Endnote X7文獻(xiàn)管理軟件在科技論文寫作中的應(yīng)用

麗麗++富校軼++王舒然++劉敏++王丹

摘 要 科研工作者在進(jìn)行科學(xué)研究時(shí)會(huì)搜集大量的參考文獻(xiàn)。為了便于參考文獻(xiàn)信息的檢索和管理，并且將其很好地應(yīng)用于科技論文寫作中，美國(guó)科學(xué)信息所開發(fā)了EndNote文獻(xiàn)管理軟件。著重介紹EndNote X7在文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、管理以及科研論文寫作中的應(yīng)用等功能。該軟件為科學(xué)研究提供諸多便利，大幅度提高科研工作者的寫作效率，提升論文的質(zhì)量以及撰寫能力素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞 EndNote；參考文獻(xiàn)；科技論文

中圖分類號(hào)：G250.71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2015）06-0043-02

任何科研工作者搞科學(xué)研究都需要借鑒和參考他人的研究成果，并查閱大量的文獻(xiàn)資料，這樣個(gè)人搜集并保存的文獻(xiàn)會(huì)越來越多，完全靠記憶來管理這些參考文獻(xiàn)越來越不現(xiàn)實(shí)。而不同數(shù)據(jù)庫(kù)收錄的參考文獻(xiàn)又存在大量的重復(fù)性，從而導(dǎo)致人工去重的工作量逐漸增大[1]。同時(shí)在科研文章的撰寫過程中，參考文獻(xiàn)的插入和整理也是一項(xiàng)非常繁重的工作，牽一發(fā)而動(dòng)全身[2]。因此，如何對(duì)參考文獻(xiàn)進(jìn)行有效的管理和利用，這將直接影響科研人員的工作效率。

而文獻(xiàn)管理軟件能夠?qū)⑹占降拇罅繀⒖嘉墨I(xiàn)進(jìn)行分門別類的整理，使得科研人員能夠高效、準(zhǔn)確、便捷地利用海量的文獻(xiàn)資料。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文獻(xiàn)管理軟件也出現(xiàn)了多種，如EndNote、Noteexpress、Pefwerk、Notefirst、Mendeley、Zotero、醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王等[3]。其中，EndNote是一款最受歡迎的文獻(xiàn)管理軟件，在國(guó)際上用戶最多，也是出現(xiàn)最早的文獻(xiàn)管理軟件之一。它是由Thornson Corporation下屬的Thornson Research Soft公司開發(fā)的一種專門管理參考文獻(xiàn)的軟件[4]，于20世紀(jì)80年代首次推出，并通過不斷的改進(jìn)和完善，已經(jīng)將版本更新到X7，操作界面變得更加簡(jiǎn)潔、方便，因此受到科研工作人員的廣泛好評(píng)。本文以EndNote X7為例，介紹該軟件的基本功能和實(shí)際應(yīng)用。

1 建立文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)

EndNote數(shù)據(jù)庫(kù)的建立有四種方式：手動(dòng)錄入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)題錄；利用文獻(xiàn)管理軟件內(nèi)置的在線檢索功能直接添加數(shù)目數(shù)據(jù)；通過在線搜索下載題錄文件（PubMed、Web of science、FMJS、CNKI、萬(wàn)方以及谷歌學(xué)術(shù)等）進(jìn)行導(dǎo)入；通過PDF或者文件夾批量導(dǎo)入。EndNote內(nèi)置的在線檢索功能使它同時(shí)成為一個(gè)文獻(xiàn)檢索工具，它本身攜帶有幾十個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)上圖書館的鏈接，只要在搜索界面設(shè)置相應(yīng)字段的關(guān)鍵詞和限制條件，就能夠自動(dòng)訪問該數(shù)據(jù)庫(kù)或圖書館，從而輕松實(shí)現(xiàn)在線檢索功能，查找到所需要的參考文獻(xiàn)。如果需要管理中文參考文獻(xiàn)，可以在知網(wǎng)、萬(wàn)方、維普等中文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，選擇所需要的參考文獻(xiàn)，將其導(dǎo)出為文本文檔格式，然后再導(dǎo)入到EndNote本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)。

同時(shí)，目前的EndNote X7版本還增加了新的功能，能夠?qū)⒂脖P中的PDF文件通過Import命令直接導(dǎo)入到本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)，如果希望軟件自動(dòng)生成文獻(xiàn)的題錄信息，需要三個(gè)條件：必須是PDF文檔，PDF中必須有DOI號(hào)，且導(dǎo)入時(shí)必須有網(wǎng)絡(luò)連接。可以單篇或者批量導(dǎo)入，并能生成基本的題錄信息。相比以前手動(dòng)編輯參考文獻(xiàn)題錄，大大節(jié)省了時(shí)間。

這樣在EndNote中建立的個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)，參考文獻(xiàn)的信息就會(huì)轉(zhuǎn)化成以作者、發(fā)表年代、題名、期刊名稱、更新日期為內(nèi)容的文獻(xiàn)信息條目，以不同種類圖書館的形式直觀地呈現(xiàn)在讀者的面前，有利于隨時(shí)查找和調(diào)取所有文獻(xiàn)。

2 管理文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)

EndNote文獻(xiàn)管理軟件能夠?qū)⑺鸭降念}錄信息進(jìn)行修改、分類整理，并做筆記等。有些時(shí)候?qū)氲膮⒖嘉墨I(xiàn)題錄信息不完整或者格式不規(guī)范，可以通過EndNote軟件的在線更新功能補(bǔ)全，也可以通過手動(dòng)來修改或者補(bǔ)全這些信息。同時(shí)可以將搜集到的參考文獻(xiàn)進(jìn)行分組整理，并對(duì)其進(jìn)行命名，能夠方便、快捷地對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行檢索。

EndNote的分組功能包括普通組和智能組兩種。在智能組中，通過設(shè)置不同的分組條件，可以自動(dòng)加入與之相匹配的文獻(xiàn)，更加便于參考文獻(xiàn)的細(xì)化管理。EndNote可以通過文獻(xiàn)題錄的附件關(guān)聯(lián)功能，準(zhǔn)確調(diào)閱出需要的PDF全文、Word文檔、圖片、表格，可以隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行檢索、更新、編輯等工作。該軟件還具有記筆記的功能，科研工作者在閱讀文獻(xiàn)時(shí)，可以將當(dāng)時(shí)的想法及時(shí)在參考文獻(xiàn)的詳細(xì)信息如Note或者Research Notes字段進(jìn)行記錄，并被自動(dòng)保存，方便以后進(jìn)行查看[5]。此功能可以和Find Citation功能相結(jié)合，以方便論文寫作時(shí)能夠更加有目的性地應(yīng)用參考文獻(xiàn)。EndNote X7軟件內(nèi)置的PDF閱讀器，能夠?qū)⒖嘉墨I(xiàn)進(jìn)行直接的閱讀和注釋。

參考文獻(xiàn)通過EndNote管理后，可以通過單擊附件、作者、年代、題目、星級(jí)、期刊、更新日期等實(shí)現(xiàn)對(duì)參考文獻(xiàn)的快速排序。EndNote X7新增加的星級(jí)標(biāo)注功能非常實(shí)用，科研工作者可以根據(jù)參考文獻(xiàn)的重要性進(jìn)行不同級(jí)別的標(biāo)注，方便管理并能夠快速找到所需要的參考文獻(xiàn)。軟件還具有查找和快速查找的功能，能夠幫助科研工作者快速找到相關(guān)的參考文獻(xiàn)。此查找功能還可以對(duì)Note筆記中的內(nèi)容進(jìn)行搜索，能夠更好地分析相關(guān)文獻(xiàn)。此軟件還可以使用References功能下的Find Duplicates命令將本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)中重復(fù)的文獻(xiàn)進(jìn)行查找，由用戶自己決定去除哪條參考文獻(xiàn)的題錄信息[6]。同時(shí)，Outlook功能可以將文件進(jìn)行發(fā)送，包括PDF文件以及相關(guān)的題錄詳細(xì)信息，實(shí)現(xiàn)參考文獻(xiàn)的共享。EndNote X7的這些功能面對(duì)海量的參考文獻(xiàn)能夠大大節(jié)省科研工作者的時(shí)間和精力，是科研工作者閱讀文獻(xiàn)的好幫手。

3 應(yīng)用EndNote數(shù)據(jù)庫(kù)撰寫文章和論文

EndNote數(shù)據(jù)庫(kù)中攜帶多種期刊的論文母版，可以借助其論文模板迅速完成論文，方便投稿。在寫作的過程中，還可以隨時(shí)從Word文檔中調(diào)閱、檢索相關(guān)文獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)一邊寫作一邊插入引文，實(shí)現(xiàn)將引用的參考文獻(xiàn)按照期刊要求的格式進(jìn)行自動(dòng)排版，生成參考文獻(xiàn)[7]。同時(shí)使用EndNote X7在Word的不同位置插入同一篇參考文獻(xiàn)時(shí)，EndNote X7能自動(dòng)識(shí)別并標(biāo)記為同一篇文獻(xiàn)，有效地避免論文多處引用同一篇參考文獻(xiàn)時(shí)出現(xiàn)的重復(fù)引用。endprint

EndNote X7軟件自帶了近3000種期刊的參考文獻(xiàn)格式，如果擬投的期刊不在其中，可以到軟件的官方網(wǎng)站進(jìn)行查找并下載。對(duì)于軟件和官網(wǎng)都沒有找到的期刊，依次點(diǎn)擊軟件工具欄上的Edit→Output Styles→New Style，可以手動(dòng)編輯所需要參考文獻(xiàn)的格式，或者以近似的期刊格式作為模板，直接另存副本后再根據(jù)需要對(duì)其進(jìn)行修改[8]。當(dāng)插入的參考文獻(xiàn)進(jìn)行修改、調(diào)整或刪除時(shí)，點(diǎn)擊Update Citations and Bibliography，EndNote能夠自動(dòng)將Word中參考文獻(xiàn)按照期刊格式重新排序、整理并進(jìn)行更新——科技論文的格式規(guī)范是其通過初審并提高錄用率的重要保證。尤其是論文需要轉(zhuǎn)投其他學(xué)術(shù)期刊時(shí)，能夠方便、高效地完成論文格式以及參考文獻(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，大大提高科研工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

EndNote軟件經(jīng)歷了多年的使用實(shí)踐，目前仍在不斷的更新和完善。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，文獻(xiàn)資源的數(shù)據(jù)也越來越多。而EndNote X7的廣泛使用使科研工作者對(duì)海量文獻(xiàn)資料的檢索和管理變得簡(jiǎn)單，能夠節(jié)省出更多的時(shí)間和精力用于科研工作中。EndNote X7軟件攜帶的期刊論文模板和參考文獻(xiàn)編排功能，為論文的撰寫提供了諸多便利，同時(shí)使得參考文獻(xiàn)的編排工作變得不再繁瑣，并且更加的準(zhǔn)確，提高了科研工作者撰寫論文的能力及工作效率，是科研工作者論文撰寫過程的必備軟件。

參考文獻(xiàn)

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[8]林章碧.有關(guān)使用EndNote軟件高效有序整理參考文獻(xiàn)的建議[J].油田化學(xué)，2013，30（2）：316-318.endprint