文書檔案的特點和價值問題研究

羅偉玲

摘 要：本文主要介紹的是與文書檔案相關的知識，主要就是針對水利工程的文書檔案的相關內容，首先介紹了文書檔案的定義以及檔案管理的特點，從五個方面介紹水利工程的檔案文書的特點，接著又對文書檔案的作用進行介紹，著重給予說明的是管理好水利工程檔案的措施，最后對全文進行簡單的總結。

關鍵詞：文書文檔；水利工程類；特點和價值

1 引言

近些年，我國的社會經濟在不斷的發展進步，這就很好地促進了我國檔案管理工作的發展。我們都知道檔案管理工作是一個十分復雜的工作，也是一個比較繁瑣的工作，特別是對文書檔案的管理更是如此，所以，身為一個檔案管理人員，一定要全面的了解掌握文書檔案管理的特點，及時的了解和掌握文書檔案管理的發展趨勢，這樣我們就可以采用比較科學有效的文書檔案管理方法，也可以提高文書檔案管理的效率以及促進文書檔案管理工作的順利進行。

2 文書檔案的定義和文書檔案的管理特點

2.1 定義

一般來說的文書檔案我們也把它叫做管理檔案，總的來說就是指各個企業單位和其他的社會組織在管理行政方面活動中保存其有價值的一個總稱。雖然文書檔案光看表面很簡單，但是其重要性是不容忽視的。在當今這個快速發展的社會中，我們的一些企業單位以及一些社會組織在對文書檔案的管理工作上都存在著或大或小的一些問題，因此在實際的工作當中一定要及時的研究并找出解決的方法，因為這對于現實中的工作有著十分重要的作用。

2.2 特點

2.2.1水利工程檔案的形成周期比較長，檔案種類多、數量大

在實際的生產中，水利工程檔案就是指水利工程在前期、實施以及竣工驗收這幾個建設階段過程中形成的，并且具有一定的保存價值的文字、圖表以及聲像等一些不同形式的歷史記錄。當然我們說的這些水利工程檔案和普通的文書檔案以及會計檔案、實物檔案是有著許多不同之處的，在現實當中一般檔案都是按年度來進行歸檔整理的，所以各單位以及各部門的一些工作也都在圍繞年度計劃來進行，針對水利工程建設項目的過程主要包括：勘測、規劃、可行性研究以及初步設計和施工圖設計等許多個設計階段，一般來說在它的設計周期內，由于一些條件的影響，例如資金技術和施工條件的影響，導致多數項目都要經過跨年度才能實現，當然這種設計周期的跨年度性也給檔案得管理帶來一定的難度。另外由于水利工程一般都是由多個單項的工程來組成的，并且它的建設周期也比較的長、投資比較大、要求比較高，這就使整個工程建設中形成的檔案種類多，數量大。

2.2.2水利工程檔案涉及的領域具有廣泛性

一般的水利工程建設都要經過一些特定的過程：項目建議、可行性研究、勘測、設計、施工準備、施工以及竣工驗收和最后的投產使用等多個階段，這其中涉及到很多的方面，主要有：建設、設計、監理、施工以及環保等許多的部門以及企業，同時還涉及到基礎工程、主體工程、金屬結構以及機電設備等許多個專業和多種技術領域，水利工程檔案就是多種技術以及多種工藝的一個綜合運用。

2.2.3管理利用具有時效性

一般來說，水利工程檔案就是對水利工程建設的全過程的一個真實的反映以及記錄，同時它也是對整個工程進行驗收結算、運行管理、維護改造以及擴建的重要的依據，一般在工程的壽命結束之后，我們也要把它當做其他工程設計以及建設的借鑒和參考，尤其是在技術檔案的整理上要下功夫，因為技術檔案對日后的工程設計以及施工等多個環節都有著很重要的指導作用，所以我們一定要把它永久性的保存下去。

3 水利工程檔案的價值

在實際的生產中，水利工程檔案資料的建設管理以及對整個工程進行的整編在整個水利工程的建設以及運行和對外服務中都發揮著十分重要的作用，有著非常大的意義。首先我們的水利工程檔案資料反應的就是工程建設的整個過程以及其整體的質量和建設運行的成果。第二，我們的水利工程的主管部門一般通過工程檔案的建設就可以來為外界各種信息性的需求提供一個有效的參考數據。另外，在為未來水利工程的改造擴建以及許多的管理決策提供基礎依據上水利工程檔案起著十分重要的作用。同時水利工程的檔案資料還可以實現對工程建設和運營歷史進行全面的記錄，這些記錄包括對水利工程質量的評定、對工程事故的相關

登記和其中的原因分析以及對工程糾紛的記載，這些信息都和水利工程有著十分緊密的聯系。并且我們借助這些方面的具體的記載，可以十分方面以及快捷地來了解到一些工程的其他的狀況。在水利工程檔案建設以及管理的過程中，我們的工作人員一定要細心負責，否則會造成檔案資料信息的不準確和不完善的嚴重問題，這些問題都會帶來許多不利的影響，所以在進行水利工程檔案的整編時一定要保障其科學規范性。

4 搞好水利檔案管理工作的幾點建議

4.1 建立健全水利檔案的管理領導責任制

我們為了方便對檔案進行管理，一定要把各單位的檔案管理工作建成一把手參與以及分管領導負責的形式，做到確保創造一個有人員、有經費以及有完善設施的保密的環境。一定要注重人才的培養，例如對一些專門從事檔案管理的人員，我們一定要從政治上、工作上來給予大力的支持，另外對其生活上也要給予重視，在待遇上注重給予傾斜以及照顧，這樣就可以更好地調動他們的積極性，更好地保障我們的工作的質量。

4.2 提高檔案管理人員的整體素質

一般來說我們對水利檔案管理人員的要求是比較高的，他們一定要具備良好的思想政治素質以及較高的檔案學知識，另外還一定要對水利專業的相關知識有著比較深入的了解，只有了解了他們才能具有很好的管理能力。一般在實際的生產中，工程在竣工驗收的時候，一定要安排檔案管理人員及時的參加，并且還要組織一些相關的檔案管理人員進行短期培訓，讓他們學習掌握一些有關的檔案管理標準和規范，另外我們的主管部門也一定要經常的組織不定期的檢查和交流活動，這樣就可以使檔案管理人員的視野不斷的得到拓展。

4.3 建立水利事業單位檔案管理網絡

建立水利事業單位檔案管理網絡就是把分散的檔案進行整體管理，做好水利檔案工作的組織保證。遵照統—領導、統一制度，分級管理的原則，成立檔案工作領導小組、統一協調檔案管理工作，在各業務部門指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員，形成了全部的檔案管理網絡。同時，完善制度建設，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。

4.4 加強檔案管理現代化建設

在我國伴隨著水利事業的不斷的發展，我們的檔案數量以及種類也在不斷的增多，信息量也在不斷的增大，這就帶來檔案工作的難度的提升，如果我們一直采用手工書寫的方式來進行檔案的管理，就會很難提高檔案的利用效率以及管理的質量，所以我們必須運用現代化的技術來進行檔案的管理。所以，我們一定要加大對檔案工作的投入以及及時的配備一些必要的先進設備，同時還要進一步的加快檔案管理的現代化的步伐。

5 結束語

水利工程檔案管理工作是一項長期的也是基礎的工作，既是對工程進行建設的一個重要依據，也是對工程建設成果的一個真實的記錄，因此檔案管理工作的好壞，將會直接的影響到整個工程的進度以及質量，所以我們一定要運用現代化的手段來努力的提高檔案的管理水平，及時的完善管理體制以及做好檔案的收集、保管、應用三個方面的工作，使我們對水利工程檔案的管理更加的科學以及合理。

參考文獻

[1]馬勇軍 水利工程檔案管理與發展 [J] 湖南水利水電 2010（04）：34-45