淺談醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題及建議

馬剛

檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面。借助檔案管理，可以更快捷更便利地查閱信息，從而大大提高各項(xiàng)工作的效率。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理及各項(xiàng)醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)形成的歷史資料，為醫(yī)院管理提供著大量的參考信息，對(duì)提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策的準(zhǔn)確化、科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的全面現(xiàn)代化極為重要。伴隨醫(yī)院改革的深入發(fā)展，醫(yī)院服務(wù)模式的不斷改變，醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題日益凸顯。如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的科學(xué)規(guī)范化管理，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，日益受到人們的關(guān)注。

1 醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 醫(yī)院檔案管理意識(shí)較差

大多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理者在管理過(guò)程中，更傾向于醫(yī)院硬件設(shè)施的建設(shè)和管理，以及對(duì)于從事醫(yī)療服務(wù)的工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量等方面的管理。相比之下，對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的重視程度相對(duì)較低。所以導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)從管理層到基層服務(wù)人員、工作人員，都忽略了檔案管理，更談不上根深蒂固的檔案管理意識(shí)了。

1.2 醫(yī)院管理機(jī)制不健全

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作的形式也日益多樣化，檔案范疇亦逐漸擴(kuò)大，但很多醫(yī)院管理模式仍不健全，制約了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。醫(yī)院檔案管理材料分散，缺乏相關(guān)規(guī)章制度制約，沒(méi)有嚴(yán)格的考核，管理體制不夠健全；或有相關(guān)管理體制，但是缺乏監(jiān)管制約機(jī)制，執(zhí)行不力，形同虛設(shè)。這大大浪費(fèi)了檔案管理的人力物力，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。同時(shí)，缺乏相關(guān)檔案管理技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè)，但檔案管理技術(shù)沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展。

1.3 專業(yè)檔案管理人才缺乏

檔案管理專業(yè)研究人才的缺乏是制約醫(yī)院檔案管理發(fā)展的重要因素之一。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理在專業(yè)研究方面進(jìn)一步深入，不斷涌現(xiàn)出大量從事檔案研究的專業(yè)人才，各大高校的檔案學(xué)專業(yè)學(xué)生也日益壯大起來(lái)。但通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大批量的檔案管理專業(yè)人才從事的職業(yè)往往傾向于專業(yè)研究機(jī)構(gòu)館員或是圖書(shū)館館員一類(lèi)更具專業(yè)性的崗位，醫(yī)院檔案管理往往由其他專業(yè)人員負(fù)責(zé)。這在很大程度上限制了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程及進(jìn)一步發(fā)展。缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)經(jīng)常造成醫(yī)院檔案管理混亂、分類(lèi)不清、標(biāo)識(shí)不明、查找困難，對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)工作造成了不良影響。

1.4 檔案管理硬件設(shè)施缺乏

隨著醫(yī)療保障制度的完善及現(xiàn)代醫(yī)療條件的提高，醫(yī)院就醫(yī)量大大增加，醫(yī)院各類(lèi)檔案信息的采集量也隨之增加。然而現(xiàn)代醫(yī)院?jiǎn)挝粚?duì)檔案管理設(shè)備方面的投入并沒(méi)有相應(yīng)增加。有的醫(yī)院由于建院年久，房屋設(shè)施不足，更多的用房用來(lái)保障醫(yī)療使用，導(dǎo)致行政辦公用房簡(jiǎn)陋，存放檔案的場(chǎng)地也不夠規(guī)范，使用面積達(dá)不到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備比較陳舊，管理技術(shù)趨于落后……這些都不同程度地制約了檔案管理工作的發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理的建議

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，健全檔案管理制度

首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使其在多方面給予支持，爭(zhēng)取創(chuàng)造便利的條件，將檔案管理納入醫(yī)院管理的重要議程中。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同抓同管，同步發(fā)展。促使醫(yī)院認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理工作要有責(zé)任感，開(kāi)拓思想，更新觀念。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案管理需求，制定并完善本單位檔案管理制度。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管責(zé)任制，完善考評(píng)制度，確保檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，有法可依，落到實(shí)處。

2.2 全面提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作的成敗與效果離不開(kāi)管理人員的實(shí)踐與操作，建立一支現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的重中之重。因此，應(yīng)將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提升檔案管理人員素質(zhì)。首先要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案知識(shí)培訓(xùn)，定期參與檔案局等專業(yè)檔案管理單位組織的培訓(xùn)班，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)水平和知識(shí)水平。同時(shí)針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特殊性，要組織檔案管理人員深入臨床一線調(diào)查學(xué)習(xí)，不斷更新醫(yī)院檔案信息的新需求，探索總結(jié)適宜醫(yī)院檔案管理工作的新方法，進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

2.3 加大投入，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

隨著檔案管理信息化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用對(duì)檔案管理的影響不可忽視，通過(guò)引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要手段。首先，要配置檔案存放設(shè)備和現(xiàn)代化的技術(shù)配備，如庫(kù)房、檔案柜、檔案盒、空調(diào)等硬件設(shè)施的配備。另一方面，隨著社會(huì)信息化程度的提高，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)一步加強(qiáng)。醫(yī)院要注重計(jì)算機(jī)應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息，使檢索快捷、方便、高效，減少人力資源的浪費(fèi)。

綜上所述，檔案工作的最終目的是將檔案的作用最大化。醫(yī)院檔案管理工作要圍繞醫(yī)院管理需求的各方面，不斷探索發(fā)展，尋求最有效最科學(xué)的檔案管理方法，進(jìn)一步提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)醫(yī)院決策的參考作用。通過(guò)人才培養(yǎng)、設(shè)備的引進(jìn)等方式，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平。