高校圖書館檔案管理工作研究

何明舉

圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項活動中產生的具有參考利用價值并歸檔保存的材料，是圖書館工作在各個歷史時期全面系統真實的記錄，它作為一種文獻資源，包括各種文字、圖表、聲像等多種記錄形式，是圖書館系統的寶貴財富。高校圖書館的檔案工作是高校圖書館工作的一個重要的信息組成部分，是圖書館發展變化的歷史見證，它隨著高校圖書館的產生而產生、發展而發展，客觀真實地記載著高校圖書館各歷史時期的發展軌跡，具有很強的信息傳播功能。近年來，隨著我國社會經濟的不斷發展，高校圖書館的工作也發生了深刻變化，其檔案管理工作在為全校教學、科研等服務過程中所發揮的作用越來越明顯。因此，我們要進一步明晰檔案管理工作的重要意義，正確面對工作中存在的一些不足，積極探求方法、措施，管理和利用好檔案，使之進一步為高校圖書事業的建設和發展服務。

1??高校圖書館檔案管理工作的重要意義

1.1??為高校圖書館改革建設提供第一手資料。圖書館的檔案信息反映了高校圖書館從建館以來的建設、改革和發展的綜合情況，它生動描述和再現了高校圖書館各個時期的變遷、科室設置、館員結構、科學研究和服務全校師生員工等情況，是高校圖書館自身改革、發展第一手資料。在目前日新月異、突飛猛進的知識經濟時代，高校圖書館檔案工作對學校圖書事業發展和圖書館自身建設的作用都是不可忽視的。

1.2??為高校圖書館的管理提供決策依據。沒有準確的信息就等于盲人摸象，館領導在為圖書館的改革和發展做決策時就會無的放矢，容易出現偏差和問題。高校圖書館的檔案信息可以詳細地提供圖書館重大改革、大事要事、成功經驗、失敗教訓等全景情況，是圖書館發生的各種事情的客觀記述。領導班子在謀劃高校圖書館建設和發展重要事情時，可以參考館內保存的檔案文件資料，做到決策切合實際，切合群眾利益，切合黨的方針政策。同時，領導班子調整時新履職的館領導可以通過學習檔案文件資料，較快地掌握圖書館以前的政策、制度等，為繼往開來，快速地進入角色、開展工作提供很好的服務。

1.3??是對讀者進行入館教育的主要素材。高校圖書館既是育人單位，又是科研和服務單位。因此，圖書館在為學校教育教學、科學研究及管理等提供服務過程中，產生了非常多有價值的文件資料，這些資料再現了各種活動的真實情況，有血有肉，生動鮮活，是對讀者進行入館教育的重要素材，可以激發廣大讀者熱愛圖書館、愛讀書、多讀書、讀好書的熱情。

1.4??可以為圖書館館史及學校校史提供史料。高校圖書館檔案真實地記錄了圖書館前進的歷史，實事求是地記述了圖書館重大改革、大事要事，為圖書館編寫館史以及學校編撰校史、撰寫年度或者5年和10的大事記等提供重要依據。

2??高校圖書館檔案管理工作中存在的主要問題

2.1??檔案管理模式落后。在很多高校圖書館中，既沒有單獨設置統一管理全館檔案的檔案室，也沒有在辦公室等科室中單獨設置檔案管理崗位，配備專職的檔案管理人員，常常將檔案室的功能合并到圖書館辦公室等相關科室，并且有其他崗位的人員兼著。這種落后的管理模式導致了高校圖書館很多有價值的檔案文件材料未能及時得到收集、整理、利用，隨著時間的推移，很多檔案就慢慢地丟失了，非常可惜。

2.2??兼職檔案員檔案管理方面的專業知識比較匱乏。很多兼職檔案員把精力主要放在圖書館給他設置崗位的工作上，也就是自己的本職工作，在日常工作中只是兼顧著管理檔案。由于本崗位工作繁忙等原因，沒有能夠對檔案知識進行比較系統的學習，甚至根本就談不上具有檔案管理方面的基本知識，在這種沒有掌握檔案管理知識的情況下肯定是不可能把圖書館的檔案工作做好的。

2.3??檔案數字化進展緩慢。目前，很多高校圖書館對檔案數字化信息化的重要性認識不到位，利用數字化檔案的人也很少。因此，大部分檔案還是以紙質文獻為主。檔案管理也還是沿襲傳統的管理模式，在文獻信息交流自動化的網絡時代，已無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻資源的需求，特別是在已實現館藏文獻資源服務自動化的圖書館，其自身的檔案文獻管理和利用手段沒有與圖書文獻信息資源的現代化開發同步。

2.4??檔案意識不強。在很多情況下，人們的檔案觀念很淡薄，對檔案工作的重要意義認識不夠，對檔案和檔案工作的重視程度也不夠，因此，在實際工作中就會導致對檔案管理工作投入的力度不夠，如人力配備不夠、不專業，資金缺乏，硬件建設跟不上等。同時，人們對檔案材料積累意識不強，在日常工作和重大活動中沒有及時收集資料，等到將來用到檔案時或過了一段時間想起來時，到處尋找檔案材料，其結果是要么沒有，要么內容不完整。

2.5??互相配合不夠。學校檔案館（室）是學校層面的檔案專業管理和業務指導單位，圖書館檔案工作需要它的專業指導和幫助。因此，二者之間一定要相互配合，取長補短，齊心協力完成材料收集、整理、歸檔和利用等任務。但實際工作中，由于諸多原因，圖書館和學校檔案館（室）工作起來實際上是不夠默契，各干各的活，圖書館在歸檔過程中只是被動地提供一些材料;同時，學校檔案館（室）在圖書館的檔案收集、歸檔范圍等方面也沒有及時給予業務指導，在一定程度上影響了高校圖書館的檔案管理工作。

3??高校圖書館檔案管理工作的改進方法

3.1??改進檔案管理模式。根據實際情況積極采取切實措施，對目前落后的檔案管理模式進行有效的改進。一是要完善高校圖書館檔案管理工作網絡。隨著高校辦學規模的擴大，圖書館也發展壯大起來，館員隊伍得到擴充，業務范圍不斷延伸，建立一個完整的檔案管理工作網絡，不僅是圖書館自身發展的要求，也是適應高校檔案管理工作的要求。要明確本館檔案管理工作的分管館領導，負責全面協調全館檔案管理工作;設置一名以圖書館檔案管理工作為主并為學校檔案館（室）的兼職檔案員的館員，在圖書館的每個科室都明確一名館內兼職檔案員;制定檔案員崗位職責，集中管理全館的檔案工作。館內兼職檔案員，主要負責本科室形成材料的日常積累與收集。二是要注重提高檔案工作的全員意識。包括以下三個方面：首先，館領導班子要強化檔案工作的領導意識，館領導應親自過問、經常檢查督促并參與檔案管理工作，要在人力、?物力、財力方面給予大力支持;其次，負責檔案工作的工作人員要切實負起責任，做好相關檔案的建設和管理工作，檔案管理兼職人員要及時收集檔案材料，進行整理、登記、歸檔和編號造冊;最后，各業務部門的工作成員都要積極參與到全館檔案建設工作中來。

3.2??提高檔案人員素質。一方面，要在圖書館檔案員的選配上把好關。這是搞好檔案工作的基礎和前提，因此，圖書館必須選用優秀人員來從事檔案管理工作。檔案人員不僅要有勤奮努力、雷厲風行、默默奉獻的精神，同時要具備較好的檔案管理專業知識、信息技術與計算機知識、圖書文獻知識等，這樣才能夠高質量、高效率地完成現代化檔案管理和利用工作。另一方面，要注重對已有的檔案員加強學習提高，讓他們與時俱進，繼續跟上新知識、新技術的步伐，從而不斷推進圖書館檔案現代化的進程。如要有計劃地舉辦一些檔案知識培訓，作為日常業務學習的重要內容和組成部分。對檔案員的學習培訓，要注重全面系統。首先，要進行職業道德教育，增強其責任感和歸檔意識;其次，要抓好檔案人員的繼續教育，不斷提高其業務能力和實際操作水平;最后，要提高檔案管理人員的交流溝通能力，主動與本部門及相關部門溝通交流，及時獲得有價值的檔案材料，保證檔案收集的及時和完整。

3.3??不斷加強檔案意識。要培養檔案員強烈的檔案意識，注重在平時的工作中對檔案資料的收集和整理，例如，圖書館在加強文獻資源內涵建設及開展的讀書活動、學術講座、圖書利用培訓等各類活動中所產生的材料。在收集這些檔案材料時，一方面，要收集講座、培訓的文件等會務材料;另一方面，還要加強收集會務上所產生的照片、錄音、錄像等材料，這些材料的收集能使當時的情景更加活靈活現、生動形象，具有不可替代的作用。同時，可以參照國家關于高等學校檔案實體分類方法，在收集整理時注重確定歸檔范圍并建立科學的分類體系。

3.4??合作共進促進發展。高校圖書館要加強與學校檔案館（室）的交流合作，促進檔案管理工作的共同發展進步。一方面，圖書館要按照學校檔案館（室）的相關規定，提前準備，做細致、做扎實每個環節，將檔案及時完備地移交給學校檔案館（室）。移交檔案為：上級關于圖書館工作的文件且針對本校需要長期貫徹執行的辦法、規定等，圖書館工作計劃、總結、規章制度及重要會議記錄，圖書館工作評估材料，圖書館概況及統計報表，圖書資源等招標材料，重要活動中形成的照片、錄音、錄像、光盤等材料，獲得市級及其以上部門表彰的決定、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等材料。另一方面，圖書館與學校檔案館（室）之間要多溝通、多合作。圖書館在工作中要多請教、多請示檔案管理業務方面的問題，獲得學校檔案館（室）更好的指導和支持，以尋求提高館內自存檔案的規范性和管理的科學性。如可以利用學校檔案館（室）的檔案網絡管理系統來管理圖書館的內部檔案，并實現檔案管理資源共享。

3.5??強化檔案編研工作。檔案編研工作就是檔案部門及其人員根據館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上編寫參考資料、匯編檔案文件、編史修志、撰寫論文專著等。它能夠系統地利用檔案來為高校的教育教學、科學研究、文化傳承等服務，對高校圖書館強化檔案管理、提高檔案服務層次具有重要意義。一方面，我們要進一步明確檔案編研工作主要內容，如按照規定編排的匯編材料、檔案文摘以及根據檔案內容進行細心編撰的檔案參考資料等。另一方面，要擴大編研成果的使用效益。檔案編研成果是經過系統的歸納、整理、加工、提升，比較系統，具有很強的實用性。我們要主動地去宣傳、去推廣利用，要采取切實措施，使全校各部門、單位和廣大師生員工都可共享檔案信息資源。例如，可以把有關檔案資源目錄、統計數字匯集等編印成冊，分發給相關人員供工作學習參考;可以把編研成果放在校園網上，實現檔案信息資源共享;可以將入館指南、館藏文獻信息資源介紹、優秀讀者先進事跡材料等匯集起來，舉辦展覽進行宣傳。

*本文為基金項目：河南省教育廳人文社會科學研究項目“高校圖書館科技查新為教學科研服務的研究（編號：2014-gh-580）”資助。

（作者單位：河南中醫學院圖書館??來稿日期：2015-04-17）