淺析如何做好事業單位檔案管理信息化建設

劉青穎

摘 要：隨著計算機和網絡技術日趨成熟，事業單位檔案管理進入了信息化建設新紀元。對比傳統的事業單位檔案管理模式，信息化管理給我們帶來諸多改變，本文分析了現行事業單位檔案管理狀況以及如何開展檔案管理信息化建設。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化；保密工作

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，它是再現歷史真實原貌的文獻資料。隨著現代科技進步，以計算機及網絡技術為載體的信息化建設已經滲透到各個領域并正在拓展著我們傳統的工作、學習和生活方式，檔案信息化建設就是這一過程中產生的新領域。檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。檔案管理信息化建設將當今的計算機及網絡技術應用到檔案管理工作中，使其部分取代傳統的檔案收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等操作環節，使原來依靠檔案管理人員手工操作完成的工作由計算機等信息化設備手段完成。可以說事業單位檔案管理工作將進入信息化管理時代新紀元。

1 目前事業單位檔案管理中存在的問題

目前事業單位在檔案管理方面的工作普遍存在一些問題。首先專職檔案管理人員數量不足，有些人員既要負責檔案管理工作又要負責其他日常事務，且檔案管理崗前培訓，定期業務學習需要占用一定工作時間，這容易出現培訓內容不足，培訓時間不達標等情況，造成檔案管理人員業務水平參差不齊。其次，部分檔案管理者缺乏統一認識，工作內容流于形式，思想上較為被動，認為只要檔案材料不丟失、不損毀、不泄密就行，對收集來的材料沒有經過認真辨識，或將不符合檔案內容要求的材料裝入檔案盒。這種情況不利于維護認識檔案的嚴肅性與真實性，往往在需要查看檔案以便了解個人履歷、辦理手續時因檔案收集、整理、歸檔、裝訂不及時出現資料銜接不上或部分重要證明文件遺失，給個人甚至集體造成損失。再次，事業單位檔案管理制度是制約檔案管理工作內容的有效機制。但有些單位檔案管理制度不規范、不健全，這就大大降低了檔案所具有的利用價值和真實性，或者有些單位雖然有一些管理方面的制度，管理人員卻在工作環節上疏于執行，停留于表面現象，沒有讓制度發揮實際作用，如：案卷標題、序號編目不夠規范，案卷整理不系統，目錄內容與實際案卷資料不符，甚至一些案卷都沒有卷內目錄。最后，現行的檔案檢索效率偏低。當前大多數事業單位還是手工檢索案卷材料，人為操作必然存在信息誤差，這不僅不利于優化管理人員隊伍，也降低了檔案使用率。以上這些情況也不利于事業單位檔案信息化建設及維護工作。

2 事業單位進行檔案管理信息化建設內容及方法

傳統檔案通常以紙張作為媒介，記錄下當時發生的事件。由于紙質檔案需要占用大量空間，通常需要一間或幾間檔案室儲存檔案資料。而且紙質容易受環境因素影響，溫度、濕度、光照、有害氣體都會影響紙質檔案的使用壽命，一旦損壞很難恢復原狀，這給檔案的完整性帶來較大威脅。其次，一般來說紙質檔案形成后沒有備份文件，且借閱、查找、使用較為費時費力，從而降低了人事檔案利用效率。在信息化的社會環境背景下，信息化建設的諸多優點將為傳統檔案管理帶來變革性的影響。

在事業單位檔案信息化管理與傳統檔案管理模式結合過程中，我們可以將檔案信息進行數字化編輯，利用數據庫技術，數據壓縮以及掃描技術將歷史形成的紙質、聲像文件進行系統分類建立檔案信息庫。其次，事業單位信息化建設也包括進行檔案網站建設編輯，檔案網站是檔案管理機構在公共服務平臺上建立的站點，提供相關檔案信息服務，同時可作為檔案信息化建設的交流平臺和宣傳窗口。再次，數字檔案館建設也是事業單位檔案信息化建設的一個重要內容。

在事業單位檔案信息化建設中，第一步，應正確認識什么是事業單位檔案信息化，強化信息意識。但是相對而言，目前多數管理人員沒有正確把握檔案信息化工作的重要性和發展趨勢，或以經費不足、人手不夠等原因推遲甚至擱置檔案信息化的建設，從而阻礙檔案信息化建設進程。第二步，檔案管理者應該加快檔案管理的硬件建設，計算機、數字存儲設備、數據庫、網絡等是建立信息化管理必備的硬件條件，需要給予較大力度的政策與資金支持。第三步，應對檔案管理人員就計算機輔助檔案管理、電子文件歸檔與保存、數字化建設、網絡建設、安全管理、數字化檔案資源長期保存等內容進行系統培訓，使相關人員更好掌握相關技術，讓檔案信息化建設更好地服務于事業單位的各項生產活動。

在上述檔案信息化建設過程中，保密工作應被予以特別強調重視。檔案的信息化建設是一把“雙刃劍”，隨著計算機和網絡技術日趨成熟和廣泛應用，檔案的保密工作成為每一位檔案管理人員所面臨的新的課題。如何檔案信息化建設過程中做好保密工作呢？首先，要加大檔案保密工作宣傳力度，讓使用者明確法律責任與違法行為界限等，通過對相關法律法規的深入學習，強化保密意識，增強全員的保密法制觀念。其次，改善檔案信息化建設的軟硬件條件。傳統的檔案管理工作只需考慮加強檔案資料存放場所的自然條件，但是在檔案信息化建設環境下所利用的服務器、存儲媒介、軟件以及網絡等都應具備很高的安全防范措施。檔案的存儲和利用是由計算機和網絡完成的，而這些系統是由許多部分組成，每個小的失誤都會造成不可挽回的損失，如錄入錯誤、密級不清、誤刪操作、突然地斷電等。

不僅如此，還要防范計算機病毒和黑客入侵檔案保密系統，造成數據庫被盜損壞。針對這些可能發生的情況，我們在檔案信息化建設進程中必須積極采取防范措施。第一、為應付電子檔案文件、數據丟失或損壞等可能出現的意外情況，應將存儲設備中的數據復制到磁帶等大容量存儲設備中進行備份，備份方式有：定期磁帶備份數據、遠程磁帶庫、光盤庫備份、遠程數據庫備份等；第二、運用“防火墻”技術，電子檔案管理系統和外部網絡的連接處安裝防火墻設備，能夠根據會話信息、應用協議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規則設置，保證通過網絡邊界的會話層得到一定的控制；第三、網絡入侵檢測系統，它是一種對網絡傳輸進行即時監視，在發現可疑傳輸時發出警報或者采取主動反應措施的網絡安全設備。第四，在存放電子檔案場所內加裝監控系統，可有效的防止無關人員進入涉密場所，也可監督檔案管理人員日常的檔案保管工作。

在檔案信息化保密管理系統中，應實行控制源頭、集中管理、分級負責、突出重點、協調促進的原則。承擔檔案信息化系統工程建設的系統集成、綜合布線、軟件開發、服務咨詢及工程監理等單位，必須通過檔案行政管理部門和保密工作部門的保密審查，檔案信息化系統工程建設的保密管理實行審核備案制度。而且，檔案信息化建設單位的保密管理人員應經過嚴格審查，并保持相對穩定。檔案行政管理部門和保密工作部門應定期組織有關培訓和考核。

3 結語

利用計算機及網絡技術等現代科技手段對事業單位進檔案管理進行信息化建設，可以及時發現在檔案管理方面存在的問題，并能更好地對檔案資料進行動態化、規范化、科學化管理，在這一過程中提高檔案管理工作效率，為上層建筑提供更全面更科學更有利的保障。檔案管理信息化是是事業單位檔案管理的方向和目標，關系到每一個人的切身利益，也關系到事業單位日常運行的各個系統，它甚至對整個社會的資源共享與交流都有著不可或缺的重要推動作用，是社會文明進步的標志。