縣級綜合檔案館文書檔案重份原因及改進辦法

楊立波

摘 要：縣級綜合檔案館存在檔案重份的問題。這些重份檔案既占用檔案庫房，又會增加檔案管理成本。本文對文書檔案重份的原因進行了剖析，并對減少今后進館文書檔案重份的問題提出了解決辦法。

關鍵詞：縣級綜合檔案館；文書檔案；改進辦法

近幾年來，隨著計算機檔案信息化檢索軟件的廣泛推廣和應用，縣級綜合檔案館在檔案檢索查詢中可能會發現這樣一種現象：即同一件檔案經常會在不同的全宗中多次重復出現。那么，為什么會有這種情況呢？如何才能避免出現這種狀況的發生呢？下面筆者就這些問題進行簡要的分析和探討。

1 縣級綜合檔案館文書檔案重份原因剖析

縣級綜合檔案館文書檔案存在重份的問題不是最近幾年才形成的，而是由來已久。只不過在館藏檔案機讀目錄著錄完成之前，不易引起人們的注意罷了。隨著檔案信息化檢索軟件的廣泛推廣和應用，縣級綜合檔案館在檔案查閱檢索時，文書檔案重份的問題就開始暴露無遺了，有時檢索出同一件檔案會在不同的全宗中同時出現，重份檔案有時多達數十件。那么，為什么會出現這種狀況呢？究其原因，大概主要是由以下因素造成的：

（一）由于縣級綜合檔案館檔案保管范圍不僅限于縣級黨委、政府及下屬部門的檔案，而且還涉及所屬的鄉鎮黨委政府的檔案，這就會不可避免地出現大量重份檔案。對于各鄉鎮黨委政府來說，上級機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料主要為當地縣級黨委政府制發的文件材料，按照國檔8號令《機關文書檔案歸檔范圍及保管期限的規定》，各個鄉鎮黨委政府都應當將這些重要的文件材料列入永久保存，這些檔案滿10年進館后，縣級綜合檔案館就會不可避免地出現與鄉鎮數量相當的重份檔案。

（二）按照國檔8號令的規定， 上級機關制發的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料，應當列入永久保存。而有的同一份任免令涉及到若干個部門和鄉鎮，所涉及的部門和鄉鎮都應當列入永久保存，這樣也就會產生大量的重份任免令檔案。

（三）有的部門和鄉鎮在整理檔案時，因對檔案保管期限的鑒定把握不準而形成的重份檔案。因縣級綜合檔案館負責集中保管本級黨委、政府的所有部門及所屬鄉鎮的檔案，數量多達上百個，各部門和鄉鎮在整理檔案時對檔案保管期限準確度的把握上參差不齊，有的部門對涉及本地黨委和政府行文的文件材料本不在保存范圍內而保存的問題，有的應當保存10年而實際列入保存30年或永久，這樣勢必造成同一份檔案會在不同全宗中重復出現的問題。

由于上述種種原因而造成的重復檔案，不僅占用檔案庫房的空間，給本來就不寬余的庫房增加額外負擔，而且還增加了檔案的保管成本，造成管理上的浪費，使本來就經費不足的檔案部門捉襟見肘。因此，探索有效地防止和減少縣級綜合檔案館檔案重復的問題很有必要，應該引起縣級檔案行政管理部門的重視，以便采取有效的方法，避免今后進館檔案再發生大量重復的現象。

2 減少今后進館文書檔案重份的解決辦法

對縣級綜合檔案館現存的這些重復的文書檔案，已沒有必要進行一一剔除重新整理，但減少今后進館文書檔案重份的問題，卻不能不引起縣級檔案行政管理部門的重視。否則，長此以往重份檔案會越積越多，使本來就不寬余的檔案庫房顯得更加擁擠，檔案管理成本也會隨著重份檔案的不斷增加而提高，造成不必要的浪費。那么，如何才能盡量減少今后進館文書檔案的重份問題呢？筆者認為最關健的就是縣直各部門及各鄉鎮黨委政府在整理檔案時，要把縣級區域作為一個系統來考慮，各立檔單位就是這個系統中的子系統，子系統之間的檔案要盡量避免重復。在檔案整理時，各立檔單位應注意以下幾點：

（一）各鄉鎮黨委政府在檔案整理過程中，只需要將本鎮制發的重要文件材料列入永久保存，而當地縣委縣政府制發的需要各鄉鎮黨委政府貫徹執行的重要文件材料不再列入永久保存，可列為保存10年，相關文件材料由制發機關列入永久保存即可。但縣委縣政府針對本鎮而單獨制發的重要文件材料，仍要列入永久保存。

（二）市直各部門在整理檔案時，對于縣委縣政府制發的要求各部門貫徹執行的重要文件材料不要列入永久保存及上級機關制發的非單獨關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料，也不要列入永久保存，可列為保存10年，相關文件材料可由文件制發機關列入永久保存。

（三）要以國檔8號令為指導，認真準確把握文件材料的保存范圍和保管期限，不能將不需保存的文件材料列入保存范圍，防止“有文必檔”。同時，又要對在保存范圍的檔案準確鑒定其保管期限，盡量不要隨意延長保管期限。如果各立檔單位都能準確把握好文件材料的歸檔范圍和保管期限，檔案重份的問題就會大大減少。

當然，若要完全避免檔案重份是不可能的，也是不必要的，有些重份的情況也是合情合理的。譬如以下幾種情況：縣委對單獨某個部門負責人的任免令，縣委辦公室全宗要永久保存，涉及的部門全宗也要永久保存；某個部門向縣委縣政府請示的重要問題及縣委縣政府的批復，除了縣委縣政府全宗要永久保存外，所請示部門的全宗也要永久保存；一些重要的來函與復函，去函部門要永久保存復函部門也要永久保存。