電子檔案管理和傳統檔案管理利弊分析

李蘭

摘 要：隨著科技的進步和我國經濟的飛速發展，信息技術已經普及到我們生活的各個方面，計算機等科技在辦公方面的應用，改變了我們的辦公方式，在檔案管理方面，信息技術所做的貢獻也是不可取代的。電子檔案管理方式的出現，無疑是一把雙刃劍，它不僅給檔案管理帶來了方便，也帶來了不安全因素，同時為傳統的檔案管理方式帶來了挑戰。在本篇文章中，我們將通過對比電子檔案管理與傳統檔案管理之間的不同，分析它們之間的利弊，從而探索出更高效更安全的檔案管理模式。

關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；利弊

隨著科技的發展和計算機的普及，檔案管理水平也取得了飛速的提升，從傳統的檔案管理進一步發展成如今的電子檔案管理。電子檔案管理提升了辦事效率，方便了人們的生活，但是，它同樣存在著安全風險和不健全的問題。在當今社會，各行各業都采取計算機的方式管理檔案，數據逐漸增大，給管理帶來了挑戰。因此，對于電子檔案管理的研究是十分有意義的。

1 電子檔案管理與傳統檔案管理的區別

電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網絡進行永久保存。與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網絡把文件發送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網絡上存儲，但計算機或者網絡易出現故障，或者電子數據會出現紕漏，不利于檔案的保存。因此，現在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統一的保存。而傳統的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環境的要求會比較高，需要干燥安全的環境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業的檢索工具進行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。

2 電子檔案管理的優點和缺點

2.1 電子檔案管理的優點

用計算機或網絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網絡進行傳輸，省去了打印，發送等步驟，節省了時間，同時省去了不必要的花費，現如今隨著專業管理軟件的開發和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規范。

采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網絡的形式進行檔案管理，節省了紙張，這一點不僅節省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節省開支，避免了不必要的浪費。

2.2 電子檔案管理的缺點

使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。

2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現在計算機易出現漏洞或中毒的情況，一旦計算機發生硬盤損壞現象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。

3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業的技術儲備以及長期的工作經驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。

3 可采取的措施

（1）根據電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內進行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。

（3）保管時應注意環境條件，電子檔案的保存需要適度的環境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關制度，設立實名制，并進行權限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。

4 結束語

電子檔案的管理方式與傳統的檔案管理方式相比，在一定程度上提升了管理的效率，節省了時間和金錢，且有助于國家的環境保護。在這些方面，運用電子檔案管理方式進行檔案管理具有較大的優勢，同樣，傳統的紙質管理檔案的方式也具有一些優點，比如操作簡單。在短時間內，二者會同時存在，不會因為科技的發展而在短時間內取消紙質的管理方式。因此，檔案管理部門的工作人員應該吸收二者的優點，同時拋棄二者的不足，只有把二者放在一起進行綜合利用，才能既提高效率，又節省時間和金錢。

參考文獻

[1]徐晶.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].科學與財富，2014（2）：151-151.

[2]岳銳.電子檔案管理與傳統檔案管理的區別[J].黑龍江科技信息，2011（1）：131.

[3]王莉娜.淺談電子檔案與傳統檔案管理工作的區別[J].辦公室業務，2013（5）：119-120.

[4]王翠玲.電子檔案管理與傳統檔案管理的比較分析[J].赤子，2012（9）：143.

[5]方芳，李書錦，姚路明等.淺論電子檔案與傳統檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發與經濟，2011，21（2）：138-140.

[6] 張雪花.淺談數字時代的電子檔案管理[J].中小企業管理與科技，2012（10）：51-52.