淺談學校升格期間的檔案管理

郭志敏

濮陽市衛生學校籌設濮陽醫學高等專科學校被省教育廳列入《河南省高等學校設置“十二五”發展規劃》，通過省高校設置委員會的正式評審，目前正在等待省政府審批和國家教育部報備。濮陽市衛生學校開展升格工作歷經近三年時間，學校采取各項有力措施加快發展步伐，各項工作都達到專科水平。在這重要的歷史性時期，加強檔案管理工作尤為重要，筆者就如何做好醫專籌設期間檔案管理工作進行探究。

1??檔案管理對學校升格的重要性

在近三年的升格籌設工作中，濮陽市委、市政府高度重視，在市土地、財政、稅收、規劃、征地、人才引進等部門給予了強力保障。新校區位于濮陽教育園區，占地685畝，總投資7.8億元，總建筑面積17.8萬平方米，目前已部分建成并投入使用。學校面向全國招聘引進高學歷、高職稱人才60人。學校共有專任教師194人，副高級以上職稱54人。市財政撥付2510萬元用于圖書、設備招標采購工作，圖書館現有圖書達到19萬冊，總價值近500萬元，實驗設備2753件（套），總價值達到1520.744萬元。學校在基礎設施、專業建設、教學科研水平、臨床教學基地等各方面，已具備醫學高等專科學校的基本條件。學校建設的日新月異，飛速發展，給檔案管理工作帶來了很大的壓力和挑戰。在籌設過程中直接形成大量的有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄，是極其珍貴的信息資源，是國家檔案資源的重要組成部分。學校重大活動檔案的收集、保管、利用對促進學校教育教學工作具有現實意義和歷史意義。濮陽市衛生學校在軟硬件等方面已經基本具備醫學高等專科學校的辦學條件。學校在籌設期間先后制作了《申報材料合訂本》、升專宣傳畫冊、宣傳片等資料，整理升專備查資料443盒，這些工作離不開檔案部門大力支持，同時為檔案管理工作也帶來了更大壓力和挑戰。因此，加強升格期間中的檔案管理工作，是檔案工作人員義不容辭的責任和義務。

2??存在的問題

2.1??對檔案工作的重視不夠。衛校作為醫療衛生單位，大部分教職工是從事衛生職業教育的專業技術人員，行政人員中學檔案專業的也較少，對文書管理和檔案案管理知識了解得較少。同時，由于迎評資料有一定的應對性和臨時性，工作任務較重、時間較緊，工作重點一般側重于在時間節點內迅速地完成迎檢任務，檔案管理的工作一般會放在靠后的位置。

2.2??材料歸檔意識不強。各部門缺乏收集整理重大活動檔案和向校檔案室移交材料的自覺意識，沒有明確專人負責材料收集，由于升專涉及重點部位較多，如人事、基建、教學等工作，過程中形成的檔案材料大量存在于科室中、工作人員手中，移交材料不主動。同時，對籌建醫專過程中形成的各種檔案材料不太重視，只重視相對比較重要的文件，對產生重要文件過程中形成的憑證材料往往認識不到其中的價值，得不到完整的保管。如在申報項目、資金過程中形成的各種證明、報表、總結等材料，數量多而瑣碎，事情辦完就過去了，不能及時完整地收集。

2.3??檔案管理比較分散。學校沒有設立綜合檔案室，校檔案室設在校辦公室，室藏檔案主要有文書檔案、基建檔案、照片檔案等，其他門類檔案歸各職能科室的兼職檔案員保管，管理較為分散，且歸檔程序不規范，不利于檔案的保管和利用。

2.4??檔案管理人員隊伍素質亟待提高。雖然大多數科室安排了專門人員管理檔案，但大都兼任著其他行政、教學工作，沒有經過檔案管理方面系統的培訓，對檔案業務知識了解較少，缺乏檔案管理的專業型人才，影響了檔案收集歸檔的質量。

3??加強檔案管理的措施

3.1??提高思想認識，加強組織領導。校領導班子要高度重視檔案管理工作，進一步加強對升專檔案管理工作的領導，要將加強檔案管理作為升格工作中一項重要工作來抓，列入工作目標。創建辦要明確專人負責檔案收集工作，各科室確定檔案聯絡員，負責本科室的檔案收集和移交工作，形成創建辦綜合協調、各科室積極參與、專職檔案員和各科室聯絡員齊抓共管的檔案管理網絡。要加強對全體教職工檔案知識的培訓，提高教職工對檔案管理重要性和必要性的認識。要按照迎檢工作進度制定《籌設期間檔案管理工作方案》，確定歸檔材料的范圍、內容、接收時間等，把檔案工作作為當前及長遠的重要工作來抓。

3.2??完善管理制度，落實保障措施。要以升專工作為契機，進一步提高學校檔案管理工作的整體水平。要加強檔案管理人員對檔案法律法規和業務知識的學習，熟練掌握檔案整理技能，增強責任意識和服務意識，團結協作，拓寬收集渠道，確保各項資料完整歸檔。要不斷適應學校發展建設的新形勢、新任務和新要求，建立完善與專科學校相適應的檔案管理規章制度。結合《河南省重大活動檔案管理辦法（試行）》，制定《學校重大活動檔案管理辦法》，要明確濮陽醫專升格工作檔案收集、整理的具體責任部門和人員，落實工作經費以及保障措施，同時要建立健全檔案管理工作的督查督辦機制，加強對重要材料歸檔的督辦，對文件質量和完整程度進行把關，確保制度落實到位。各相關部門應在重大活動、重要會議結束和重要文件辦理完畢之日起30天內將文件材料、照片、視頻、錄音和電子文件等分類、排列后，向校檔案室及時完整地移交。由于材料使用率高，歸檔時間不好確定，應做好重要文件的備份工作，避免原件紙張的磨損和老化，確保原件能及時完整歸檔。

3.3??提高工作標準，加強隊伍建設。一是要提高工作標準。醫專籌設工作是對學校辦學水平的綜合檢驗，是學校的管理水平、綜合實力、業務素質的整體反映，要以升專工作為契機，進一步提高學校檔案管理的整體水平。要嚴格按照文件處理規范開展工作，制定本部門開展檔案管理工作方案，抓好工作的落實。二是要加強檔案管理人員的隊伍建設。要加強檔案管理人員對檔案法律法規、業務知識的學習，熟練掌握檔案整理技能，樹立良好的職業道德和敬業精神，積極主動地開展工作。三是要抓好源頭管理。從源頭上抓好原始文書材料的積累和收集，創建迎檢工作與檔案管理工作同步，文書處理程序與平時立卷同步，利用和保管同步，加強對重要材料的跟蹤，對文件質量和完整程度進行把關，把日常的檔案收集工作做細做扎實。四是要加強檔案普及教育。要加大檔案管理重要性的宣傳教育工作，讓每個教職工都對檔案工作有所了解，從而主動配合收集和整理工作，積極參與到學校的各項中心工作中去，進一步提高工作效率。

3.4??加強檔案編研，提升檔案價值。濮陽醫專籌設工作被列入濮陽市2013年20件大事和濮陽市建市30周年50件大事，是全市386萬人民群眾殷切期盼的重點工作。因此，要做好濮陽醫專籌設工作的檔案編研工作，以達到滿足社會利用需要的目的。學校檔案室先后編研了《濮陽醫學高等專科學校（籌）迎接省評審組檢查工作資料匯編》、《濮陽市衛生學校遷建升專工作歷程圖片集》和《濮陽市衛生學校近三年新增規章制度匯編》等。針對濮陽醫專籌設工作實際，要做好材料的匯總和升華工作，去粗取精地提煉材料，籌備編研《濮陽醫學高等專科學校籌設工作大事記》、《濮陽醫學高等專科學校籌設工作重大活動資料匯編》等資料，充分開發檔案信息資源，創新工作方法，編研出切合實際、高質量的編研成果，最大限度地發揮檔案的價值，更好地服務于學校的發展。

3.5??做好搬遷準備，超前科學謀劃。一是要做好搬遷前的檔案收集工作。學校即將搬入新校區，為避免在搬遷過程中材料的遺失和丟棄，檔案主管部門要制定《材料鑒定和接收方案》，有步驟地對各部門材料進行鑒別、銷毀和接收，各部門要丟棄的材料要經檔案工作人員查看后才能進行銷毀。檔案管理人員要強化大局意識、保密意識和責任意識，進行全面排查、集中運送和保管，為升格后建立高標準的檔案室打好基礎。二是要做好升專后綜合檔案室的建設工作。根據教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》，高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費。檔案管理部門要創造性地開展工作，超前進行科學謀劃，制定濮陽醫專綜合檔案室建設的合理化方案，按照高等院校的標準建設綜合檔案館（室），及時為校領導提供決策依據，建立健全管理制度，加強基礎設施、基礎業務建設，努力開創濮陽醫學高等專科學校檔案事業科學發展的新局面。

（作者單位：河南省濮陽市衛生學校檔案室??來稿日期：2015-04-20）