社會保險檔案管理存在的問題與對策

王占偉

建立全民社會保險制度，是健全我國社會保障體系的重要措施，對于深化社會改革、保障群眾利益、解除人民后顧之憂、促進經濟發展和社會穩定，都具有重要而深遠的意義。因此，規范社會保險業務檔案管理工作，保證檔案真實、完整和安全，確保新型社會保險業務經辦工作順利開展，更好地為參保個人及社會有關方面提供服務，就顯得越來越重要。社會保險檔案是在社會保險業務過程中直接形成的具有法律效力和保存利用價值的文字、圖表、聲像等不同形式的專業性資料，是社會保險經辦機構經辦業務過程中的全面反映參保人員履行繳費義務、享受社會保險待遇的真實記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。隨著社會保障制度改革的深化，保障范圍越來越廣，如何做好社會保險檔案管理工作，已成為社會保險部門一項重要任務。

1??社會保險檔案管理工作中存在的問題

1.1??社會保險檔案管理不夠規范。雖然大多數社會經辦機構對社會保險檔案的重要性有較高認識，但是由于沒有科學的管理方法可遵循、沒有先進的管理經驗可借鑒，加之社會保險檔案體系不健全，管理條件落后，缺少相應的軟硬件設施和安全防護設施，致使社會保險檔案管理不規范。同時由于經辦社會保險的機構多，造成社會保險檔案多頭管理，社會保險檔案案卷不統一、不連續、不完整。

1.2??人們對社會保險檔案作用的重要性認識不高。當前，人們對社會保險檔案作用的認識度較低，理解度基本為零，絕大多數人民群眾都未能意識到社會保險檔案工作的重要性，導致了社會保險檔案從源頭收集就存在著不小的困境。

1.3??社會保險檔案管理分散多頭管理現象嚴重。我國現行社會保障管理體制是分散型的，是多部門多機構管理。公民個人社會保險檔案分散在不同的管理部門中管理。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社會保險檔案分屬不一樣的經辦機構，經辦機構內部的檔案存放在不同的業務科室，由于一個人的保險資料保存在不一樣的機構或科室，且管理辦法各異，查找起來相當困難。就當前而言，具體情況是人社部門管理的養老、醫療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經辦部門管理;衛生部門管理著基本醫療保險檔案;民政部門管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金檔案;商業保險部門管理著公民個人補充保障的一系列保險金檔案。這種現狀造成多頭經辦、政出多門、業務交叉、資源浪費、政令難以統一的局面。而且由于這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象，如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金，并且相當嚴重。

1.4??缺乏統一的社會保險檔案管理規范和標準。目前，我國檔案行政管理部門還未對社會保險檔案工作作出明確規定，在歸檔范圍、管理形式、交接流轉等方面還未制定統一的標準要求。社會保險檔案直接關系到個人的關系流動、轉接，一個參保人員從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節，辦理有關手續，填寫保險卡及有關表格，作為最原始的資料存入個人檔案。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，都將是今后支付社會保險待遇的重要依據。2009年，最后一次國務院常務會議決定在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”;從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。這就要求社會保險檔案管理需要具有相當大程度上的統一性，不僅是市和轄市區之間的統一，而且是全國、省、市、縣從上到下的統一。而目前的實際情況是社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂信息不能共享。

1.5??社會保險檔案管理人員不專且專業知識水平偏低。社會保險檔案種類多、數量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業的知識和技術支撐。從社會保險檔案管理人員配備現狀來看，檔案管理人員不專，兼職現象嚴重，而且檔案管理專業知識水平及學歷不高，嚴重影響著社會保險檔案管理的水平。

2??加強社會保險檔案管理的對策

2.1??進一步完善社會保險檔案立法，建立完善的社會保險檔案管理法律法規體系。雖然我國已經建立了一系列社會保險檔案管理的法律法規制度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國保險種類的增多，以及對養老方式觀念的改變，應根據新時期社會保險檔案事業發展的客觀要求，結合新時期社會保險檔案工作中出現的新情況、新問題及時加以規定。健全有關檔案管理制度，完善社會保險檔案從業資格管理與培訓等檔案人員的制度，加強對檔案工作監督等內容，完善法律責任的具體規定。

2.2??增強管理意識，加強社會保險檔案隊伍建設，建立定期監督檢查制度。社會保險檔案管理工作政策性強、專業性強，對從事檔案管理的工作人員的素質要求也很高。應增強領導干部和檔案管理經辦人員的管理意識，加強對業務人員的檔案法制教育和專業業務培訓，嚴格檔案從業人員準入制度，建立業務過硬、責任心強的社會保險檔案管理隊伍，督促單位負責人依法履行對本單位檔案工作負有的職責，并建立定期監督檢查制度，建立檢查結果公告制度，使違法單位與個人及時整改，以推進社會保險檔案管理工作逐步走上制度化、規范化、標準化發展軌道。

2.3??加強社會保險檔案信息系統管理工作。目前大多數檔案室仍在沿用傳統的手工操作的模式，查找資料費時費力，數據統計困難且不準確。地方政府應結合本地區的實際情況，利用推廣應用數據庫技術、網絡技術等現代化科學手段，有針對性地開發信息系統，完善社會保險業務檔案信息管理工作，實現信息資源的共享與整合，培養專業檔案管理工作隊伍，通過業務檔案管理信息系統，依靠科技力量提升工作質量和服務水平。確保為參保單位和個人提供檔案信息查詢服務，并接受監督。社會保險業務檔案管理是支撐養老保險制度健康運行的一項十分重要的基礎性工作，只有依法加強和規范檔案管理，才能不斷提高經辦能力和管理水平，以推動新時期社會保險經辦工作的標準化和規范化，實現社會保險事業可持續健康發展。

2.4??正確定位社會保險檔案管理工作。檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始歷史記錄，產生于國家機構、社會組織和個人的社會實踐活動。進入后保管時代之后，社會公眾對檔案的認識已經不再僅僅是行政機構的產物，而更多的是一種社會記憶、文化記憶。社會保險檔案正是在個人參與社會保險這一社會實踐活動中形成的記錄，它不僅具有證明價值、參考價值，也是我國社會保險工作開展過程中產生的文化印記，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要，是社會保險業務本身的必然要求，也是記錄社會保險事業的有力憑證。

2.5??加強社會保險檔案人員業務培訓。組織社會保險檔案人員參加業務培訓，提升其政治素養、專業素養和文化素養，培養和造就一大批講理想、講道德、掌握現代科學技術知識和現代管理知識的復合型社會保險檔案管理人才，加快社會保險檔案管理現代化進程，為社會保險檔案管理事業可持續發展提供人才保證。

2.5.1??加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的政治素養。社會保險檔案人員隊伍應該是政治頭腦非常敏銳的群體，其工作應在正確的政治方向、堅定的政治立場、鮮明的政治觀點、嚴肅的政治紀律、高度的政治敏銳性指引下進行。否則，就會墜入社會保險檔案工作的誤區。

2.5.2???加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的專業素養。社會保險檔案管理人員要具備相應的專業知識水平，系統地學習和掌握《檔案法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等制度;明確檔案工作職責和任務，以及歸檔的范圍及整理要求;學習《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，具有較全面扎實的實踐技能。因為檔案是一種知識載體，社會保險檔案管理人員要發揮社會保險檔案的社會效益，只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。

2.5.3??加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的文化素養。例如，書寫水平對于搞好社會保險檔案管理工作具有重要作用，因為社會保險檔案的各個環節，如全宗介紹、編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。再如，掌握相關知識對于搞好社會保險檔案管理工作也具有重要作用，因為現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，社會保險檔案人員應有重點地學習和掌握相關學科知識，如現代管理學、情報學、圖書館學知識;還應具有一定的法律知識;掌握現代網絡知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求社會保險檔案人員只有熟悉和掌握電子文檔、數據錄入等現代化技術知識，才能適應社會保險檔案工作發展的需要。

2.6??建立全國統籌的社會保險檔案管理體系。建立全國統籌的社會保險檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。建立統一的電子監管系統，將紙質檔案全部轉換成電子檔案，促使全國社會保險檔案信息網內共享，從而達到社會保險檔案電子轉接和不同險種檔案的無縫對接，簡化辦事程序，也能夠避免類似于“死亡人員仍在領取養老金”的漏洞發生;同時可以提供網上賬戶查詢、養老金預測等服務。

（作者單位：南樂縣檔案局??來稿日期：2015-04-17）