科研院所設備檔案分類管理中的問題及解決措施淺析

張馨元?武澤淼?譚映月

摘 要：科研院所中設備檔案數量眾多、種類龐大，其管理方式雖有國家統一標準，但對于各地的中小型科研院所來說，實際管理過程中對于檔案的查找和管理往往會出現錯誤率大、利用率低下的問題。本文以中國科學院昆明動物研究所為例，探討和分析了相關問題的成因，在設備檔案分類標準方面進行了深入研究，最終提出了相應的解決辦法，給科研院所中相關檔案人員的工作提供合理且可行的建議。

關鍵詞：科研院所；設備檔案；分類管理

科研院所中設備檔案的分類工作是檔案室對設備檔案進行整理、排架及查找利用的前提。各地的科研院所對設備檔案的管理工作，應在遵循《中國科學院檔案管理工作標準》中對設備檔案管理的要求的前提下，根據自身科研條件和實際情況，制定適合科研院所自身工作和發展的分類標準。

1 科研院所設備檔案分類方法現狀

科研院所隨著自身科研實力的不斷增強，對高水平設備的需求也隨之增大，因此會不斷地購置科技含量更高、質量更高的科研設備以滿足這一需求。根據各科研院所研究方向和科研實力的不同，這些科研院所擁有的設備數量也有著很大差異，少則上百，多則數千。然而在如何管理這些隨設備產生的數量龐大的設備檔案的問題上，科研院所內的相關領導和工作人員往往沒有足夠重視，盡管大體上遵循了國家相關標準，但實際上并未根據自身設備數量及類型等特點對其設備檔案建立科學高效的管理方法。

在中國科學院昆明動物研究所（以下簡稱“動物所”）整理檔案的過程中，設備檔案在歸檔整理結束后，由資產管理處的兼職檔案人員填寫資產入庫單及卷內備考表。在完成這兩項工作后，工作人員則會把設備檔案送入檔案室上架，上架過程中設備檔案的分類和排序是按照“購置時間—設備名稱—型號”分類法進行的，然后再根據《中國科學院科研儀器設備建檔規范》中的相關要求對其進行編目。如：分析儀器為01類，物理性能測試儀器為02類，計量儀器為03類等。

在實際工作中，工作人員向相關部門提交審批購置設備的申請之后，相關負責部門往往同一天一次批準幾臺設備的購置申請，而這些同一天通過審批的設備的排序就僅僅依據工作人員的主觀判斷，而沒有充分考慮這些設備各方面的特性對其進行更科學合理的分類排序和管理。例如，2013年4月24日，動物所向國家財政部辦公廳提交了便攜式高頻B型超聲波影像系統以及64通道神經元信號記錄分析系統等多臺設備的購置申請，并于2013年7月25日收到了財政部辦公廳下發的通過審批的復函。申請通過之后，動物所完成了設備購置，但在后期整理設備檔案的工作中，動物所則將這兩臺設備隨機編號為60號及61號，即動物所購置的第60臺及61臺設備，并按照此編號順序將兩本檔案進行排序。而事實上，這兩臺設備歸屬于動物所不同的兩個實驗室存放平臺，但是在其設備檔案的分類上，并未根據設備的這一特點進行分類。

2 科研院所設備檔案分類方法產生的問題及原因分析

設備檔案不同于一般的文書檔案，一方面，設備檔案的保存期限一般都遵循與設備共存的原則，不需要考慮文書檔案的永久、長期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于設備用途的專業性、科技性十分明顯，就導致了設備檔案大多數都存在于醫療單位、生產機構及科研院所這些研發機構中，而由于科研院所是進行科學實驗、解剖分析等工作的研究性單位，因此，購進和使用的設備數量就多，形成的設備檔案的內容也較多，既有購進時的隨機材料，也有在使用過程中形成的材料。但是，不同于生產機構的大規模的批量生產設備，科研院所內同類別同型號的設備并不多，所以按“購置時間—設備名稱—型號”進行分類，既可以避免大量相同材料的重復歸檔，也便于科學管理和查找利用。但是，當設備出現名稱類似但功能完全不同的情況時，一些并不具備較高的專業科研素質的管理人員在后期的查找和利用時，就會經常發現查找到的檔案是相似的錯誤的。

正是由于科研院所中同類別同型號的設備數量不多，大部分設備會根據其不同的功能存放在不同類型的使用平臺上，這就形成了用功能對設備進行分類的方法。這種按功能進行存放的分類方法能夠使不具備較高專業科研素質的工作人員夠迅速區分各種名稱復雜的設備，并且改善了僅通過設備名稱來進行設備檔案的查找和利用的做法。在動物所，設備的存放地點和使用地點僅僅在資產入庫單上有所記錄，并未在設備檔案分類中起到應有的作用。所以，造成以上問題的主要原因，就是在“購置時間—設備名稱—型號”這種分類法中沒有將設備的存放地點與實際管理操作中的分類結合起來。同時，由于這種分類法主要依據設備開始購置的時間來進行，那么編目也僅僅只是依據設備開始購置的時間先后來排序。這就導致了不同科研平臺存放的設備與其應該對應的檔案序號并不對應，不能準確地反應出各個存放地點分別存放了多少臺相應類型的設備，也不能在相關負責部門審批設備購置申請時提供準確有效的數據支持。

3 科研院所設備檔案分類方法的措施建議

科研院所的設備大多數都屬于不同實驗室或科研平臺的專用設備，這樣就可以將“存放地點—型號”分類法與“購置時間—設備名稱—型號”這兩種分類法進行適當的結合，通過區分設備使用地點或存放地點的不同，來完善各個科研院所選擇更加適合自己的設備檔案分類標準。

以動物所為例，存放科研設備的平臺一共有三個，分別是動物基因資源發掘技術平臺、疾病動物模型與藥物研發實驗平臺以及靈長類藥理學研究平臺。這幾個平臺有著各自不同的科研方向和性質，其購置的設備功能也有所不同。因此，可以將這三個平臺分別設置成一類平臺、二類平臺、三類平臺，并將其作為設備檔案分類的一個要素，就形成了“購置時間—存放地點—設備名稱—型號”分類法。例如：上文提到的便攜式高頻B型超聲波影像系統以及64通道神經元信號記錄分析系統同屬于2013年動物所購置的設備檔案，但前者存放于疾病動物模型與藥物研發實驗平臺，后者則存放于動物基因資源發掘技術平臺，這樣就可以在實際分類管理中將便攜式高頻B型超聲波影像系統記載為二類平臺里的設備，將64通道神經元信號記錄分析系統記載為一類平臺里的設備。

這樣不僅可以直觀的了解各個平臺存放了多少臺設備及其類型，還可以方便不熟悉這些專業性較強的設備名稱的工作人員對其進行管理和查找。由此，存放地點的區分就解決了因為設備名稱相似而導致的檔案查找錯誤率高、利用率低下的問題，這對于科研院所設備檔案的科學合理的管理有著重要的現實意義。

參考文獻

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作者簡介

張馨元（1992-），女，黑龍江大慶人，民族：漢，學歷：在讀碩士研究生。研究方向：民族檔案學。云南大學學院情報與檔案學系。

武澤淼（1990-），男，內蒙古呼和浩特市人，民族：漢，學歷：在讀碩士研究生。研究方向：檔案信息開發利用 民族檔案學。

譚映月（1989-），女，山東臨沂人，民族：漢，學歷：在讀碩士研究生。研究方向：少數民族檔案學。