芻議事業單位檔案管理的現代化路徑

高陽

摘要：伴隨進入到信息化時代，大大增加了各類檔案信息的數量，過去的紙質檔案已然不能滿足當前檔案管理工作的相關需求。計算機等現代設備的運用，使傳統的檔案管理模式出現了很大變化，使檔案管理的工作效率得以顯著提升。故此，基層事業單位應緊跟時代發展腳步，實現檔案的現代化管理。本文主要將目光聚焦到事業單位，重點論述了事業單位檔案管理的現代化路徑。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;現代化

前言

我們知道，檔案是非常重要的一種信息資源。完善的檔案管理，能夠為事業單位生產經營提供有效的數據支持。為了確保工作的順利開展，就一定要有效管理大量的文件資料。事業單位檔案管理實施現代化，能夠有效提高事業單位的工作效率及質量，促進單位內部有序協調運行。伴隨我國社會經濟的持續發展，要想由現代化的檔案管理替代傳統的檔案管理，是事業單位謀求長遠發展的必由之路。

一、事業單位檔案管理的現代化

所謂現代化，即開展檔案管理工作的時候，以先進的科學技術與設備為媒介，以現代化的管理方法和模式為保障，對現代先進技術和現代管理的科學理論進行合理運用，以實現檔案管理工作的信息化、系統化、高效化及自動化，從而讓檔案管理能夠滿足當前時代所提出的相關需求[1]。具體來講，檔案管理現代化主要體現在兩方面：

一方面，檔案管理無紙化。在信息化時代下，涌現了許多的文字保存形式，而最為深入人心的莫過于信息存儲無紙化的形式。通過運用無紙化檔案存儲技術，既能實現資源的節省，又有助于環境保護，更提高了檔案管理的效率。另一方面，檔案管理市場化。事業單位檔案管理，能對社會發展和歷史進程進行記錄，是一項服務當代的長遠大計。所以，事業單位檔案管理的現代化，應對檔案管理的市場化運作形成促進作用，如此一來，既有助于事業單位檔案管理機制的完善，又能加強普通大眾對檔案管理的保護意識，更能實現檔案材料價值的進一步挖掘，使檔案的優勢得以最大程度利用。

二、事業單位檔案管理現代化進程中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

從目前來看，建立了自身檔案管理制度的事業單位有許多，但不少都存在缺乏執行力的情況，進而一些問題也隨之出現，如組卷遺失、序號缺失、案卷標題不全等，給檔案管理作用的發揮形成了影響[2]。并且，從當前來看某些事業單位的檔案管理制度針對性不強，和單位的具體情況有較大出入，致使檔案管理人員日常工作很難根據制度開展，進而導致檔案管理工作不夠規范。

（二）檔案管理系統不兼容

當前，借助計算機管理檔案的事業單位中，很多都使用上級主管部門或是本單位設計的辦公軟件，少部分單位采用了專門的檔案管理軟件。但由于辦公自動化系統與檔案管理系統設計單位不一致，軟件環境不同所形成的數據很難進行轉換，進而不能歸檔電子文件。而不統一的軟件來源，會給檔案現代化管理工作的進程形成阻礙。

（三）檔案信息查詢效率不高

許多事業單位檔案現代化管理方式滯后，各科室間未實現檔案網絡查詢，如此，檔案需求者唯有到檔案室進行查閱，此種檢索速度較慢，查全率和查準率都偏低。即便某些單位檔案室內配備有現代化的管理設備，基本能做到信息化管理，但在計算機技術的實際使用過程中，仍存在一些問題。

（四）檔案資源利用率低

作為事業單位不可或缺的資源，檔案直接影響到事業單位的良性發展。但客觀來講，當前仍有一些事業單位未正確認識到檔案管理的價值，僅是簡單的保存檔案資料。同時，利用檔案信息管理平臺，能夠整合、分析、研究不同種類的檔案資源，但一些管理人員能力有限，致使其不能利用檔案信息管理平臺來有效整理檔案，不能從檔案中提取出關鍵信息，從而導致檔案無法為事業單位的未來發展起到科學指導。

三、事業單位檔案管理現代化的實現路徑

（一）積極更新檔案管理理念

事業單位的檔案分類復雜、數量大，故此，相關工作人員有著很大的工作量，在檔案管理工作中運用現代化管理模式，則能夠顯著提高事業單位檔案管理效率，優化工作人員的工作流程。所以，為了更好保障事業單位檔案管理工作質量，就應重視轉變傳統的檔案管理理念，從單位領導著手，對檔案管理現代化建設的重要意義做深刻認識，進而由上至下形成工作體系，確保檔案管理工作有序開展，使檔案管理現代化水平得以提升[3]。

與此同時，在開展檔案管理的工作中要始終堅持以人為本的原則，首先，要圍繞以人為本調動檔案管理人員的工作熱情，加強對員工的管理;其次，要在人民群眾服務方面，也須堅持以人為本，把普通大眾放到工作的第一位，將各項檔案相關工作切實做好;再次，單位領導要對現有檔案管理人員的培訓、再教育高度重視，通過定期開展培訓和考核，加強其在實際工作中的責任感，有效提升檔案管理人員的綜合素質與專業技能，從而穩步推進檔案管理現代化的實現。

（二）注重檔案管理制度的完善

任何事物的良好開展，都需要制度作為保障，事業單位檔案管理工作也是如此，現階段許多事業單位都建立了較為健全的檔案管理制度。然而，伴隨單位的不斷發展，過去的制度很難滿足當前事業單位的實際需求。故此，事業單位就應結合自身當前的檔案信息情況和發展情況，不斷創新、優化現行的檔案管理制度，從而使事業單位檔案管理工作的質量及效率得以保障。同時，想要將檔案管理制度的作用充分發揮出來，就應對檔案管理制度的執行情況做密切留意，實現對管理人員日常工作的有效約束。另外，在不斷優化、改進檔案管理制度的過程中，可將激勵機制和管理制度進行結合，并對崗位責任制進行引入，明確劃分每一個崗位的職責，對相關工作人員進行年度或季度的考核，其中，季度考核或年度考核結合比較差的檔案管理人員，單位要對其工作效率低下的原因展開深入分析，并通過有著較高針對性的教育活動，使檔案管理工作人員的工作水平得以提升，也可采用適當的懲罰措施;而針對考核結果較好的人員，則可適當給予精神獎勵或物質獎勵，進一步激發他們的工作熱情，從而更順利地實現檔案管理現代化。

（三）加強建設內部軟硬件基礎設施

實現事業單位檔案管理的現代化，離不開良好的基礎設施作為保障，要實現檔案計算機網絡化管理。利用計算機進行存儲，能讓整個單位的黨務方面、行政方面的檔案，更易查詢與閱讀，如此則能實現時間的節省，同時也節省了財力、物力、人力，進而獲得更為理想的工作效率。因此，事業單位應立足當前具體發展情況，注意條件的創造，以檔案數字化為龍頭，實施“現代化帶動”戰略，與檔案資源體系和安全體系展開良好互動，促進檔案服務體系和檔案信息化的深度融合，從而推動檔案現代化的有序建設[4]。

（四）建立檔案信息資源共享平臺

事業單位檔案管理的現代化建設，并非只是簡單集中保管各門類檔案，是一項實現檔案管理工作規范化、制度化的系統工程。在建設過程中，需要標準化的管理方式、先進的設備作為支撐。并且，推進檔案管理的現代化，各個項目要做到標準化，符合檔案的各項標準化內容、案卷目錄、編號及分類等。檔案管理一定要做到有法可依、有章可循，從收集、整理到歸檔存入微機，都須做到條理清晰、目的明確，進而確保檔案更為完整，保證正確記錄和存檔，防止檔案記載內容的遺失、漏掉。逐步搭建起檔案信息資源共享平臺，向平臺上傳檔案的目錄和全文，使檔案信息真正實現共享，從而使以服務為主導的檔案管理現代化體系成功建立。

結語

總之，在信息化時代的大環境下，檔案在事業單位穩定發展中起到愈加明顯的作用，要想有效利用檔案信息，就須推進檔案管理工作的網絡化、信息化發展，加強檔案管理的現代化建設，認識并解決檔案管理現代化建設中存在的問題，進而充分發揮出檔案所具有的作用，推動單位的良性發展。

參考文獻：

[1]孫艷華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].現代國企研究，2018 （2）：181.

[2]李雪瑩.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化研究[J].辦公室業務，2019 （9）：97-98.

[3]袁亮.淺議事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].農村實用科技信息，2018 （3）：17-18.

[4]譚明.新形勢下事業單位檔案管理改革途徑分析[J].長江叢刊，2019 （1）：21-23.