大學(xué)生就業(yè)檔案構(gòu)建與應(yīng)用研究

楊佳懌

1??就業(yè)檔案概述

1.1??背景。大學(xué)生就業(yè)檔案是記錄大學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活和工作的最真實(shí)、最能研究和解決問(wèn)題的書(shū)面材料，是學(xué)校了解學(xué)生在校的綜合表現(xiàn)狀況的有效依據(jù)，也是大學(xué)生在今后就業(yè)及在單位中選拔、考核、任用過(guò)程中不可缺少的重要依據(jù)。然而很多高校不能正確認(rèn)識(shí)到高校學(xué)生就業(yè)檔案的價(jià)值和重要性，在高校學(xué)生就業(yè)檔案建立和利用模式的研究方面不能做到盡職盡責(zé)，甚至忽略了這一塊的建設(shè)，嚴(yán)重影響了畢業(yè)生的就業(yè)和用人單位的招聘計(jì)劃。

1.2??國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀。劉傳美在《發(fā)揮高校就業(yè)工作檔案在就業(yè)工作中的重要作用》一文中，從高校就業(yè)檔案的內(nèi)容、范圍、現(xiàn)狀及有效發(fā)揮其作用的主要措施等兩個(gè)方面提出了進(jìn)一步改革就業(yè)工作檔案管理制度。劉子奮和王宇亮的《試論高校畢業(yè)生就業(yè)信息的采集和應(yīng)用》一文，從高校學(xué)生就業(yè)信息的內(nèi)容和特點(diǎn)、就業(yè)新的采集渠道和就業(yè)信息的分析和利用三個(gè)方面，對(duì)在求職就業(yè)的過(guò)程中，如何從廣泛信息渠道和繁雜信息資源中采集有用信息、正確分析處理信息，并有效地利用信息開(kāi)展就業(yè)指導(dǎo)工作提出自己的觀點(diǎn)。美國(guó)西雅圖市檔案館館長(zhǎng)斯科特·克萊因認(rèn)為大學(xué)生檔案意識(shí)的塑造是一種學(xué)習(xí)能力的體現(xiàn)，提出“信息時(shí)代下的檔案生存”，將檔案對(duì)于大學(xué)生的必要用途歸納到整個(gè)高校信息管理體系中的核心地位。波蘭的學(xué)者娜米茲·多利婭女士認(rèn)為大學(xué)生就業(yè)檔案的建立有利于促進(jìn)高校畢業(yè)生更好地就業(yè)。建立大學(xué)生就業(yè)檔案，不僅有利于學(xué)校很好地掌控畢業(yè)生的就業(yè)流動(dòng)情況，也有利于促進(jìn)高校幫助即將畢業(yè)學(xué)生分析當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)，從而促進(jìn)畢業(yè)生的更好就業(yè)。

2??就業(yè)檔案的構(gòu)建和應(yīng)用模式現(xiàn)狀

2.1??對(duì)鄭州地區(qū)部分高校調(diào)研。調(diào)查活動(dòng)以問(wèn)卷的形式進(jìn)行，將問(wèn)卷發(fā)布到專業(yè)調(diào)查問(wèn)卷管理網(wǎng)站問(wèn)卷星（http：//www.sojump.com/jq/4865250.aspx），并通過(guò)微信、QQ群、郵箱等方式廣播。總共調(diào)查了河南省15所高校的1742名教師、學(xué)生和26家公司的134名招聘人員與技術(shù)主管。

問(wèn)卷內(nèi)容主要涉及：學(xué)校是否開(kāi)設(shè)大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)課程、就業(yè)指導(dǎo)課程的內(nèi)容、這些內(nèi)容對(duì)就業(yè)是否有效、學(xué)校是否有專門的學(xué)生就業(yè)檔案管理部門、企業(yè)是否關(guān)心就業(yè)檔案等問(wèn)題。通過(guò)調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，大部分高校對(duì)畢業(yè)學(xué)生進(jìn)行就業(yè)指導(dǎo)和就業(yè)信息采集等工作沒(méi)有做到盡職盡責(zé)，對(duì)大學(xué)生就業(yè)檔案的重視度不夠，不僅沒(méi)有完善的就業(yè)檔案管理部門，有的學(xué)校甚至沒(méi)有真正意義上的檔案館。關(guān)鍵調(diào)查結(jié)果顯示，形勢(shì)非常不樂(lè)觀。

• ?存在問(wèn)題分析
  • ?對(duì)就業(yè)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。隨著高校就業(yè)政策和形勢(shì)的不斷改變，很多高校沒(méi)能真正認(rèn)識(shí)到建立高校學(xué)生就業(yè)檔案與利用模式研究潛在價(jià)值和重要性，仍然把工作重心放在教育教學(xué)研究和管理上。

具體表現(xiàn)在：沒(méi)能及時(shí)地記錄高校畢業(yè)生的就業(yè)指導(dǎo)情況;高校沒(méi)有設(shè)立完善的就業(yè)檔案管理部門和就業(yè)檔案管理制度;在就業(yè)檔案建立、管理和研究上沒(méi)有投入相對(duì)應(yīng)的人力、財(cái)力、物力等。另外，很多畢業(yè)生對(duì)自己的檔案不夠重視和關(guān)心，導(dǎo)致畢業(yè)后很長(zhǎng)時(shí)間還不知道自己的檔案存放地點(diǎn)和去向等。

2.2.2??對(duì)就業(yè)信息的統(tǒng)計(jì)不夠及時(shí)完善。高校對(duì)畢業(yè)學(xué)生就業(yè)信息資料的收集、整理、錄入不夠及時(shí)，以至于學(xué)生在出現(xiàn)多次就業(yè)信息變動(dòng)以后，就業(yè)檔案卻沒(méi)能及時(shí)地更改。此外，許多已畢業(yè)學(xué)生的就業(yè)地點(diǎn)和就業(yè)崗位也在不斷地變化，尤其是用人單位對(duì)該學(xué)生的評(píng)價(jià)材料的反饋信息回收率更低。這些原因造成了就業(yè)信息的收集和后續(xù)的整理不夠完整。

2.2.3??檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不夠。高校對(duì)學(xué)生就業(yè)檔案的建立，不僅是對(duì)畢業(yè)生信息等資料的收集、整理工作，更多的工作是日后的管理、分析和利用。目前許多高校忽視了對(duì)學(xué)生就業(yè)檔案的建立和利用模式的研究，沒(méi)能在檔案的管理上投入足夠的人力、財(cái)力和物力，以至于出現(xiàn)檔案室一個(gè)人做三個(gè)人的工作，檔案室環(huán)境不能達(dá)到存放檔案的標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象，最終影響檔案管理和保存等。例如，網(wǎng)上報(bào)道，有些高校檔案館工作人員不足，日常的管理維護(hù)工作不能正常運(yùn)行，招聘勤工儉學(xué)的學(xué)生進(jìn)行這些工作，最后導(dǎo)致一些機(jī)密檔案泄密或者檔案損壞。

2.2.4??就業(yè)脫節(jié)。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)高校非常重視學(xué)生的就業(yè)工作，為學(xué)生開(kāi)展職業(yè)規(guī)劃工作，而且積極地與企業(yè)進(jìn)行溝通，舉行較大規(guī)模的招聘會(huì)。不少院系也不斷地建設(shè)實(shí)習(xí)基地，跟合作企業(yè)互動(dòng)，邀請(qǐng)企業(yè)的人力資源經(jīng)理和技術(shù)主管做主題講座，建立專場(chǎng)招聘會(huì)。但是可以看到，學(xué)校在就業(yè)方面，起到的作用是平臺(tái)作用、牽線作用。畢業(yè)生還是主要通過(guò)簡(jiǎn)歷反映自己的專業(yè)能力與素養(yǎng)，學(xué)校并沒(méi)有提供其他的就業(yè)數(shù)據(jù)，最多是如企業(yè)質(zhì)詢，且該名學(xué)生是班長(zhǎng)、團(tuán)支書(shū)或?qū)W生會(huì)主要干部，輔導(dǎo)員可能會(huì)提供一些學(xué)生工作能力方面的資料。

3??面向需求的就業(yè)檔案構(gòu)建與應(yīng)用

3.1??面向需求的就業(yè)檔案內(nèi)容構(gòu)建。根據(jù)問(wèn)卷調(diào)研，發(fā)現(xiàn)企業(yè)的需求其實(shí)也并不復(fù)雜，除了學(xué)生的綜合能力的體現(xiàn)外，更重要的有兩點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)真實(shí)性的保障，目前的造假技術(shù)和亂七八糟的活動(dòng)，使得證書(shū)泛濫;二是更加詳細(xì)的數(shù)據(jù)，比如學(xué)生職業(yè)規(guī)劃學(xué)習(xí)的內(nèi)容，比如實(shí)習(xí)的內(nèi)容等。

據(jù)上所述，論文設(shè)計(jì)就業(yè)檔案內(nèi)容主要有學(xué)習(xí)成績(jī)、專業(yè)能力、榮譽(yù)與資質(zhì)、學(xué)生自行參加的學(xué)習(xí)、兼職、面向企業(yè)需求與專業(yè)要求的技能、歷屆該專業(yè)學(xué)生的就業(yè)去向、畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查跟蹤信息反饋等。

3.2??就業(yè)檔案構(gòu)建與應(yīng)用。根據(jù)企業(yè)、學(xué)生、高校需求，就業(yè)檔案構(gòu)建與應(yīng)用模式如圖1所示。

大學(xué)生就業(yè)檔案的管理通過(guò)一個(gè)平臺(tái)來(lái)集中體現(xiàn)，此平臺(tái)將通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享互動(dòng)。學(xué)校的教學(xué)管理部門、學(xué)生管理部門、就業(yè)管理部門將大學(xué)生在校期間的所有與就業(yè)相關(guān)的數(shù)據(jù)添加到系統(tǒng)中;與學(xué)校有合作的實(shí)習(xí)企業(yè)、招聘企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體將學(xué)生在校外的表現(xiàn)添加到系統(tǒng);已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生提供的就業(yè)質(zhì)量與跟蹤的報(bào)告，對(duì)招聘企業(yè)是一個(gè)參考，也可影響到學(xué)校的教學(xué)工作，學(xué)校的教學(xué)工作更可以根據(jù)企業(yè)的需求和就業(yè)的情況，不斷地調(diào)整，使之更符合企業(yè)需要。

大學(xué)生也是就業(yè)檔案的用戶，而不僅僅是被管理者。他們可以根據(jù)學(xué)校、院系的指導(dǎo)，了解企業(yè)的招聘記錄與動(dòng)向、往屆學(xué)生的就業(yè)情況與跟蹤，結(jié)合自己的就業(yè)需求，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)專業(yè)技能，從而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量就業(yè)。

圖1?就業(yè)檔案構(gòu)建與應(yīng)用

4??面向高校管理的大學(xué)生就業(yè)檔案構(gòu)建策略

4.1??加強(qiáng)對(duì)就業(yè)檔案重要性和價(jià)值的認(rèn)識(shí)。高校對(duì)學(xué)生就業(yè)檔案重要性的深刻認(rèn)識(shí)和調(diào)動(dòng)招生就業(yè)部門與檔案部門的互相配合具有重要意義，要切實(shí)做好高校學(xué)生就業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、分析、利用、研究等工作，使高校學(xué)生就業(yè)檔案的建立和利用模式研究更加完善，最終能夠促使高校畢業(yè)生能夠順利地就業(yè)。另外，由調(diào)查圖表可以看出，很多高校在就業(yè)檔案方面對(duì)學(xué)生的宣傳力度還不夠，應(yīng)和宣傳部門密切配合，積極宣傳檔案相關(guān)知識(shí)，進(jìn)一步提高高校老師和學(xué)生對(duì)就業(yè)檔案的關(guān)注和認(rèn)識(shí)，讓他們真正了解到什么是就業(yè)檔案及就業(yè)檔案的重要性。

4.2??加強(qiáng)就業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)培訓(xùn)、教育和管理，使得就業(yè)檔案工作人員不僅要了解高校歷年的就業(yè)情況，而且要熟悉符合高校就業(yè)特點(diǎn)的檔案管理工作，培養(yǎng)出來(lái)具有綜合管理素質(zhì)的就業(yè)檔案管理隊(duì)伍。要培養(yǎng)他們高度的責(zé)任心，有檔案專業(yè)基本素養(yǎng)，政治素養(yǎng)高，切實(shí)建立各部門密切配合，院系專職人員參與的高校新型檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式。

4.3??加強(qiáng)就業(yè)信息材料收集、歸檔工作。高校學(xué)生就業(yè)相關(guān)材料既有學(xué)校形成產(chǎn)生的，也有外來(lái)的，對(duì)于這些材料采取的措施是，只要是對(duì)學(xué)生就業(yè)有使用價(jià)值的有關(guān)材料都要收集、整理、分類、歸檔，由專業(yè)的檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行收集整理;對(duì)于畢業(yè)生去向這些材料，要求高校就業(yè)部門和檔案管理部門密切配合，對(duì)畢業(yè)學(xué)生進(jìn)行跟蹤調(diào)查、了解和掌握相關(guān)信息，及時(shí)把這些有價(jià)值的信息進(jìn)行歸檔處理。高校對(duì)市場(chǎng)需求資料的收集是必不可少的，市場(chǎng)需求資料是畢業(yè)生進(jìn)行就業(yè)參考的有效依據(jù)，能夠幫助高校和畢業(yè)生及時(shí)了解當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)，幫助高校學(xué)生順利就業(yè)。就業(yè)部門和檔案部門應(yīng)該及時(shí)做好對(duì)市場(chǎng)調(diào)查和市場(chǎng)需求資料的收集、整理、分類、歸檔、分析、研究，及時(shí)為高校畢業(yè)生提供準(zhǔn)確的市場(chǎng)需求信息。

4.4??充分做好大學(xué)生就業(yè)檔案利用模式的研究。高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)把高校學(xué)生就業(yè)檔案的建立和利用模式的研究列為直接服務(wù)學(xué)校招生、教學(xué)和畢業(yè)生就業(yè)的重要途徑，不僅要做好高校學(xué)生就業(yè)資料的收集、整理、分類、歸檔等工作，而且還要更加系統(tǒng)地對(duì)其進(jìn)行深度挖掘和利用，及時(shí)從中整理出能夠真實(shí)、完整地反映當(dāng)前就業(yè)市場(chǎng)、就業(yè)政策、就業(yè)動(dòng)向的就業(yè)信息，從而為畢業(yè)生就業(yè)提供有效的參考[。另外，在一定程度上也為高校學(xué)生就業(yè)指明了方向。同時(shí)也有利于高校掌握未來(lái)就業(yè)市場(chǎng)的變化和就業(yè)動(dòng)向，方便高校制定與時(shí)俱進(jìn)的招生計(jì)劃和教學(xué)方針，不斷提高高校的教學(xué)質(zhì)量。

4.5??加強(qiáng)大學(xué)生就業(yè)檔案的信息化建設(shè)。利用高校信息資源，建立高校學(xué)生就業(yè)信息平臺(tái)，方便畢業(yè)生和用人單位的查閱，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生就業(yè)檔案的信息化管理和利用。此外，可以對(duì)大學(xué)生檔案信息進(jìn)行異地備份保存管理，確保學(xué)生檔案安全。

*本文為河南省大中專畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)立項(xiàng)課題：基于網(wǎng)絡(luò)的“撮合型”自動(dòng)就業(yè)招聘系統(tǒng)（JYB2014279）

（作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院??來(lái)稿日期：2015-04-20）