過具體的案例來讓企業領導感悟檔案的魅力，如某集團公司已有南寧雅客大酒店、靖西雅客大酒店，而欲新建天成國際大酒店，在這期間原有建成酒店的檔案資料就發揮了作用，能夠進行參考，為新項目的造價管理提供依據。民營企業領導對檔案管理的重視，一方面能夠提升檔案工作者的積極性，另一方面在企業內部完善檔案管理機制，明確責任。要組織專門的工作小組，定期對檔案管理工作進行檢查，對工作中的疏漏和隱患要督促管理人員及時解決，并建立相關考核機制，對檔案管理工作實施定量考核，使檔案管理工作制度化、規范化。

（二）加強檔案管理前端控制

從民營企業的檔案管理流程來看，多數企業的項目文件在形成檔案之前仍然是現行文件，并沒有得到應有的收集、歸檔。在民營企業檔案管理模式的構建中，在項目文件處理完后到檔案歸檔的這段時間內，對文件的收集與整理是企業每個員工的責任，而并不僅僅是檔案工作者的任務。每個部門、每個項目都要重視每一份文件存在的價值與意義，管理者要督促該部門及時將文件歸檔，如上述集團公司，有房地產企業、酒店、休閑文化產業、長冠貿易公司、君紫瀾園林綠化公司等，產業相對較多，各下屬企業在新項目實施以后，應及時將項目文件收集歸檔，重視文件檔案的前端控制，做好前期工作。

（三）大力開發檔案信息資源

檔案信息資源建設，是民營企業發展中占據主動性的一項重要舉措。一方面，為了應對民營企業對檔案需求的多樣化，以及提高工作效率，首先應加強信息化建設，使用先進的科學技術手段，如掃描儀、計算機等，將實體化的文件檔案數字化，使保存困難的紙質檔案以多媒體的方式在管理軟件中存檔，實現文件檔案紙質與數字形式并存的局面；另一方面，要加強推進文檔一體化的是實現和圖書、情報、檔案一體化的信息資源建設，在檔案管理的基礎上，對檔案知識進行加工整合，實現資源創新與共享，滿足企業各方面發展的需求。

（四）加強檔案災備系統建設

在民營企業構建檔案管理模式的過程中，要特別注重防范各類不可預見的災難，其會給企業紙質檔案和數字檔案帶來損失，因此要加強檔案災備系統建設。對于紙質檔案的存放要加強放水、防火等警報系統的建設，提高檔案庫房的環境質量；而對于電子檔案，要啟用異地實時多重備份，這樣即使電子檔案受到破壞的威脅，也可即使的恢復檔案系統，避免企業檔案受到毀滅性的檔案損失，而完善紙質檔案與電子檔案的雙重災備系統，是民營企業檔案管理模式中需要著重解決的問題。

（五）落實檔案利用制度

民營企業的檔案管理模式中，除了要對檔案管理進行規定以外，還需要落實檔案利用制度，以解決檔案利用不積極不充分的問題。民營企業應根據本企業的發展情況，制定出可行的檔案利用制度，明確哪些檔案可以供員工查閱，什么級別的員工有權查閱具體哪些檔案等問題。表面看民營企業檔案所有權歸企業所有，但是《檔案法》中另有規定，一些相關內容對國家和社會有保存價值，國家應注重對此部分檔案的監管，如重點項目的檔案，有關國家領導來視察企業，省市主要領導來企業開會等，還有企業上市等涉及公共社會利益及安全的檔案。在檔案管理模式中，落實好檔案利用制度，能夠最大限度的提高檔案利用率，使民營企業在源源不斷的檔案資源中獲取最大的價值。

三、結語

民營企業的檔案管理工作與企業的發展緊密相關的，在選擇檔案管理模式時要從實際出發，綜合考慮各方面要素，保證檔案管理工作的健康開展，為企業的順利發展奠定基礎。

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作者簡介：杜芳（1973–），女，壯族，廣西南寧人，館員，在職研究生，從事檔案管理工作。