成為異化力量的檔案規(guī)范

洪佳惠

摘??要：異化被理解為事物的本質(zhì)向其對立面演化，并反過來被其對立面吞噬和壓制。將這樣純粹的理論概念運用于檔案管理這樣的實用范疇，其目的是為了使人們擺脫規(guī)范的框限，真正回到檔案的本質(zhì)。作者以實際工作中遇到的書寫工具、案卷質(zhì)量、“雙套制”問題等為例，層層推進，對規(guī)范中的檔案本質(zhì)產(chǎn)生質(zhì)疑。

關(guān)鍵詞：異化;規(guī)范;檔案管理;書寫工具;案卷質(zhì)量;雙套制

Abstract：?Alienation?is?considered?as?a?form?of?deviation?of?essence，and?the?deviated?form?swallows?the?essence?on?the?contrary.?Applying?the?pure?theoretical?concept?to?archives?management，?the?purpose?is?to?break?the?limit?of?regulation，?and?back?to?the?essence?of?archives.?The?author?uses?the?practical?problems?as?examples?such?as?writing?instruments，?file?quality，?dual?filing?system，to?query?the?archives?essence?in?regulation?gradually.

Keywords：?Alienation，?Regulation，?Archives?Management，?Writing?Instruments，??File?Quality，?Dual?Filing?System

異化原本是屬于宗教范疇的概念，意指與神的脫離，到了近代社會，啟蒙思想家將之運用到哲學、社會學領(lǐng)域中，意義引申為關(guān)系的疏遠、意義的喪失等。黑格爾在其著作《精神現(xiàn)象學》中第一次明確地使用了異化的概念，意指事物的本質(zhì)向其對立面演化，并反過來被其對立面吞噬和壓制。將這樣純粹的理論概念運用于檔案管理這樣的實用范疇似乎略有些大而無當之嫌，但哲學作為一種對世界整體的觀照方式，能夠幫助人們真正回到事物的本質(zhì)來觀照事物，使事物呈現(xiàn)其自身。萬事如是，檔案不能例外。

按照一般定義，檔案“是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。[1]檔案首先是一種歷史記錄，檔案真實是最原始的，應(yīng)用的是未經(jīng)加工的第一手材料。但這種所謂的檔案真實卻不如字面上看起來那樣不言自明，在這些浩如煙海的歷史記錄中，哪些能夠被作為歷史真實保存下來，這種真實以何種方式被保留下來，必須依靠某種規(guī)范來框定。我們必須承認的是，任何一種規(guī)范都有其時代局限，尤其在科技快速發(fā)展的當下，信息載體、保存方式都發(fā)生了質(zhì)的變化，這種時代局限帶來的矛盾尤其激烈。為了確保歷史真實能夠被保存下來的檔案規(guī)范，卻反過來危及了歷史真實，這是現(xiàn)時代檔案工作者必須面對和思考的現(xiàn)代性困境。

1??碳素墨水：一種被規(guī)范異化的真實。

在現(xiàn)行各類檔案規(guī)范中，碳素墨水一直是主流的公文書寫材料，如《民政部歸檔文件整理辦法》中規(guī)定：“歸檔文件應(yīng)……使用鋼筆、藍黑墨水或者碳素墨水填寫有關(guān)內(nèi)容。”[2]這當然是出于檔案保護的考慮，碳素墨水的穩(wěn)定性和對紙張的不易腐蝕性，是其流行于公文書寫中的原因。但這種流行卻是一種“被流行”，在實際檔案收集過程中，我們無法判斷文件上的黑色字跡究竟是否來自碳素墨水，于是這項規(guī)定很容易被簡化為“歸檔材料的書寫必須使用黑色墨水”。但事實上，有很多種墨水的書寫字跡會呈現(xiàn)黑色，這些墨水的耐久性和酸堿度都不盡相同，我們對多種常用墨水的耐水性和酸堿性作了測試（見文后圖及附表），測試結(jié)果顯示，字跡呈現(xiàn)為黑色的黑墨水其耐水性極差，酸堿度呈現(xiàn)為酸性，而同樣呈現(xiàn)為黑色的中性墨水，其耐久性極佳，酸堿度呈現(xiàn)對紙張無腐蝕性的堿性。從另一方面來看，各色中性墨水的耐水性都是極好的，并且也呈堿性。

從以上測試中，我們可以得出如下結(jié)論，將簡單化的“歸檔材料的書寫字跡必須為黑色”作為標準，是很難真正符合歸檔要求的。事實上，《中華人民共和國行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）》中是這樣規(guī)定的：“整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。”[3]而各色中性墨水在這個意義上符合檔案保護要求，作為文件的書寫材料并不會對檔案造成腐蝕和危害。

進一步來說，《規(guī)則》中對檔案書寫材料的規(guī)定，目的是為了保證文件上信息的保存，為了保證檔案所記載信息的真實。但這種真實只是內(nèi)容上的真實，形式上的真實被忽略了。這里，以另一種備受詬病的書寫工具圓珠筆為例。圓珠筆是近幾十年以來在世界范圍內(nèi)使用最多的書寫工具，但由于其不耐久，易發(fā)生褪色、滲化等現(xiàn)象，一般不被用作歸檔文件的書寫用筆。相較于碳素墨水的“被流行”，圓珠筆卻是“被規(guī)定”的流行書寫工具。試想若干年后，當書寫筆真正成為過去，人們來回顧這段歷史時，或許可以在各類文件中看到類似“圓珠筆是當時最為流行的書寫工具”的記載，但寫下這些文字的卻是碳素墨水，人們根本無法在歷史文化的意義上感受到圓珠筆的風行。如此來還原歷史難道就真實嗎？

出于保護檔案真實考慮的規(guī)定，卻在形式上走向了歷史真實的反面，這不得不說是一種異化。如此說來，以圓珠筆油墨等易褪色材料書寫而成的檔案，是否在形式真實和內(nèi)容真實之中只能選擇其一呢？在計算機技術(shù)高度發(fā)達的今天，數(shù)字化為解決這個問題提供了一條有效的路徑。我們完全可以將這部分檔案以數(shù)字形式保存在電腦硬盤中。事實上，這也是目前大多數(shù)檔案管理機構(gòu)正在推進的工作——信息化。

2??信息化：一種被規(guī)范異化的人類勞動

信息化的目的是造福于社會。在檔案工作中，我將其理解為兩個方面：一、信息化極大提高了檔案的利用效率和準確率，這是信息化給檔案帶來的最顯而易見的作用;二、信息化將變革檔案管理的整體工作體系，在逐步降低體力勞動量的同時，實現(xiàn)檔案工作向文化層面的轉(zhuǎn)變，這股變革力量是緩慢而隱性的，但也是根本性的、符合整個信息發(fā)展潮流的。

我們既有的檔案規(guī)范卻成為橫亙在檔案工作轉(zhuǎn)型道路上的一條溝壑，甚至轄制了使信息化的深層次優(yōu)勢，成為一股異化力量。依據(jù)檔案規(guī)范來對照檔案實體，其中的案卷質(zhì)量問題在信息化過程中突現(xiàn)得尤為明顯。掃描工作是當前檔案管理機構(gòu)信息化推進的主要部分，這項工作一般在文件組卷之后進行。在以往檔案歸檔工作結(jié)束后，案卷質(zhì)量問題往往在利用時才會被發(fā)現(xiàn)，甚至有些利用率比較低的文件質(zhì)量問題，在保管期限之內(nèi)都不易被察覺。但加入了掃描環(huán)節(jié)之后，案卷質(zhì)量問題可能被及時發(fā)覺，于是，在收集量本身就成倍增加的同時，又產(chǎn)生了大量需要整改的案卷。以幾何級數(shù)增加的工作量不僅使檔案管理人員難以負荷，也背離了信息化減低勞動密集型工作強度、促使檔案工作智性轉(zhuǎn)型的原初目的。

這里，需要區(qū)分兩種案卷質(zhì)量問題。一種是明顯影響檔案利用的問題，另一種是不符合規(guī)范的問題。具體來說，在歸檔文件上亂涂亂畫屬于前者，而前文所說的圓珠筆書寫問題屬于后者。前一種問題理應(yīng)整改，否則既妨礙了檔案今后的利用，又破壞了檔案的嚴肅性。但在實際工作中，需要大量返工的往往卻是后一種問題。舉一個工作中司空見慣的例子，即案卷頁碼問題——在檔案的立卷階段，都會在頁腳處編排頁碼，編排的一般要求為連續(xù)號碼，不漏號，不重號，這項工作看似簡單，卻由于其需要高度精神集中和連續(xù)工作，往往容易出錯。這樣的案卷質(zhì)量問題在核對掃描張數(shù)時會被輕易發(fā)現(xiàn)，涂改、重新編碼不僅工作量巨大，也影響檔案的外觀。我們在這個問題上首先應(yīng)該明確編碼的作用。在檔案中，我們認為頁碼有兩方面的作用，一是統(tǒng)計一本案卷的頁數(shù)，以防在檔案利用中丟失文件;二是標識文件所在的位置，便于利用檢索。在文件數(shù)字化之后，頁碼的這兩個作用被完全弱化了。首先，從保證案卷實體完整性方面來說，已掃描紙質(zhì)案卷一旦入庫，被再次利用的可能性就大大減小;其次，已掃描文件一般以一一對應(yīng)的方式掛接到電腦系統(tǒng)中，頁碼實際上已經(jīng)失去了檢索功能。

3??電子文件：一種被規(guī)范異化的主流

在我們慣常對歷史的認識中，延續(xù)性被認為是歷史真實的第一特性，而檔案僅僅是作為歷史延續(xù)性的佐證而存在。以這種方式來觀照既往已經(jīng)形成的檔案，我們或許可以自欺欺人地將大部分檔案安置于歷史延續(xù)性中，并無視那些無法被安插入的文件，甚至將其判斷為“錯誤”。這條一貫暢通無阻的思路卻在電子文件這里碰了壁，我們既無法將電子文件生硬地納入既往檔案的范疇中，又無法完全無視這種方興未艾的信息載體形式，為了解決這個問題，便只有在路的斷頭之處停滯不前，實行不尷不尬的“雙套制”。

“雙套制”是目前檔案管理機構(gòu)普遍采用的一種管理方式，但隨著信息化程度的提高和計算機使用的普及，電子文件成為比紙質(zhì)文件更原始的信息載體形式。這種真實情狀在檔案中卻無法完全體現(xiàn)出來，我們無法否認，至少在目前，檔案管理中“紙質(zhì)檔案優(yōu)于電子檔案”仍舊是一種流行的觀點。

我們究竟是在固守著檔案的本質(zhì)，還是只是被囚囿于既有規(guī)范中，反而對檔案的本質(zhì)視而不見？檔案在根本上就是信息的記錄，從甲骨、竹簡、紙質(zhì)，到電子，檔案的載體是變化著的，但其記錄信息的本質(zhì)是不變的。規(guī)范的目的是保護在時代主流信息載體中檔案的本質(zhì)，因此，規(guī)范必須根據(jù)不同的信息載體來進行修正，如果在載體問題上，規(guī)范歷來抱殘守缺，我們現(xiàn)在庫房中保存的依舊是一大堆龜甲和獸骨。但“雙套制”依循的恰恰是“龜甲獸骨”的思路，在主流信息載體向數(shù)字形態(tài)轉(zhuǎn)化的時候，檔案領(lǐng)域仍舊固守著紙質(zhì)的陣地。檔案管理者們一邊感嘆著職業(yè)的邊緣化，一邊卻又對信息發(fā)展的新領(lǐng)地望而卻步。

實際上，電子文件的產(chǎn)生和繁榮、紙質(zhì)文件的逐漸衰落，本身就是一個時代信息載體發(fā)生變化的憑證，我們也不能簡單地認為后于電子文件產(chǎn)生的紙質(zhì)文件在憑證作用上比電子文件更有優(yōu)勢，兩者的對立、并存身后隱藏著錯綜復(fù)雜的時代因素和事物發(fā)展本身的規(guī)律。這種錯綜復(fù)雜的狀況本身，就應(yīng)該作為一種時代特征在檔案中留存下來，而不是以現(xiàn)有規(guī)范去規(guī)整之，抹殺之，這不啻為一種異化。

4??“大數(shù)據(jù)”的啟示

在檔案規(guī)范這個方面，“異化”遠沒有作為現(xiàn)代性特征之一的“異化”來得這么復(fù)雜。這其中涉及的可能只是一種工作思路的拓寬和思維方式的轉(zhuǎn)變。

在這里，同樣是處理信息的“大數(shù)據(jù)”思維方式或許能夠為我們提供新的思考路向。“大數(shù)據(jù)”是一種“需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)”。[4]這種“新的處理模式”就是本文所說的“大數(shù)據(jù)的啟示”。“大數(shù)據(jù)”對思維方式的變革主要有三方面內(nèi)容。

第一，大數(shù)據(jù)分析的是所有數(shù)據(jù)，而非樣本數(shù)據(jù)。以往由于數(shù)據(jù)收集手段和處理手段的限制，人們往往用隨機采樣的方法來得出總體性的結(jié)論，這種方法依賴的是“確定的隨機性”，“確定的隨機性”這種提法本身就是一個悖論，一旦這種隨機性不那么確定，分析結(jié)果就會謬以千里。這就同我們狹義上的檔案相類似，具體來說，我們憑什么認為字跡能夠保存下來的文件才是真實的，而字跡發(fā)生褪變的文件就應(yīng)排除在外呢？在全數(shù)據(jù)模式下，樣本同總體畫上了等號，“通過使用所有的數(shù)據(jù)，我們可以發(fā)現(xiàn)如若不然則會在大量數(shù)據(jù)中淹沒掉的情況”。[5]以這樣的方式來比照檔案，我們是否也能發(fā)現(xiàn)被狹義檔案所遮蔽的歷史真實呢？

第二，大數(shù)據(jù)著眼的是混雜性，而非精確性。精確性是對“小數(shù)據(jù)”最基本的要求，在數(shù)據(jù)量本身就很小的前提下，精確的數(shù)據(jù)才能被認為是有效的數(shù)據(jù)。但在大數(shù)據(jù)時代，混雜性甚至被看作了一種“標準途徑”，[6]在一個標準下被認為是不精確的數(shù)據(jù)，或許在另一個標準下有著截然不同的重要性。檔案規(guī)范恰恰無法容忍混雜性，在信息缺乏時代，檔案管理機構(gòu)必須保證每一份進館的文件是“精確”的，似乎只有這樣才能在利用的時候保證是對歷史原貌的還原，如此還衍射到了許多細枝末節(jié)的“精確”點（比如頁碼）。但是在大數(shù)據(jù)的思路下，問題的重點并不在于數(shù)量是否精確，而在于處理這些數(shù)據(jù)的手段是否有效，也就是說，并不在于“檔案”是否精確，而在于利用者以何種手段來利用。在信息化條件下，能夠進行任意字段的檢索，絕不會出現(xiàn)因數(shù)據(jù)量巨大無法查找的情況，并且能夠根據(jù)不同的搜索方式，自動歸納新的字段，使得檔案管理系統(tǒng)“活”起來，這才是大數(shù)據(jù)思路下檔案信息化的本質(zhì)功用之所在。

第三，大數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的是相關(guān)關(guān)系，而非因果關(guān)系。這種思維方式和福柯在《知識考古學》中的觀點不謀而合，知識考古學不考察事件變化的因果關(guān)系，而著眼于變化發(fā)生的外部條件，并由這些外部條件，重新構(gòu)建一個更為宏大的、復(fù)雜的歷史網(wǎng)絡(luò)。以這個思路來考察“雙套制”問題，我們就不應(yīng)再以規(guī)范的要求來“改造”電子文件，把電子文件硬塞入既有的因果關(guān)系中。各類檔案規(guī)范應(yīng)該在持守檔案本質(zhì)的同時，放開胸襟，以更寬容的姿態(tài)接納“所有數(shù)據(jù)”，認可“混雜性”，呈現(xiàn)更為寬闊、復(fù)雜的歷史原貌。進一步來說，以“相關(guān)性”來分析巨量的檔案數(shù)據(jù)，檔案就具備了預(yù)測功能，這又為檔案管理機構(gòu)從文件管理向知識管理提供了契機。

當規(guī)范對檔案管理產(chǎn)生異化的作用，使得作為檔案存在意義的真實性都走向了反面之時，我們是應(yīng)該故步自封，還是應(yīng)該與時俱進，這個答案是不言自明的。我們或許能夠?qū)n案的本質(zhì)和應(yīng)守的規(guī)范分為包裹著的內(nèi)外兩層，內(nèi)中方方正正的是檔案的本質(zhì)，所謂“守史”，外部的規(guī)范卻需要打磨得圓潤，以和歷史的發(fā)展相契合，以規(guī)范的圓融變通才能守衛(wèi)本質(zhì)的剛正不阿，而不應(yīng)將規(guī)范當做一把砍斧，將歷史掐頭去尾，修改規(guī)整后才將其稱為“檔案”。以這種“外圓內(nèi)方”的方式來持守檔案的本質(zhì)，或許能使檔案在現(xiàn)時中以一種豐富的面貌獲得社會的認可，在歷時中以一種寬容的態(tài)度成為歷史的見證。

圖：常用墨水耐水性測試

參考文獻：

[1]中華人民共和國檔案法.?1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議通過.

[2]民政部歸檔文件整理辦法.民辦發(fā)[2002]6號.

[3]中華人民共和國行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）.?2001年1月1日實施.

[4]楊旭，湯海京，丁剛毅.數(shù)據(jù)科學導(dǎo)論[M]：北京理工大學出版社，2014：9.

[5][6]?維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼斯·庫克耶著.大數(shù)據(jù)時代[M].盛楊燕，周濤譯，浙江人民出版社，2012：?38，58.

（作者單位：上海大學檔案館??來稿日期：2015-04-16）