檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析

陳小微

摘 要：針對檔案管理工作，檔案記憶觀提出了一個全新的研究角度，企業記憶其組織的根本在于企業檔案，對檔案的收集從不同的角度進行，在宏觀鑒定的引導下，進行科學鑒定，為檔案工作提供各種服務，在構建、傳承和維護企業組織記憶方面具有著重要的作用，是保證其全面真實的基礎。

關鍵詞：檔案記憶觀；企業檔案；組織記憶

在社會活動的過程中，有關個人、組織以及機構等形成的不同的具有一定價值的歷史記錄就是檔案，受檔案本身所特有的幾率、原始和真實等特征的影響，使其具有了記憶社會歷史的媒介與載體的雙重功能，一方面，它屬于社會記憶形態，一方面控制社會記憶的基礎與措施。近期，人們越來越重視和認同計提記憶與檔案工作間的關聯性。這其中的原因在于，從社會實踐者和專家的角度分析，全體社會成員在不同載體的作用下獲取民族和國家的記憶，檔案在這其中扮演的是記錄社會活動的角色，這使得其與集體的記憶關系十分密切。并且，在時間與理論的角度中，有關檔案的管理和工作人員開始引入記憶觀念，從而推動有關維護和創建集體記憶的有關工作工作的展開，并作為各自的工作職責。所以，對有關檔案工作人員而言，社會與集體記憶是其目前的重點工作內容。

1 檔案記憶觀的基本屬性

檔案記憶觀作為基于對檔案基本屬性，社會記憶屬性的本質性認識近年來受到檔案界的重視和探討。以社會記憶理論為根本出發點，從傳承、控制和建構的角度對社會記憶的體制與性能進行分析就是檔案的記憶研究，目的是從創建和保護社會記憶的角度，使有關工作人員的積極作用得到充分的發揮，對社會記憶的全面創建，我們可以從以下幾點分析其旨趣所在：

首先，從社會記憶的角度對檔案這一形態給予肯定和了解，從國家與社會記憶的角度分析檔案所特有的價值與意義；

其次，從構建和保護社會記憶的角度對檔案的作用給予肯定和了解，以社會的不斷變化和發展為背景，使檔案的價值和使命得以實現；

再次，深度挖掘和創新有關理論，從理論的角度，創建具有解釋作用的框架拓展系統，同時也為“城市記憶工程”、“世界記憶工程”、“數字記憶工程”等這些有關檔案領域記憶保護、保存活動尋找理論依據。

2 檔案部門的職能定位

根據檔案記憶觀的有關理論，檔案館的意義除了具備文件庫的作用之外，還兼具知識庫和記憶庫的作用。有關檔案管理機構對企業記憶的保存必須從企業發展的角度出發，一個企業的發展過程必須能夠從其檔案館中得到體現，是企業的整個發展歷史能夠為后人所預覽和學習了解。

2.1 擴大搜索范圍，豐富館藏資源

在征集與收集等有關檔案管理工作中，以當前已有的方法進行歸檔之后，還要將包括歷史檔案在內的重要理性資料做出選取，尤其是與企業重大決策有關的資料必須進館收藏。賦予檔案館以真實性和全面性，將企業利益作為重點，對企業的發展與變化做完整詳細的記錄。

2.2 從數字化向智能化轉變

在數量方面，當前的檔案資料越來越多，對許多大中型企業而言，其在數據庫方面已經十分成熟，在收集、編制和查閱有關檔案以及對檔案進行管理方面的效率都非常高，對圖書和檔案的中的有關信息的管理已經實現了電子化，然后，有關機構在對企業的檔案進行數字化管理方面還有待提升，以原始的信息檔案為基礎，在具體需求的引導下，深度挖掘有關專題數據，為用戶及領導決策提供更詳盡、快捷的高效的智能化服務，這不僅是一種操作方式上的變化，而是一種觀念上的突破。

3 企業檔案管理的重要性

在企業有關組織記憶的構建方面，企業檔案其基礎性作用。根據記憶主體的不同，其種類主要包括個人記憶和集體記憶兩種，哈布瓦赫的觀點是：集體記憶的數量與社會中群體的數量是相對應的。從社會的角度而言，包括宗教、家庭、企事業單位以及社會階級等形式在內的有關群體性組織都擁有各自的集體記憶，其中的成員受此類記憶的控制，對他們的過去和未來都形成一定的影響。集體記憶是組織記憶的根源所在，當前生活中，企業在生產、服務和流通等領域中都是互相獨立的，而組織記憶則真是的體現和記錄了一個企業的發展和生存。企業檔案是企業在生產、研發、經營以及管理等活動中形成的有保存價值的各種形式的記錄，是企業組織記憶塑造、構建、傳承、維護的重要工具和內容。今天的企業檔案管理工作，解讀著昨天的組織記憶，同時又構建著明天的組織記憶。

首先，從構建與傳承企業組織記憶的角度分析，企業檔案的優勢非常明顯。某些媒介與載體是傳承并存在記憶的基礎，而企業檔案恰恰就起著這一基礎性的作用。康納頓指出：社會對其記憶的維持和傳播主要靠實踐來完成，他將社會實踐的種類劃分成兩部分，一部分是體化實踐，一部分是刻寫實踐，對身體的依賴是這兩者之間的主要差異，其中前者對人體的依賴比較大，而后者傳遞和存儲實踐的方式則可以完全與人體相分開，而后者對前者而言，主要起補充作用。

其次，從傳承與創建企業組織記憶的角度，企業檔案本身的品質非常優良。謝倫伯格的經典著作《現代檔案技術和原則》中的觀點是：“檔案的本質不是搜集”，其排列的最終順序是通過自然的流轉和沉淀之后而形成的，是由生長而來的。企業的具體活動導致企業檔案的生成，其記錄內容并不簡單，是不同的目的與活動通過練習之后形成的，這種組合和聯系有助于相對客觀、完整的反映企業過去，為我們理解企業組織記憶提供了事實、關聯、依據和理性。

4 檔案記憶觀視野下的新型企業檔案服務管理

企業經過生產、研發、管理和經營等各種活動，將就價值的信息保存下來并記錄就是企業檔案，對企業創建、傳承、塑造和維護企業組織具有重要的作用。當前，企業檔案的有關工作是過去的組織記憶的一種解讀，也是對未來的組織記憶的一種創建。

4.1 企業檔案應把握現階段企業活動脈絡

企業在不同階段的研發、生產、經營、管理等業務活動出現種種變革，企業更要不斷的完善自身的發展戰略，轉變管理理念，調整經營方向，才能立足于激烈的市場競爭。當前，收集檔案的關鍵就在于對目前活動的有關資料的選取，換句話說，開展此類工作的關鍵在于不同階段的企業活動。當前中國在檔案收集方面存在的主要問題就是發展不夠成熟，許多企業依據其制動的有關收集范圍來進行文檔的收集，然后只收集在此范圍內的，對范圍外的工作缺乏重視，最常見的就是企業發生的重要性突發案件，這對企業的組織記憶具有重要作用，但是由于這些內容不在其制定的收集范圍之內，最終導致丟失。工作規范對企業檔案管理工作非常關鍵，但是要想使其作用得到充分發揮還需要時間的配合才行，所以，對當前有關檔案的收集工作而言，當前企業的活動經絡是其全面與否的關鍵，并且，這對組織記憶的構建也具有重要的現實意義。

4.2 企業檔案應保證記憶完整性

4.2.1、制定完善的檔案標準。從檔案管理者的角度來講，對有關工作人員的業務素質要予以提升，對有關責任人予以明確，對有關人員的工作職責予以明確，是有關體制的意義完善，根據《企業檔案管理標準》、《檔案法》等有關政策的規定，從企業對不同規章體系以及有關具體工作的實際情況出發，根據管理檔案的具體要求來形成、整理和收集檔案，并且在歸檔的范圍、收發保密文件、文件保存時間、銷毀等等不同的環節對有關工作進行明文規定。并且針對鑒定工作，有關部門還要積極的進行研究，使鑒定工作更加的準確，降低確實社會記憶的可能性，對有關工作人員在觀念和思想上要加強重視。建立健全檔案管理規章制度，是檔案管理的關鍵。完善的制度和標準是確保記憶完整性的基礎。

4.2.2、數字檔案的收集與管理。 當前，記憶是否完整直接受企業手機數字方面資源的檔案有直接關系。隨著全球經濟的一體化進程不斷發展，網絡信息不斷進步，在企業的可持續發展方面，信息化起著重要的作用，并且還影響企業的經濟收益與競爭能力。企業從自動化生產到內部管理方面都與計算機息息相關，并且隨著電子商務的發展，信息化的影響越來越大，隨之而來的是在生產、銷售和經營等環節中增加的大量數字化信息，這對企業的運轉是否正常起著決定性的作用，當前企業經營的現狀也主要通過數字化信息流體現出來。分散在不同系統、不同業務環節中的關鍵數字化信息，如果得不到及時的沉淀，一旦流失，必然造成企業組織記憶的殘缺。因此，在企業檔案收集工作中，應該及時控制有保存價值的數字文檔信息。

當前越來越多的企業開始重視對與知識有關的平臺和中心的建設，從智力方面支持企業發展，但是，當前的大部分關鍵性信息與知識的狀態以“游離”為主，缺乏系統性，使得信息的作用和價值不能得到充分發揮，流失嚴重；又如，據調查，郵件系統是目前很多企業，尤其是大中型企業開展管理活動的重要平臺，而郵件系統中的郵件多處于失控狀態，即便是非常重要的郵件也鮮有在企業檔案的歸檔范圍之中。因此，要確保企業組織記憶的完整性，必須對各種類型的數字文檔信息進行合理的收集和管理。

4.3 企業檔案應不斷豐富檔案的利用服務

人類對身份的認同以記憶為基礎，企業內部員工被認同的關鍵在于企業組織記憶。而這對員工的歸屬感和自豪感具有重要的意義，對企業的可持續發展具有積極意義。而員工通過傳承和激活組織記憶等來認同企業。美國的著名學者保羅·康納頓指出，原始的外來資料幫助人類恢復記憶，這其中檔案的價值尤其重要，集體記憶中需要追溯和保存的主要內容與檔案中記錄的社群、民族和個體等有極大的關聯性。由此可見，檔案對集體記憶其中間性作用，對記憶具有激活的作用，但是，釋放記憶功能單靠檔案館中被動存放的資料是無法實現的，只有充分的利用檔案才能使其價值得到發揮，對企業的組織記憶才能進行有效的激活。

利用是管理的檔案的中級目的，是檔案為廣大人民提供服務，國家檔案局在建設“三個體系”的方案中對此也有設略。企業檔案在具體的工作中有許多種利用方式，其中發揮價值最為明顯的就是其情報價值與憑證價值。在傳承和激活企業組織記憶的過程中，有關工作人員必須更加系統、深入的整合檔案資源，以生動形象、易于接受的方式，主動將組織記憶呈現給企業員工，在潛移默化中實現企業組織記憶的激活與傳承。

5 結語

總體而言，對企業而言，其在漫長的發展進程中所形成的組織記憶就是其檔案，它見證了一個企業的發展，可以為企業的發展策略提供理論支撐，并且對企業的可持續發展而言，可以提升其市場競爭力。所以，當前時期內，在檔案世界觀的引導下，企業觀念必須及時更新，企業的檔案管理方案也要意識俱進，是有關檔案管理工作更加真實有效，對企業的長遠發展發揮積極地推動作用。

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